試論如何做好裝飾項目工程檔案管理工作

杜 靜

（大華（集團）有限公司，上海 200442）

裝飾項目工程資料屬于原始型資料，是對工程籌劃、實施及驗收的真實反映，通過對完整資料的收集與整理，能夠提升裝飾項目工程的全過程管理水平，為后續(xù)的質量評估提供參與依據(jù)。與此同時，裝飾項目工程資料的管理，是對現(xiàn)代工程管理思維的延續(xù)，依托其豐富的內涵及應用價值，將為后續(xù)的使用、維護及改進等提供原始依據(jù)，體現(xiàn)裝飾項目工程的完整性，因此加強其資料管理對行業(yè)發(fā)展大有裨益。

1 做好裝飾項目工程檔案管理工作的重要性

1）有助于監(jiān)督工程裝修施工過程。作為整個裝飾工程項目的記錄，加強裝飾項目工程檔案管理工作，一方面可以監(jiān)督管理整個工程質量，另一方面還記載裝飾的各個環(huán)節(jié)[1]。在裝飾工程施工過程中，檔案資料主要體現(xiàn)在，施工圖紙，施工設計、施工中的各個環(huán)節(jié)以及后期竣工驗收等環(huán)節(jié)，裝飾項目工程檔案真實的記錄了上述各個環(huán)節(jié)的工作，加強檔案管理工作，可依托檔案監(jiān)督項目施工質量，進而保障整個項目安全性。

2）有助于為工程后期保障提供依據(jù)。對于裝飾企業(yè)而言，加強裝飾項目工程檔案管理工作，能規(guī)避各種法律糾紛的發(fā)生，在裝飾項目竣工驗收后，如果裝飾企業(yè)與業(yè)主或是其他單位發(fā)生法律糾紛，工程檔案資料就是維權的重要依據(jù)[2]。故而，裝飾企業(yè)在施工中要記錄好各個施工環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的資料，在后期的保障中，根據(jù)檔案資料判斷工程中出現(xiàn)的各種問題，進而為解決問題提供一定的參考依據(jù)。

3）有助于保障工程項目安全。由于裝飾項目的特殊性，在工程項目施工中施工人員會嚴格根據(jù)施工圖紙進行系統(tǒng)化、規(guī)范化施工，裝飾項目工程檔案中設計圖紙不可或缺的重要部分，因此設計圖紙管理水平的高低整個裝飾項目而言的安全是非常重要的，在具體的施工環(huán)節(jié)中所生產(chǎn)的圖片信息、文字信息、視頻信息真實的記錄了施工過程，加強檔案管理工作，能提升裝飾項目工程的全過程管理水平，保障項目的安全。

2 做好裝飾項目工程檔案管理工作思考

1）完善檔案管理機制，夯實檔案管理基礎。管理機制的完善是規(guī)范檔案管理的基礎，因此裝飾企業(yè)推動檔案管理向前邁進的過程中，必須采取更為科學合理的方式予以推動。一是依據(jù)實際情況加強制度的優(yōu)化，即以宏觀的管理視角對檔案管理工作進行審視，積極抓住細節(jié)管理、精益管理等特點，完善現(xiàn)有檔案管理機制，從而讓檔案管理人員依托制度對工程項目中各個負責人員和管理人員的工作進行明確，確保責任落實到具體的人頭上，切實履責，同時上述人員還可以依托制度開展相關工作，規(guī)避施工資料管理中混亂、盲目管理的現(xiàn)象的發(fā)生，促進檔案管理水平的提升；二是構建責任問責制度，通過這樣的舉措，與施工資料管理體制相輔相成。一旦發(fā)現(xiàn)裝飾項目施工檔案管理中出現(xiàn)了問題，則可以根據(jù)制度問責，規(guī)避出現(xiàn)問題相互推卸的現(xiàn)象，充分彰顯施工資料管理體制的權威性，進而用制度約束整個工程項目檔案管理工作，保障檔案管理工作有條不紊的開展。

2）完善資料收集記錄，加強檔案管理力度。為做好裝飾項目檔案管理工作，一是我們要做好材料進場資料的收集整理工作，比如，材料出廠證明、合格證書、檢驗報告等，在具體的裝飾環(huán)節(jié)中，企業(yè)要選派專人做每天的施工日志記錄，確保各項資料與工程項目的開展保持一致性，確保施工環(huán)節(jié)中相關資料的收集歸檔工作。二是做好資料的監(jiān)督查驗，借閱資料的記錄，歸檔等工作，在具體的施工環(huán)節(jié)中，施工人員，監(jiān)理、管理人員之間還要加強交流溝通，做好資料的交接，并定期將資料交至到檔案管理人員處，進而保障檔案資料的完整性。三是重點加強施工環(huán)節(jié)檔案管理。為做好檔案管理工作，必須要確保檔案資料歸檔范圍，并根據(jù)裝飾項目的特征，設置相應地檔案盒子，做好標簽，比如，材料、給排水、合同、通風和空調卷等，與此同時還要填寫臺賬，認知記錄工程材料進場檢驗的臺賬和混凝土、瓷磚的復試臺賬，做好相應地保管以便后期使用。四是檔案管理人員要加強與相關單位或是人員的交流溝通，及時提供相關質量證明文件和原材料，確保檔案資料的有效性、完整性和真實性。

3）規(guī)范移交歸檔流程，確保檔案的完整性。檔案管理一直是一項復雜的工作內容，在裝飾工程項目檔案管理中，同樣涉及諸多領域的檔案內容，包括方案、計劃、合同等一系列內容。為滿足各級工程管理的要求，在工程實施及結束后，均需要向相關部門實施檔案移交與審核，因此為更好地展現(xiàn)檔案管理的質量，必須在檔案移交歸檔的流程上下功夫。一方面，要強化檔案管理的規(guī)范性，切實完整工程項目中的檔案內容，實施有效的歸檔方法，使相關內容能夠一目了然，降低檔案移交過程中的時間成本。另一方面，工程檔案應確保備份保存，在施工前、中、后等各個階段，抓好檔案管理質量，將紙質、電子檔案等進行分類，避免因外界因素的影響而導致檔案遺失、殘損而無法移交，由此也可以實行實時移交制度。

4）加強檔案信息建設，提升檔案管理質效。當前，檔案管理信息化逐步成為熱議話題，反觀裝飾項目工程檔案管理工作，同樣需要不斷契合于時代的變革，加強由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的轉變，通過檔案管理的技術創(chuàng)新，完成時代的轉換與銜接，切實從根本上解決檔案管理效率的問題，提升裝飾項目工程檔案管理質量。一方面，在裝飾項目工程檔案管理之初，要統(tǒng)籌分析檔案管理的目標和要求，制定完善的檔案管理工作方案，在其中深入融合信息管理系統(tǒng)，將檔案管理的收集、整理及歸檔向數(shù)字化轉換，以此來創(chuàng)新檔案管理的理念，逐步適應全新管理模式的應用。另一方面，要實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，必須要從源頭上進行改進，如加大在信息化技術領域的投入，保障檔案管理工作能夠逐步轉型，達到信息化檔案管理的基本要求。同時，在信息化技術應用的層面，也應當加大人力、物力、財力的保障，確保各項工作能夠融合發(fā)展，加快信息化檔案管理建設目標的實現(xiàn)。

5）培養(yǎng)檔案管理人才，提升人員專業(yè)素養(yǎng)。裝飾項目工程檔案管理具有長期性、系統(tǒng)性特征，其管理要求與一般工程檔案管理一致，均需要建立和完善管理體系，以發(fā)揮出檔案管理工作的實際效能。隨著當前網(wǎng)絡信息技術的深入應用，人才競爭的市場格局加劇，裝飾工程項目檔案管理應理清思路，面向于更高層次的發(fā)展目標，注重對檔案管理人才的吸納與培養(yǎng)，切實建強檔案管理人才隊伍，切實發(fā)揮出檔案管理的人才優(yōu)勢。在實踐中必須要突出實踐需求，建立完善的人才吸納與培養(yǎng)機制，尤其是以信息化操作為主體，吸收外部高技術人才，同時對既有人員通過學習、培訓、講座等方式，提升檔案管理能力，最終提升人員的專業(yè)素養(yǎng)，為檔案管理質量提升奠定基礎。

3 結語

一言以蔽之，隨著時代的發(fā)展，裝飾項目工程檔案管理資料也要不斷優(yōu)化。因此，我們要從要固本培元，革故鼎新，堅持因事而化，因時而進，因勢而新，跟隨化時代的步伐，統(tǒng)籌謀劃，整體設計，不斷加強檔案管理，通過抓重點、補短板、強弱項，切實做好檔案管理工作，提升檔案管理質效，發(fā)揮檔案管理的作用，為裝飾企業(yè)的穩(wěn)健長遠發(fā)展保駕護航。