探討人事檔案管理的信息化建設

◎辛麗

前言：人事檔案資源在人才選擇方面發揮著重要作用。現階段網絡化、信息化技術的深入發展和普及，為人事檔案管理工作提供了良好條件。推進人事檔案管理信息化建設活動有效開展，能夠切實保證檔案資料的安全性、完整性，能夠實現檔案信息查詢和資源共享，提升人事檔案管理工作水平與效率。

一、人事檔案管理信息化建設的必要性

在信息技術不斷發展的背景下，人事檔案管理信息化建設是必然趨勢。主要是表現在以下幾個方面：第一，順應行業發展內在要求。信息技術在現代社會各個行業應用范圍不斷擴大，人事檔案管理工作中涉及大量信息，傳統管理方式工作效率較為低下。積極開展信息化建設工作，將能夠更好提升人事檔案管理效率，促進該項工作朝著社會化、開放化方向發展。

第二，切實保證人事檔案的安全性。傳統人事檔案管理，主要是紙質檔案資料，其在長期的保存、管理和利用環節會容易受到蟲類、潮濕等因素的影響，還易丟失和損毀。使用信息化技術手段，開展人事檔案管理信息化建設工作，能夠有效保證各類信息資料的安全，為后續開展檔案資料的查閱和使用活動提供良好支持。第三，有效提升人事檔案管理的整體水平。在信息化技術手段支持下，數字化處理各項人事檔案

二、人事檔案管理信息化建設存在的問題

進入二十一世紀后，電子信息技術得到了全面的發展，國家的信息化建設水平也在不斷的提高，越來越多的企業在日常管理工作中應用信息網絡技術，以此推動企業的信息化建設，

提高企業的工作效率，但是縱觀現階段人事檔案信息化建設情況，其中依然存在一定的問題需要得到進一步的完善，以此保證人事檔案管理工作得到良好的開展。首先，很多企業信息化基礎設備不夠完善，設備是信息化建設的基礎，必須要保證硬件設備穩定運行，才能夠保證信息化建設中檔案得到良好的管理。其次，很多企業的檔案管理人員的綜合素質有待提高，執行能力較差，缺少系統專業的培訓，不能夠適應人事檔案模式。最后，很多企業缺少科學明確的目標，在建設過程中出現了標準不一，格式不一的情況，無法開展統一管理，信息建設中的工作人員沒有得到重視，嚴重挫傷了工作人員的積極性，造成了社會不公平現象的發生，最終對工作效率和工作環境造成影響。

三、人事檔案管理信息化建設的實施策略

（一）轉變人事檔案管理的思想。信息化建設的不斷完善，人事檔案管理也要順應時代的發展，建設信息化管理審方式，想要保證人事檔案管理信息化建設工作得到穩定的開展，首先就要從思想上進行轉變，企業內部等高級管理人員要充分認識到信息化的重要性，對信息化建設引起重視。而相關工作人員也要認識到自身承擔的責任和義務，主動提高自身的專業素質，信息化建設工作并非一蹴而就，需要一定的時間，不斷的探索開展最合適的建設方法。比如，某建筑企業在展開信息建設的過程中，對企業的發展現狀進行了全面的調查，發現其中存在的問題，繼而有針對性的展開信息化建設，不僅如此，企業在建設過程中，也定期的進行調查工作，保證問題能夠在第一時間得到解決，讓人事檔案管理工作得到穩定的開展。

（二）加快信息管理軟件的開發。信息化人事檔案的信息化建設過程中，最為重要的就是軟件的開發和利用，只有建立起完善的軟件管理平臺，才能夠保證信息化人事檔案管理工作可以良好的展開，因此必須要加快管理軟件的開發進程。在開發過程中還需要注意以下幾點，首先管理軟件的開發要和企業的硬件設備相適應。其次，管理軟件要和檔案數據庫進行聯系，以此拓展信息化管理的覆蓋面積，推動人事檔案管理工作得到全面的發展。比如，某事業單位在建立信息化軟件管理平臺的過程中，為了從根本上提高軟件平臺的安全性，對需要進行保密的信息數據進行加護，并且繼一步完善操作流程，以此從根本上完善的人事檔案管理的軟件建設。

（三）強化部門之間的溝通聯系。新時期，隨著信息化技術的不斷發展人們之間的距離逐漸縮短，溝通速度加快，同時也對工作效率提出了較高的要求，因此企業在建設人事檔案信息化管理的過程中，企業還要在部門之間建立起來信息溝通機制，加強部門之間的溝通，提高工作效率，也能夠從根本上提高信息傳遞速度，保證需要信息的正確性和完成性。比如某房地產企業在建立信息化平臺的過程中，還建立了檔案管理數據庫，建立起信息化的信息傳遞通道，有效提高信息交換的速度和效率，從根本上進一步推動了企業的信息化建設。

（四）建設一流的管理團隊。高水平人事檔案管理人員在推進信息化建設活動穩步實施方面發揮著積極作用。檔案管理部門首先要不斷引進高素質檔案管理人員。這些人員有著專業的檔案處理能力和信息化技術手段，能夠優化現階段檔案人員隊伍結構，給整個管理團隊注入更多新鮮血液。其次，人事檔案管理人員要遵守各項工作的規章制度，嚴格按照工作流程和標準，應用多種技術，并不斷加強自我學習，用最先進科學的理論成果武裝自身，更好應對人事檔案信息化建設工作。人事檔案管理人員要注重加強自我道德修養建設，保持高度的工作熱情和良好的職業道德，保證人事檔案管理工作的實施效果。

（五）提高管理人員的綜合素質。企業在建設了信息化管理平臺后也不能夠放松，現階段的信息化建設還需要人來完成最終的工作，因此在信息化建設的過程中，還要努力提高人事檔案管理工人員的專業素質和能力，強化管理人員的計算機應用能力，從而促進人事檔案管理水平得到全面的提高。比如，某企業在建立了信息化管理平臺后，還對相關人員展開全面的培訓工作，強化工作人員的計算機應用能力，提高工作人員對文字、圖像、聲音等信息的加工處理能力，滿足新時期社會對人事檔案管理工作的需求。

四、結束語

綜上所述，當今社會中信息技術得到了廣泛的應用，有效地提高了工作效率和生產效率，人事檔案管理也不例外，新時期，資源成為了企業之間競爭的關鍵，加強對信息的管理，能夠保證企業經營活動的穩定開展。但是現階段大部分企業沒有認識到信息技術在人事檔案管理工作中的作用，很多企業還維持著紙質化的檔案管理，企業的工作效率較低，因此必須要采取相應的對策強化信息化人事檔案管理建設，以此從根本上提高管理工作效率。