事業單位檔案的規范化管理研究

譚艷君

（山西省呂梁市汾陽市政務大廳，山西 呂梁 032200）

事業單位是指政府部門設立的公益性機構，負責所轄區域的教育、行政、科技等社會服務。事業單位檔案管理工作具有顯著的公共性、服務性、公益性、機密性特征，可為事業單位其他業務工作提供幫助。為發揮事業單位檔案管理的作用，工作人員應樹立規范化意識，實施檔案的規范化管理。

1 事業單位檔案管理現狀

事業單位檔案具有憑證、參考作用，可體現事業單位的發展過程，用于分析事業單位的工作績效、管理狀況，也可總結事業單位某個時間段的發展成果，便于事業單位的管理、決策。但在實際工作中，事業單位檔案管理存在如下不足，影響其作用發揮。

第一，缺乏重視，部分事業單位缺乏對檔案管理的重視，并未結合自身工作需求制定相應的檔案管理制度，導致檔案管理工作存在偏差，如檔案收集不全面、檔案歸檔不規范、檔案保管不合理等，導致檔案資料遺漏或丟失；第二，人才缺失，檔案管理具備較高專業性，部分事業單位選擇即將退休的員工負責檔案管理工作，不能應用專業管理理念、手段開展檔案管理工作，影響檔案管理的規范性；第三，水平滯后，在辦公信息化發展背景下，事業單位在開展檔案管理工作時，需建設電子檔案，改變傳統紙質檔案的低效工作模式，但部分事業單位建設的檔案管理系統功能單一，不能滿足檔案管理的收集、歸檔、查閱等需求，信息化水平滯后[1]。

2 事業單位檔案的規范化管理建議

針對事業單位檔案管理問題，本文建議事業單位開展檔案的規范化管理工作，從管理制度、管理人員、管理方式三方面入手，利用制度為檔案管理工作提供指導，提高工作人員對檔案管理的重視；加強檔案管理隊伍建設，由專業人才開展專業檔案管理工作，保障其作用有效發揮；提高檔案管理信息化水平，進而提升檔案管理效率與質量。基于該理念，某市政務廳開展檔案的規范化管理工作，取得顯著成效，值得借鑒學習，具體要點如下。

2.1 制定完善檔案管理制度

針對事業單位檔案管理缺乏重視的問題，管理者可以制定完善檔案管理制度，以規章制度形式明確規范檔案管理的要求、工作人員承擔的責任，約束工作人員的行為，提高重視，引導其切實落實規范化檔案管理工作。例如，在某市政務廳中，制定的檔案管理制度涵蓋檔案收集、整理、保管、查閱、保密等多個方面，并根據檔案管理制度要求，明確檔案管理人員工作責任，制定相應責任制度與績效考核制度，指導、督促檔案管理人員落實各項管理工作。

以檔案收集為例，管理制度中明確所有與政務大廳工作活動、發展歷史等相關的具有參考價值的文件、材料，均需納入檔案收集范疇，并將其劃分為以下四類：1）與上級機關來往的文件，如上報黨組的文件、資料等；2）本單位的文件、材料，如會議文件、正式發文、工作記錄、賬簿、規章制度等；3）與其他部門來往的文件；4）與下級單位來往的文件。同時，在該政務大廳的制度中，要求檔案管理人員做到歸檔文件真實完整，不存在重復、缺失問題，并按照《檔案法》要求組卷。在責任制度中，如檔案管理人員出現檔案收集不完整、重復收集、組卷不合理等問題，給予扣除績效分數的懲罰，影響檔案管理人員的薪金與職業晉升，有效提高其對檔案管理的重視。

2.2 加強檔案管理隊伍建設

針對事業單位檔案管理人才缺失問題，管理者應加強檔案管理隊伍建設，結合檔案管理需求，做好人才引進與培養工作，并加強人才管理，提高檔案管理人員福利待遇，為事業單位保留更多優秀檔案管理人才[2]。以某市政務廳為例，其隊伍建設要點如下：

在人才引進方面，該市政務廳高度重視檔案管理工作，明確專業人才的重要性，在檔案管理人才招聘時，綜合考慮應聘者的政治素養、業務素養、職業道德及信息素養，選拔綜合型檔案管理人才。其中，政治素養是指檔案管理人員需了解檔案管理相關政策法規及事業單位檔案管理要求；業務素養是指檔案管理人員需了解檔案管理的專業化、規范化要點；職業道德是指檔案管理人員應掌握檔案管理工作紀律，明確檔案保密工作要點；信息素養是指檔案管理人員應具備檔案信息系統操作能力，可實施信息化檔案管理工作。

在人才培養方面，該市政務廳定期邀請檔案管理專家圍繞檔案管理政策法規、檔案管理流程、電子檔案等相關知識，進行檔案管理人員培訓。例如，對于新入職檔案管理人員，由檔案管理負責人就檔案歸檔范圍、檔案歸檔流程、檔案管理制度、檔案保管期限等內容進行詳細講解，使新入職職工了解本單位檔案管理要求，為后續工作提供指導，進而使其滿足崗位工作要求，實現有效人才培養。

在人才管理方面，該市政務廳通過責任到人制與績效考核制，約束管理檔案管理人員，并根據檔案管理人員需求，優化調整薪酬結構與內部晉升制度，提高檔案管理人員的福利待遇，為檔案管理人員的職業生涯提供規劃，提高檔案管理人員的積極性，進而實現規范化檔案管理。

2.3 實施檔案管理信息化建設

針對事業單位檔案管理水平滯后問題，事業單位應實施檔案管理信息化建設工作，加大資金投入，引進先進檔案管理技術，構建檔案管理信息系統，如電子掃描技術、OCR技術、數據庫技術、電子標簽技術等，替代傳統人工操作，使檔案管理更為規范有序。以某市政務廳的人事檔案為例，其管理信息化建設要點如下：

第一，精準采集，在檔案管理信息系統準確錄入事業單位干部職工的各類信息，對于紙質檔案資料，通過電子掃描技術，將其編制為電子圖片文檔，保障單位人事檔案的全面收集。第二，智能管理，該市政務廳的每個職工均可注冊成為檔案管理信息系統的用戶，根據職工的不同崗位，檔案管理信息系統的應用權限不同。檔案管理人員可進行電子檔案的案卷處理、信息刪減等操作；普通職工僅可瀏覽查閱檔案資料；領導層可瀏覽查閱、調取檔案資料。在檔案管理信息系統應用后，該市政務廳的檔案管理效率顯著提升，檔案收集不全面、檔案信息錯誤或遺漏等問題出現率顯著下降，也為檔案資料查閱、開發利用提供便利。

3 結論

綜上所述，事業單位檔案管理存在缺乏重視、人才缺失、水平滯后問題，影響其作用發揮。通過本文的分析，事業單位應提高重視，制定完善檔案管理制度；加強檔案隊伍建設，培養專業人才；開展信息化建設，提高檔案管理水平，從管理制度、管理人員、管理方式三方面入手，實現檔案的規范化管理。