“卷件融合管理”實現路徑研究

常蘭會

（中共廣西區委黨校 廣西行政學院，廣西 南寧 530021）

1 “卷件融合管理”實踐與研究

2018年10月11日，《機關檔案管理規定》（國家檔案局令第13號）發布，自2019年1月1日起施行。其第四章管理要求的第三節整理與歸檔第三十二條提出：“機關檔案整理應當遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用，逐步推進卷件融合管理。[1]”關于“立卷”和“組件”2種整理方式的實踐基礎都很深厚，2000年是“立卷”和“組件”整理方式的分水嶺，《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2000）明確了文件材料歸檔以“件”為整理單位，不再施行立卷制度；《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）又明確了該標準適用文書檔案保存的歸檔文件，其他門類檔案可以參照執行；由此，文書檔案采用“組件”整理方式無容置疑，其他門類檔案采取何種整理方式便不一而論，有單位繼續保持不變以卷代件，有單位大膽嘗試以件代卷，有單位局部調整卷件共存，有單位舉棋不定、不置可否。“卷件融合管理”給檔案整理方式的兩難選擇指了一條明路，也為企事業等單位提供了檔案整理方式模板。

國家檔案局丁德勝和信玉紅老師于2019年在《中國檔案》發表的《機關檔案的整理與歸檔—機關檔案管理規定解讀之七》解讀到：“卷件融合是《規定》在檔案整理方面提出的新思路，其本意是規范、簡化檔案整理規則，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件逐步統一起來”[2]；安徽師范大學檔案館朱力老師于2019年在《北京檔案》發表的《“卷件融合”管理模式在高校檔案工作中的實際運用》，文章提出：“卷件融合”管理模式也符合高校檔案形成規律和高校檔案實體類別特點，高校業務類檔案應“立卷”；黨群、行政、外事、實物和聲像類檔案應“組件”[3]。此后相繼也有研究者對“卷件融合”這種管理模式談了在高校、企業等檔案工作中的應用，并闡述了卷件融合管理模式的可行性、優越性以及管理適用等。

2 卷件融合管理的實現路徑

《機關檔案管理規定》提到的“卷件融合管理”可理解為檔案整理原則的及時補充，它是檔案整理方法創新的理論支撐，可以規范和簡化檔案整理流程和步驟，達到便于保管和利用檔案的目的，同時對檔案管理的全過程各環節都產生一定影響。基于“卷件融合管理”在檔案管理中的實踐探索，筆者認為實現卷件融合管理可有3種路徑。

1）在不同檔案門類上適當選擇“立卷”或者“組件”的外在融合。如可出現1個單位2種檔案整理方式，文書檔案采取“組件”整理方式，科技檔案、會計檔案、業務檔案等采取“立卷”整理方式。這種外在融合的整理方式，符合檔案形成規律，若不分檔案門類，或都“立卷”整理或都“組件”整理的盲目一刀切，勢必導致或增加檔案整理負擔或割裂文件的內在聯系，對檔案的保管和利用產生一定的困難。因“立卷”和“組件”2種整理方式都有其存在的必要性，也都有其局限性，而“卷件融合”則充滿了合理性，兼顧了“立卷”和“組件”的科學性、系統性、完整性。文書檔案采取“組件”整理方式已有20年的實踐基礎，得到了廣泛認可，若科技檔案也采取“組件”整理方式，勢必導致項目混雜、聯系割裂、檢索分散、利用繁雜，甚至產生無跡可尋、無從下手的雜亂狀況，雖然檔案管理系統的檢索功能強大，但若檔案本身龐雜無序，檔案查全率和查準率都會下降，無法快速調閱所需要的檔案；若按科技檔案系統性、完整性、成套性的形成規律進行組卷，檔案查重、歸檔、利用等工作都易于完成。

2）在“立卷”中融入“組件”的件裝、盒裝形式的內在融合。如“卷內件”以“件”為單位進行裝訂，對個別“卷內件”以“卷”的形式的進行再整理，裝盒方式改“卷裝”為“盒裝”，達到“卷中有件”和“件中有卷”，便于檔案整理與利用。在“立卷”整理方式中，按立卷原則、立卷分工、立卷程序進行立卷分類，立卷分類分年度、分問題、分期限，然后進行立卷組合，組合完畢后，目錄編制有案卷目錄和卷內文件目錄2個目錄，裝訂形式是卷皮、目錄、檔案以及備考表捆綁在一起，采取“三孔一線”裝訂方法，檔案管理系統中有案卷管理和卷內文件管理兩個功能模塊，且相互關聯；在“組件”整理方式中，簡化裝訂形式，卷皮改為檔案盒，將卷內文件轉變為“件”的整理單位，使用了“歸檔章”，2016年后又將“檔號”列入歸檔文件目錄，將頁碼加入歸檔章，目錄的編制只有歸檔文件目錄，檔案管理系統中僅有歸檔文件管理功能模塊；由此，從“立卷”到“組件”的演變過程中，所謂的“件”就是案卷的“卷內文件”轉化而來的，在裝訂形式上分化了案卷的卷皮、目錄、檔案、備考表的綁定裝訂，改為“組件”中盒、目錄、檔案、備考表獨立裝訂，在排序上同一年度同一保管期限同一類別下編制統一件號，故而案卷的“卷內文件”與“件”并無本質不同，僅僅進行了形式上的改變。筆者認為所謂“卷件融合管理”在立卷的整理方式中可嘗試“卷中有件，件中有卷”，如“卷中有件”主要反映在裝訂形式和歸檔章上，基建檔案按項目、保管期限分類排序后，每卷為1盒，盒內根據文件的密切聯系由N“件”卷內文件組成，左上角加蓋歸檔章，每件裝訂采取三孔一線方式，每件編制檔號，編者頁碼，目錄編制依然為案卷目錄和卷內文件目錄；“件中有卷”主要表現方式為在卷內文件的“件”中，根據檔案的內在聯系，編制封面、卷內文件目錄等，達到便于檔案利用的目的。

3）在檔案編目與檔案檢索中運用“卷件融合”思想的創新融合。如研發檔案編目工具、檔案管理系統升級功能等。創新是引領發展的第一動力，筆者認為運用專業思維結合計算機技術可實現“卷件融合管理”的創新融合。如研發檔案編目工具，提高檔案編目工作效率，總思路可從卷內文件目錄的源頭開始“發散思維”和“逆向思維”，構建它與案卷目錄以及2個機讀目錄的內在關系，找到從“卷內件”到“案卷”轉換的檔案編目方法，從而規范和簡化檔案分類、著錄、統計等；關鍵環節為批量統一設定編制文件級檔號來涵蓋案卷號、分類號、項目號、卷號、序號等，同時從卷內文件目錄直接轉換出案卷目錄所包含案卷題名，序號、總頁數、起止日期等；功能設定為一鍵“秒殺”的自動生（逆）生，完成快速、智能、靈活的批量著錄任務；其操作步驟：（1）檔案員只需要在卷內文件目錄中著錄檔號、保管期限、序號、文件編號、文件題名、責任者、日期、頁數、備注等9項內容；（2）單擊生成卷內文件機讀目錄按鈕，16項卷內文件機讀目錄就自動生成了；（3）再單擊生成案卷目錄按鈕后，案卷目錄也大部分自動生成了，只有一個案卷題名需要補充，案卷題名補充著錄后，單擊生成案卷目錄按鈕，案卷機讀目錄自動生成，就科研檔案的課題檔案編目設置總規則后，卷內文件目錄著錄完畢后，程序可以全自動生成其他3個目錄。如檔案管理系統功能研發升級，主要是向檔案管理系統開發公司定制研發跨門類檔案的“綜合”檢索功能，通過關鍵詞+空格+關鍵詞……的輸入習慣對檢索檔案進行限定查詢，提高檔案的查全率和查準率。實現能夠在各門類的案卷目錄、卷內文件目錄、歸檔文件目錄中進行綜合檢索，同時增強檔號在檢索中的定位功能等。

3 卷件融合管理的實現路徑再思考

1）提高認識，深度理解“卷件融合管理”的思想內涵。卷件融合的本意是規范、簡化檔案整理規則，并不是將“立卷”和“組件”兩種整理方式混為一談，而是根據檔案的形成規律和內容特征來選擇合適的整理方式，如科技檔案采用“立卷”整理方式更能反映文件之間的內在聯系性，文書檔案采用“組件”整理亦符合文件形成規律，且易于管理和利用。卷件融合并不是將卷件對立起來，而是努力尋求兩者的融合，如從檔案裝訂、檔案編目、檔案檢索、檔案統計檢等角度將卷、件統一起來，或者說是取長補短，達到檔案保管和利用的目的，只有檔案員能深刻認識“卷件融合”管理的實質，才能在檔案工作中游刃有余，從而真正規范和簡化檔案整理，也只有檔案管理員在檔案管理中運用檔案專業思維才能進行卷件融合創新，也才能真正規范和簡化檔案整理規則。

2）分門別類，準確理解“卷件融合管理”的整理方式。“立卷”和“組件”2種整理方式，在整理流程上最大的區別在于按“卷”整理需要進行立卷，也就是將若干份保管期限相同的文件組成一卷，而按“件”整理則無需組卷，直接將每一份文件作為一件檔案[4]。所以“立卷”“組件”兩種整理方式對比而言，在整理上工作量截然不同，“立卷”比““組件”多了排序組合、案卷目錄編制、組合裝訂等；在檔案利用上，因“立卷”比“組件”因卷內文件邦定裝訂，導致利用上諸多不便，但對于同一主題檔案大量使用時，“立卷”的優越性便得以顯現。因此“卷件融合”還是要對“卷”“件”有所區分，何種門類檔案采用何種立卷方式，需要慎重考慮，對如何進行“卷件融合”的整理方式也需要不斷的實踐，找到更加科學融合管理模式。

3）創新方法，充分挖掘“卷件融合管理”的內在邏輯。創新是引領發展的第一動力，“檔案整理要適應新時代檔案工作需要，就必須不斷引進先進技術，不斷創新工作內容和模式[5]”如何挖掘“卷件融合”的內在邏輯，筆者認為運用專業思維和技術手段，是提高檔案整理的速度和效率的關鍵，只要深度挖掘專業與科技的結合點，用理論武裝頭腦，發揮工匠精神，不僅僅在檔案編目、檔案檢索上能有所創新，在卷件融合的統計、分類鑒定、檔案利用、檔案編研上都能有所創新，尋求新的工作方法、新的工作模式需要檔案人員不斷的實踐和摸索，不斷增強檔案專業知識和業務本領。

4）強化宣傳，徹底講透“卷件融合管理”的流程步驟。檔案整理的流程和步驟是“卷件融合管理”的外延，如何實施“卷件融合管理”不僅涉及檔案部門，更涉及檔案形成部門，只有認真研究“卷件融合管理”的流程步驟，向檔案形成部門兼職檔案員說清楚講明白，制定各門類檔案整理規范、流程步驟，解讀好單位“卷件融合管理”的基本原則、分類要求、組合排序、裝訂打碼、編制目錄、檢索統計以及查閱利用等，進一步加大“卷件融合管理”的宣傳力度，或通過制作宣講課件、制作檔案整理流程視頻等，讓“卷件融合管理”在檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用和編研上發揮重要作用。

4 結語

卷件融合管理是在檔案整理方面提出的新思路，然而卻直接影響了檔案管理的全過程各方面，對單位的檔案形成部門的檔案收集、整理和歸檔和檔案部門的保管、利用、統計以及檔案編研等產生一定影響，如何運用“卷件融合管理”來更好的服務于檔案管理，需要檔案管理員在檔案實踐中不斷尋求創新，不斷尋求“卷件融合管理”的方式方法，以規范和簡化檔案整理規則為目的，強化檔案工作效率，提高檔案管理水平。