做好施工企業基層辦公室工作的思路分析與探究

■吳雪梅

（中南冶勘資源環境工程有限公司）

新時期，施工企業轉型升級的速度加快，基層辦公室的工作模式、工作內容以及工作目標也發生了變化。在這種背景下，如何做好施工企業基層辦公室工作，有效提升基層辦公室的工作實效，彰顯企業服務效能，是辦公室工作人員需要重點關注并思考的課題。只有不斷提升基層辦公室辦文、辦會、辦事的效率和質量，才能為施工企業生產經營與管理注入源源不斷的動力，更好的服務領導服務項目部，推動企業穩健發展。

1 施工企業基層辦公室工作的特性

1.1 綜合性

施工企業承接著較多的施工項目，企業內部的后勤服務、公文管理、文件處理、會議布置等各項工作都較為繁瑣和復雜，工作壓力較大。基層辦公室作為企業行政管理的樞紐機構，其業務涵蓋施工企業的各個領域，具有較強的綜合性。通常而言，辦文、辦會、辦事是基層辦公室的工作內容。實踐中，通常將基層辦公室辦文、辦會、辦事的工作內容歸納為“三辦”[1]。 以公文管理和文件處理為例，施工企業基層辦公室需要及時對相關的信息資源進行收集、溝通、協調和管理，為施工企業施工項目的開展提供決策支持。

1.2 服務性

基層辦公室各項工作的目標在于服務企業、服務發展、服務落實策。一是服務企業。基層辦公室需要及時回應各個部門、企業領導的訴求，提升基層員工的信心。尤其是以后勤服務為例，基層辦公室需要及時做好企業內部的后期服務工作，確保企業生產經營任務順利達標。一旦許多后勤服務工作不到位，不僅會影響其他部門的情緒，也會給企業領導留有不好的印象[2]。二是服務發展。基層辦公室各項工作需要圍繞企業轉型發展的總目標，需要充當好“輔助參謀”的角色，助力企業高質量發展。三是服務落實。施工企業基層辦公室處于矛盾多發、問題多發、問題源發的基層。只有積極主動與其他部門和上級部門溝通協調，才能切切實實為企業解決問題，實現從被動應付到主動服務的轉變。

2 做好施工企業基層辦公室工作的現實意義

2.1 有利于更好地發揮“中樞”作用，協調組織內外管理

施工企業基層辦公室以服務領導、服務企業、服務生產經營、服務企業管理為宗旨，是企業內外協調的“中樞”。做好基層辦公室工作，提升辦公室工作人員的規范意識和責任意識，探索辦公室工作規律，能夠更好地推動重點工作、重點制度、重點政策在企業內部的落實，不斷提升企業整體的凝聚力、管理力，節約企業成本。除此之外，做好基層辦公室工作，可以更好地協調好施工企業內部各個部門之間的關系以及企業外部關系，真正起到“承上啟下”的銜接作用。

2.2 有利于全面提升辦公室工作效益，助力企業轉型發展

施工企業基層辦公室大多承擔著制度修編、衛生管理、后勤管理、會議管理、公文管理、文件處理以及其他工作任務，工作量大、工作項目多、工作內容雜。如果不能把握基層辦公室工作的著力點，不僅會浪費人力資源成本，而且會導致許多工作無法有效展開，影響企業領導以及其他部門對辦公室工作的評價[3]。為此，必須要做好施工企業基層辦公室工作，及時完成企業領導交辦以及辦公室自身所屬的各項工作，提升辦公質量，彰顯基層辦公室的作用。除此之外，做好基層辦公室工作，能夠更好地將辦公室工作融入到企業生產經營的各個環節，實現辦公精細化、信息化、科學化、現代化的目標。

3 施工企業基層辦公室工作中常見的問題

3.1 辦公室辦文工作不夠規范

現階段，施工企業所產生的各類公文信息資源、文書信息資源數量不斷增加，辦公室工作人員辦文工作量也隨之增加。然而，部分施工企業辦文工作仍然存有漏洞，公文和其他文件在流轉、傳閱、存檔、加密過程中不夠規范，影響了辦文質量。一是辦文制度不健全，缺乏可供參考和指引的依據，導致實踐中辦文質量不一，弱化了公文和其他文書在決策參考、決策咨詢、信息憑證、政策研究領域的作用。此外，在文件流轉、歸檔的時限不明確，導致文件在流轉過程中和堆積過程中出現遺失的現象，影響辦文質量。二是辦文工作與檔案管理工作的銜接度不高。當下，許多施工企業辦公自動化進程不斷加快， 引進了辦文系統與檔案管理系統，但卻缺乏共享意識，沒有通過技術手段將辦文系統與檔案管理系統關聯起來，無法實現數據共享、數據傳輸，不利于提升工作效率。三是文件加密、文件保密工作仍然有待改進，許多涉及企業政策、企業經營決策的文件沒有按照加密流程進行處理，存在一定的文件管理風險。

3.2 辦公室辦會工作水平不高

近年來，隨著企業生產經營規模不斷擴大，企業會議的數量也有所增加。辦公室作為會議布置的重要部門，其辦會水平直接影響辦公室的形象。然而，實踐中仍然有部分基層辦公室辦會工作水平不高，會議舉辦前、舉辦中出現各種各樣問題，影響了辦會質量。一是辦會基礎設施不完善，無法滿足現代化辦會、信息化辦會的基本要求。一方面，辦公室沒有引入會議管理系統，會議通知、會議協調、會議組織、會議審批、會議登記、會議反饋、會議信息公開共享等各項工作沒有實現信息化。另一方面，會議室內部的投影設備、錄音設備、會話設備、網絡系統功能單一，難以滿足信息化時代的辦會需求。二是辦會工作與后期督查督辦工作結合度不高，許多會議中決定的內容落實不到位，不僅浪費了時間，而且影響了辦會價值。

3.3 辦公室辦事服務工作有待改進

當下，部分施工企業辦公室后勤服務、衛生管理、物業管理等辦事服務工作存在漏洞，沒有發揮出辦事服務工作應有的效用。一是意見收集與反饋機制不完善，沒有及時收集并聽取其他部門工作人員對于辦事服務工作的意見和建議，不利于從長遠角度改進辦事服務工作。二是辦事服務理念不先進，辦事服務能力匱乏。部分施工企業過于重視從辦文、辦會的角度對辦公室工作人員進行培訓，忽視從辦事服務的角度設置培訓專題，不提升轉變工作作風和提升工作能力。

4 做好施工企業基層辦公室工作的思路

4.1 樹立規范化意識，提升辦公室辦文工作的整體效能

新時期，施工企業必須要健全辦公工作體系，理順辦文工作各個流程的橫向關系和縱向關系，建立高效、統一、科學的辦文機制。一是要健全辦文制度，為辦公室工作人員提供指引和幫助。首先，辦文制度要緊密貼合施工企業基層工作的實際情況，理清辦公內容、辦文程序、辦文事項，細化辦文流程和人員分工，切實保障辦文質量，確保相關部門、相關人員能夠閱讀。其次，辦文制度要不斷改進和修訂，要對標上級對文書處理的相關制度和要求，改進辦文作風，始終與上級單位與部門保持溝通，做到與時俱進。最后，要明確文件流轉、歸檔時限，切實保障文書的真實性、準確性，為后期檔案管理工作打下扎實基礎。二是要通過技術手段關聯辦公室辦文系統與檔案管理系統，實現數據互通、數據共享，避免發生信息孤島現象，不斷節約企業信息資源管理領域的成本，提升企業整體的工作效率。三是要做好文件加密、文件保密工作。一方面，對于紙質類文件，要嚴格按照保密要求、保密標準進行處理，及時移交檔案管理部門，避免發生泄密事件。另一方面，對于電子類文件，則應當嚴格在企業內網進行流轉，提升安全管理水平。

4.2 樹立信息化意識，彰顯辦會工作的價值

施工企業要充分認識到辦會工作的重要性，切實從人力、財力、物力等角度給予辦公室足夠的支持，確保每一次會議的成果。一是要投入資金，完善辦會的硬件設施和軟件設施。一方面，要結合施工企業的組織結構、會議需求，引入會議管理系統，完善系統功能他，探索將會議通知、會議協調、會議組織、會議審批、會議登記、會議反饋、會議信息公開共享等各項工作全部轉移至線上，更為清晰地記錄會議舉辦情況，避免會議工作形式化。另一方面，要及時更新投影設備、錄音設備、會話設備、網絡系統，確保網絡暢通，夯實信息化辦會的基礎。二是要做好辦會工作與后期督查督辦的銜接工作，緊緊圍繞企業會議決策、會議內容作出督辦工作部署，提升督查督辦強度。一方面，要建立運行良好、高效權威的重大事項督查督辦機制，將督查督辦與責任落實、績效考核聯系起來，提升相關部門落實會議精神、會議指示的積極性，增強企業決策的執行力。另一方面，要形成督辦立項、承辦、催辦、辦結、通報為一體的督辦體系，細化督辦流程，保障企業發展目標和工作計劃落實。

4.3 樹立服務意識，改進辦事服務工作

辦公室辦事服務保障作用發揮的成敗將會影響企業其他工作，為此，一是要通過實地教研、問卷調查等多種方式來了解企業領導、企業各個部門對辦事服務工作的意見，采取更有指向性和科學性的措施。二是要創新培訓方式，轉變培訓觀念，重點對辦公室工作人員進行綜合化培訓，提升其辦事服務能力，打造一批忠于職守、用于擔當、熱于服務的辦公室工作隊伍，強化辦公室工作人員的服務意識和責任意識。

5 結 語

新形勢下，基層企業辦公室工作的重要性愈發突出，其工作效率和工作質量會直接影響到企業的生產經營與管理。實踐中，要切實做好這一高度綜合、深度服務的工作，必須要轉變工作思維，應用新思路尋找新辦法，把握新契機，解決新問題。具體而言，一是要樹立規范化意識，提升辦公室辦文工作的整體效能；二是要樹立信息化意識，彰顯辦會工作的價值；三是要樹立服務意識，改進辦事服務工作。