事業單位干部人事檔案管理優化路徑探索

潘麗芬

（麗水市蓮都區民政綜合救助服務中心，浙江 麗水 323000）

在事業單位中，人事部門會對單位的干部建立人事檔案，記錄與其相關的一系列信息。干部人事檔案信息中所記錄的內容較多，其中較為重要的便是對干部參加學習活動以及社會活動具體表現的詳細、全面記錄。干部人事檔案是干部個人成長與發展軌跡的真實寫照。在加強人才隊伍建設過程中，可將干部人事檔案作為重要資料，用其來衡量干部的素質與才能是否可勝任某一崗位工作，繼而確保人力資源的合理優化配置。當前，事業單位的干部人事檔案管理存在一些問題，應立足現實進行優化，以提升干部人事檔案管理的質量。

1 事業單位干部人事檔案管理的重要性

干部職工的人事檔案彌足珍貴，它是對干部成長發展動態歷程的一種真實折射，并在事業單位干部隊伍優化、人才培養中發揮著不可小覷的作用。毋庸置疑，高質量、高水平的干部人事檔案管理可促進干部人事檔案的更高效率運用，更能助推干部隊伍優化。自新的《干部人事檔案工作條例》出臺以來，加強干部人事檔案管理有著更加重要的價值：干部人事檔案信息可為事業單位組織決策的科學、合理性與規范性提供重要的參考，讓組織決策更可靠、有效。總之，為實現新時代事業單位的蓬勃發展，應從強化對干部人事檔案的管理上來著手。

2 事業單位干部人事檔案管理存在的問題

1）對檔案管理缺乏重視。在新的時代背景下，事業單位的干部人事檔案管理應與時俱進，在管理理念、制度、方式等各個方面加以優化，以提高管理的質量。但就目前來說，部分事業單位對干部人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面，單位領導層的人事檔案管理意識淡薄，對干部人事檔案重要性的認知不夠全面。他們認為檔案只是對干部職工一些個人信息記錄，其對單位發展起不到直接的作用。另一方面，檔案管理資金投入少，硬件設備不完善，這極大制約了檔案管理工作的有效性開展。此外，事業單位缺乏對干部人事檔案管理工作人員的培訓。這導致了工作人員素質偏低，難以滿足新時期檔案管理工作的高質量需求。

2）干部檔案的質量不高。只有高質量的干部人事檔案才能提高組織決策的科學性。但現下而言，一些事業單位的干部人事檔案質量不高，這主要體現在以下幾點：首先，內容不全面。干部檔案材料大都以舊材料為主，而新材料鮮有，這導致了干部的才能、近期業績成果等現實面貌得不到真實顯現。其次，檔案材料不規范。一方面，干部人事檔案的填寫不夠規范，填寫人員并未按照相關要求規范、有序、嚴格填寫，這讓檔案管理存在隱患。另一方面，檔案材料的裝訂不規范。最后，歸檔的干部人事檔案審查不嚴格。比如，有些材料未經組織蓋章、干部本人簽名便急著歸檔。

3）干部檔案管理手段落后。管理手段落后、信息化水平低等是目前干部人事檔案管理面臨的棘手問題。受傳統檔案管理理念與方式的影響，一些事業單位中的檔案管理人員依然采用傳統的手工操作、手工歸檔方式開展工作。這種方式十分低效，不僅影響了干部人事檔案信息的管理水平，也不利于其信息服務功能的發揮。

3 事業單位干部人事檔案管理的優化路徑

1）提高對干部人事檔案管理的重視度。首先，事業單位領導層應在思想和行動上提高對干部人事檔案管理重要性的認知。事業單位應組織領導層、管理層等學習關于干部人事檔案管理的相關法律法規、制度條例，如學習新的《干部人事檔案工作條例》。通過系統性學習，促使領導層理念發生轉變，使其真正重視干部人事檔案管理工作。其次，加大資金支持與設備投入力度，將干部人事檔案管理落到實處。加大資金投入，建立專門的檔案室，并運用先進設備對檔案室內的溫度、濕度等進行智能監控，以確保檔案室內人事檔案材料放置環境的優良性；增加防火防盜設施，最大限度減少檔案室的安全隱患，確保檔案室內資料完整、系統與全面。為了提高干部人事檔案管理的信息化水平，事業單位應在確保單位正常運營的情況下加大對信息化建設的資金投入，為新時期人事檔案工作的高效開展提供資金、設備與技術支撐。

2）加強干部人事檔案管理的人才隊伍建設。干部檔案人事管理工作繁瑣復雜，工作量大，且具有一定的紀律性與保密性，需要配備專門的檔案管理人員開展工作。這樣，才能進一步提高檔案管理的效率，確保干部人事檔案資料的高效整理、歸檔、保存與傳遞。因此，要加強對干部人事檔案管理的人才隊伍建設。

目前，很多事業單位的檔案管理人員并非專業，大都以兼職居多，為了改善這種情況，就必須引入高素質的干部人事檔案管理人員。在人才引入時，應聘用工作經驗豐富、專業對口，綜合素質高的人才來充實檔案管理人才隊伍。

3）完善和優化干部檔案人事管理的制度。首先，建立檔案鑒別審核歸檔制度。目前事業單位人事檔案管理質量差的一個重要原因是對檔案的歸檔并未按照相關規定嚴格執行，而是草草了事，這極大降低了干部人事檔案的使用價值。其次，建立對檔案管理工作人員的監督與獎懲制度。應明確工作人員的工作職責，并加強對工作人員工作的監督，使其能夠按照工作要求高效完成檔案管理。對于能夠在有限的時間內高質完成干部人事檔案管理工作的人員，應給予一定的物質激勵或精神激勵。對于在工作中散漫懶惰，敷衍以對的工作人員，應根據實際情況對其予以懲罰。

4）提高干部人事檔案管理的信息化水平。首先，加強干部人事檔案內容的信息化建設。將一些使用頻率較高、查詢搜索頻繁的干部檔案信息錄入到信息化系統中來。其次，加強對干部人事檔案信息的動態管理。應運用計算機技術加大對繁瑣冗雜干部人事檔案信息的管理，使管理更加智慧、動態化。例如，對某位干部的檔案信息管理，應從經歷、政績、獎懲等各個方面進行分類，讓整個檔案信息一目了然。使用者在進行信息搜尋時，可通過關鍵詞，快速查詢到所需信息。此外，還要做好檔案信息的保密工作?？蓪Ω刹繖n案信息進行加密處理，劃分機密等級，并設置好查看權限，以提高檔案信息查詢的精準性與安全性。

4 結語

在新時期，事業單位的干部人事檔案管理工作日漸復雜，它的科學性、專業性、服務性特點愈加明顯，這對檔案管理人員提出了更高的要求。針對當下事業單位干部人事檔案管理存在的一些問題，應立足干部人事檔案管理現狀，探索可行的優化路徑。具體而言，可從提升重視度、建設人才隊伍、優化管理制度、提高管理信息化水平四個方面來落實。事業單位干部人事檔案管理人員應低頭做事，兢兢業業，更應抬頭望遠，與時俱進，努力在工作實踐中探索出檔案管理的創新方式，以全面提升干部人事檔案管理水平。