實現檔案管理工作規范化、科學化、法制化的路徑

◎馬滕飛

單位不斷進行擴建，改革工作的持續開展，使得檔案資源數量持續增長，對于檔案的管理要求也逐步提高。檔案內包含著重要的數據信息資源，具有極高的社會價值、科學價值和經濟價值。為了使檔案資源能夠切實對單位發展起到積極影響作用，必須要對傳統模式進行創新，探索出新的管理策略和理念。因此，如何更好的落實檔案管理創新改革工作，已經成為檔案管理人員的重要研究內容。

一、加強檔案管理工作質量的重要性分析

檔案是單位重要資源，檔案管理是單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理水平可以從側面反映出單位整體水平。加強檔案管理工作質量，一方面可以推動單位的良好發展，使單位能夠深挖檔案內部信息資源，積極提高自身的社會服務水平和學術水平，這樣才能提高單位的社會影響力和群眾滿意度；另一方面，高質量的檔案管理工作，可以為單位的發展和建設提供決策支持，同時實現資源的合理分配，推動單位的升級與改革，進而提高經濟效益，實現單位的戰略經營目標。

二、實現檔案管理工作規范化、科學化、法制化的路徑分析

1.建立健全檔案管理制度，是實現檔案管理規范化的必經之路。

傳統模式下的檔案管理制度與新時代的檔案管理工作存在比較明顯的不適性，暴露出了一些制度思想觀念老舊、一些制度管理欠缺等問題。新時期的檔案管理模式想要完成創新優化，必須要在健全的檔案管理制度的基礎上，實現檔案管理的規范化發展。首先，單位應當根據自身實際情況，制定出詳細全面的檔案管理制度，落實到檔案管理中的收集、整理、歸檔、保存、調閱、銷毀等工作方面，并要求相關人員嚴格遵守規章制度；其次，檔案管理部門應當統一檔案的形式和樣式，根據檔案的不同類型設計相對應的檔案模板、格式，例如人事檔案、科研檔案、病歷檔案等，這樣不僅有助于檔案的收集與整理，同時也使檔案管理更具規范化特征。

檔案管理部門不僅是檔案管理的主體部門，同時也是檔案管理制度的制定、監督與執行部門，因此在檔案管理過程中，檔案管理部門要能夠充分發揮出自身職能作用。在執行管理制度過程中，應當做到全面監督，發現問題要及時處理，功過賞罰分明。此外，檔案管理部門應當確保制定的管理制度具有比較強的實踐性，這樣才能使制度更好的落實到位，避免出現管理制度與實際檔案管理工作不匹配的現象，這樣才能全面提高檔案管理工作質量。

2. 積極推進檔案管理信息化建設，實現檔案管理工作的信息化發展。

傳統檔案管理模式已經無法滿足新時期的檔案管理工作實際需求。隨著科學技術的不斷發展，信息化技術已經被廣泛應用在各個領域中。從整體上來看，檔案管理采取信息化管理模式，走科學化發展道路，是檔案管理發展的必然結果。檔案信息量比較大，涉及到的內容比較多，如果仍然采取人工管理模式，不僅不利于檔案管理的規范化、科學化建設，還會影響檔案的利用效果，因此必須要將檔案管理與信息化技術相結合，這樣才能提高單位的檔案管理整體水平。檔案管理部門要積極完成信息化硬件設施的建設工作，例如電子計算機、基礎性硬件工程等設施，還要積極構建檔案管理系統平臺。這樣可以使檔案的收集更快速、完整，檔案的整理更方便，檔案的保存更安全，檔案的利用更高效，從而節約了大量檔案管理人力資源和物力資源，控制了單位檔案管理成本，起到了事半功倍的作用。

為了保證檔案的安全性，可以在檔案管理系統中加入防火墻和密鑰系統，這是檔案管理規范化的重要體現之一。在電子檔案收集后的整個流轉過程中，都需要實現信息化追蹤管理，確保檔案不會丟失。在查閱檔案過程中，要采取嚴格的分級登錄措施，不同級別的單位人員所擁有的登錄權限不相同，這樣可以起到保護檔案安全的作用。而且在防火墻的保護下，可以防止出現非法人員入侵檔案管理系統的行為，一旦發現在檔案管理系統中有違法操作時，系統可以自動關閉并發出預警。如果單位人員在調閱檔案過程中出現違規行為，需要視情況追究其責任，必要時要追究其法律責任，這樣才能保證檔案調閱行為的規范性和合理性。

3.加強檔案的有效利用，充分發揮出檔案的內在價值。

檔案管理的主要目的并不只是保護和監管，而是要通過檔案管理，保證檔案的完整性，進而更好的挖掘檔案內潛在信息，對信息進行分析再加以利用，轉化為實際成果，這是檔案管理科學化發展的集中體現。部分檔案具有保密性特征，這類檔案資源通常比較珍貴，例如一些文字學術檔案、聲像檔案等，檔案管理人員可以對這部分檔案采取備份并保密管理，這樣可以避免由于檔案遺失或損壞而造成的資源損失。管理人員要對檔案做好目錄編排工作，這樣不僅可以提高檔案管理質量，同時也提高了檔案有效利用率。

此外，要全面提高檔案管理隊伍整體素質，要讓檔案管理人員有比較強的責任意識和創新精神，確保在日常工作中，能夠遵守相關規章制度并積極探索出新的管理模式，推動檔案管理工作向科技化、現代化、信息化的方向發展。同時也要在檔案管理隊伍中貫徹法制觀念，要保證做到嚴格遵守檔案管理規章制度，不泄密、不做違法行為，嚴格按照相關制度完成檔案管理工作，所有檔案管理涉及到的工作內容全部按照程序進行，不違規操作，這樣才能提高檔案整個環節的管理質量。

結語：檔案管理是一項長期性工作，新時期的檔案管理工作應當積極走電子化、信息化的發展道路，真正做到與時俱進，與時代發展要求相吻合。檔案管理部門應當積極完成管理理念的創新，要認識到檔案管理實現規范化、科學化、法制化發展的必要性。要建立健全檔案管理制度、積極推進檔案管理信息化建設、加強檔案的有效利用，這樣才能提高檔案管理質量，確保檔案價值作用的發揮，并推動單位的可持續發展。