文書檔案管理中存在的問題及對策研究

卓淑清

（梨樹縣發展和改革局科技信息中心，吉林 四平 136500）

1 概述

所謂文件檔案主要是指機關單位，事業單位及團體組織從管理活動中生成的常見文檔轉換而來的某些文件類型主要包含決定，指示，公告，批準，請求，通知，協議，報告、信函，會議記錄，摘要和計劃等。此階段的文書檔案還涉及一些如照片，錄音，視頻和電子文件等形式。

2 存在問題

2.1 提高檔案管理人員工作能力及敬業精神

大多數文書檔案管理人員的對檔案管理的工作內容認識不清，無法適應當下檔案管理的工作需求。大部分的文書案管理人員對這項工作的認識仍處于理論水平，缺乏文書檔案管理經驗這讓文書檔案管理的過程里產生許多阻力，這些問題會影響文檔案歸納、整理的質量。再者，大多數企事業單位對文書檔案工作認識不到位，以及負責文書案管理人員較少，無法滿足當前檔案管理的需求。另外現有的一些文書工作的檔案管理人員思想素質較低，無法按要求完成自身的文書檔案管理工作，文件歸檔和交接手續不齊，文件丟失、損壞等頻繁發生的事件嚴重影響了文書檔案管理工作的正常發展。

2.2 單位機構改革使文書檔案管理工作的難度上升

隨著政策變化及機構改革，文書檔案的工作量急劇上升了，資料變得更加豐富。文書檔案的管理復雜程度也大大的增加。各部門之間工作交接變化，使文書管理工作緩慢且質量差。文件檔案管理人員對各個部門之間的工作內容沒有足夠的了解，無法對文檔重要性做出正確評估將影響文書檔案共做的進展情況和進展速度，或是因為不了解工作內容造成失密、泄密行為給帶來不可估量的損失。

2.3 思想認識不到位

有些企事業單位沒有了解檔案工作的重要性，片面追求發展業務。忽視了文書檔案的管理。認為加強文書檔案管理是對人力和財力的浪費，對本單位的工作開展沒有任何意義。為了節省成本，一些單位使用其他部門人員從事兼職工作，沒有聘用專職的文書檔案管理人員安排，導致文件管理的質量和速度很低。

2.4 文書檔案管理人員缺乏專業知識的培訓

為了有效開展文書檔案管理工作必須加強管理人員的專業技能學習。積極參與檔案館組織的文書管理工作培訓。目前我國對檔案人員的管理和繼續教育還有形成體系。培訓機構對于檔案工作的培訓不夠專業、人員培訓質量差。由于培訓機構標準沒有得到相關的管理，導致培訓方法相對單一，檔案人員在培訓中心缺乏學習興趣。被動地接受相關知識，在訓練過程中員工容易產生反抗心理，導致培訓不能達到預期效果。

2.5 電子檔案管理不到位

隨著信息化在工作中的運用，為了快速有效地管理文書檔案，開始使用信息化系統對數據進行歸檔， 極大的提到了檔案歸檔、收集、查詢、效率。盡管一些部門采用電子檔案來管理文書檔案，電子檔案的管理仍然存在缺陷。當電子設備出現問題時，會導致大量文件丟失，帶來巨大的損失。

3 如何提高文書檔案的管理

3.1 加強文書檔案管理中的銜接工作

在文書檔案管理中，文件是文書檔案管理中的基礎。在進行管理時，企業或事業的檔案管理部門應當對不同類別的文書檔案制定了明確的治理規范，使文書檔案管理更加系統和合理。可以在文檔管理中設置統一的紙張，規范文件格式。在收集文書檔案環節，拒絕不統一格式的文檔，來保障檔案文件格式一致性并促進文檔和文件的標準化管理。同時檔案的整理、歸納不僅僅是檔案工作人員的事，它通常涉及部門的幾個部門。所以，有必要在工作中樹立長效機制，加強文件檔案的管理工作。加強各部門的協調，聯系與合作。建立領導小組管理機制，建立溝通渠道，單位整體需要積極參與配合檔案工作，以方便檔案的管理。管理部門無縫收集文件，提高文件收集效率。

3.2 通過加強對辦公室檔案管理員的技術培訓，提高管理人員素質

必須建立專門的文檔文件管理部門，保障專職工作人員的穩定性，不能經常換人。確保管理人員對本職工作具有歸屬感。檔案工作人員在進入崗位前，必須首先建對本職工作正確理解，牢記自身工作職責和重要性。其次可以區不同的檔案管理先進試點進行參觀和學習。還需將檔案工作列入年終考核重點工作，設置各種量化考核目標，要求職工將本年學習成果、管理成果的成績反映出來。從而樹立檔案工作人員的正確認識。使管理人員更加積極的參與到提高自己技術水平的培訓中心來。

3.3 提高單位對檔案管理工作的認識

單位領導部門應在工作會議上著重提出檔案工作的意義。文書檔案工作的工作進度受決策部門對文書檔案管理工作的重視程度的影響較大。單位的決策層必須大力支持文書檔案管理工作。領導部門應當召開全單位關于正確認識文書檔案管理工作的會議，在會議上強調文書檔案管理工作的重要性，來提高單位整體職工對檔案工作的理解和認識；也可以給個有關部門管理文件的職工發放宣傳學習手冊，以增強相關人員對文書檔案管理的正確認識。

3.4 發展現代信息化檔案管理手段

文書檔案管理通常具有較大的工作量。在文書檔案的裝訂、歸檔、目錄分配中時常因為工作的復雜性產生錯誤，現有文書檔案歸檔方法通常花費很多時間和精力，并且有必要積極地引入信息化以應對這種情況。同時可以作為現代文書檔案工作發展的新起點。企業事業單位應現在檔案管理的特殊特點而可雇用一些信息技術專家來建立信息化管理平臺，相關管理者可以使用信息化管理平臺。實現檔案工作的分類、儲存、采集信息化。開發并應用信息化管理平臺，不能忽視了安全問題，保障信息化文書檔案的安全。