高校學生資助檔案規范化管理探討

嚴先朋

（中國民用航空飛行學院，四川 德陽 618307）

高校要對家庭經濟困難的學生實施扶貧工作，主要依據是學生的資助檔案。檔案所包含的內容是十分廣泛，其中不僅有學生的基礎信息，還涉及學生的家庭和相關村鎮的信息。所以，學生的資助檔案具有復雜性和龐大性，其構建的體系是十分豐富的。要有效的開展扶貧工作，學生的資助檔案必須要準確的規范，在我國，對于資助檔案的類別劃分主要為四個方向，聲像、財務、表冊和綜合。將資助檔案的建立進一步完善，才能推動資助工作的開展。本文主要以高校為背景，分析了學生資助檔案管理的現狀以及解決的有效途徑。希望給相關工作人員提供一些有效的建議和借鑒，也希望給高校資助工作的開展奠定一個良好的方向。

1 高校學生資助檔案管理的現狀

1.1 學生資助檔案管理缺乏規范化

在資助檔案管理的過程中，許多學校都缺乏統一的規范性。雖然教育不斷發展的基礎上，各個院校的資助工作也不斷深入，但對學生資助檔案的內容并沒有明確的文件規定。所以學生的資助檔案來源十分的廣泛，且具有復雜性。其中包含管理制度、部門文件和申請表等，這些都是資助檔案的重要組成部分。除此之外，資助檔案管理的隊伍水平也存在很大的差異性，高校學生的資助檔案通常由資助中心和輔導員保管，但他們本身是沒有接受過專業管理培訓的，這對于資助檔案管理的質量會有嚴重的影響。

1.2 學生資助檔案信息化建設落后

互聯網時代的來臨，促進了信息技術的發展。信息技術逐步滲透到各行各業的發展中，給資助檔案的管理卻帶來了一定的挑戰，傳統的資助檔案管理都是以紙質為主。紙質檔案具有一定的信息優勢，但要對其實施動態化管理具有很高的難度。和紙質檔案相比較，電子檔案的形式有著明顯的動態，其富含的信息也更加的豐富，交接的形式也更加的便捷，可以在管理的過程中節約大量的人力和物力資源。資助檔案交接的過程中，需要將學生的家庭經濟情況和相關信息進行及時的對接。在這樣的基礎上，必須要加強信息化建設，提高管理質量。

1.3 學生的資助檔案利用率低

在高校學生資助檔案管理的過程中，資助檔案的利用率低是管理中的普遍問題。資助檔案更多是作為學生接受資助的憑證和記錄，并沒有跟進學生接受資助過后的學習和生活情況。事實上，資助檔案中的優秀學生可以作為勵志教學的典型，可以引導學生的勵志思想和感恩思想，但是學校并沒有考慮到這一點，資助檔案的利用率很低還體現在無法量化貧困生家庭的經濟情況。在貧困生認定的過程中，證明的材料獲取并不苦難，所以很容易存在造假的情況，這對于資助檔案的使用率也有著嚴重的影響。

2 高校學生資助檔案規范化管理的有效策略

2.1 完善管理制度，加強專業化管理

要將學生的資助檔案進行規范化管理，資助檔案的管理制度是不可缺少的，要完善和規范其管理制度，再確定其所屬部門。具備以上條件之后，再將資助檔案的歸檔時間和所屬部門責任進行明確的規定。在這一環節中，高校需要對相關部門加強監督。需要有明確的規定，學校要加強監督機制。其次，要明確學生資助檔案管理的內容，所以在管理資助檔案的過程中，一定要明確其內容。最后，要確定資助檔案的保存時限。資助檔案的管理過程中，除了學生的認定檔案之外，其它的內容材料都有著重要的價值和作用，可以作為后期資助工作開展的重要依據，所以要確定資助檔案的保存時限[1]。

2.2 加強電子信息化建設，實現資助檔案的動態化管理

電子信息技術可以在很大程度上提升工作的效率，節約人力和物力成本，所以在資助檔案的管理過程中，要加強其信息化建設。要做到這一點，可以從三個方面入手。首先，充分利用教育部門的學生資助管理信息系統，以此為信息平臺，構建資助檔案管理系統。其次，加大對學生的資助檔案管理資金投入，資 助檔案管理的過程中，需要及時更新信息，提升網絡檔案的查詢速度。最后，加強資助檔案管理人員的電子意識，提升其管理質量[2]。

2.3 要充分發揮資助檔案的價值

扶貧工作的開展，是國家對于教育發展的支持和推動，但是工作開展的過程中，對于學生的貧困認定卻存在很大的虛假性。所以資助檔案管理的過程中，一定要提升利用率，及時更新信息。除此之外，對于資助檔案背后的故事，管理人員要進一步深入，這樣不僅可以加強學生的思想教育，還能幫助學生樹立正確的思想觀念。學生的思想建設在扶貧工作開展的過程中有著重要的作用，加強學生的思想教育，對于資助檔案管理的規范化，有著重要的作用和意義[3]。

2.4 提高檔案管理人員的職業素質

資助檔案管理的過程中，管理人員有著重要的作用和影響，管理人員的專業素養可以在一定程度上決定資助檔案管理的質量和水平。要規范化管理資助檔案，學校必須要加強管理的專業素養提升。要做到這一點，學校可以定期開展培訓，加強管理人員的職業素養。除此之外，還可以加強管理人員的信息技術操作能力，能有效提升資助檔案管理的規范化[4]。

3 結語

綜上所述，資助檔案是學校開展扶貧工作的重要基礎，所以在資助檔案管理的過程中，必須要加強其信息化建設，完善規范化管理制度。只有這樣，才能提升資助檔案的作用和價值。