檔案整理與信息化管理存在的問題及解決辦法

趙 媛

（渤海船舶職業學院，遼寧 葫蘆島 125100）

對檔案進行管理是單位工作中的重要組成部分，也是保證單位正常運行的重要文件資料。長期以來，檔案管理受到技術水平的影響，使用傳統的檔案管理方式已經不適用于時代快速發展的要求，在單位發展過程中，傳統的檔案管理方法在人力、物力、財力方面管理能力都比較低，檔案使用的價值遠遠沒有發揮出來。在大數據時代對檔案進行信息化管理，應該充分利用信息化技術的優勢，改變傳統的管理方法，找到更適合時代快速發展的管理模式，創新管理措施。

1 檔案管理信息化的優勢及作用

1）分享資源便利，工作效率提升。互聯網時代的到來，主要得益于網絡數據和信息技術的快速發展，這在一定程度上給單位檔案管理提供了便利。在檔案管理過程中，管理人員可以充分利用網絡技術，對各項檔案信息進行有效的采集、歸納、整理、儲存，提高數據信息的有效性，從而提升檔案管理的工作效率。2）快速備份有用信息。使用傳統的檔案管理方法，由于受到自然災害、人為因素等影響，會導致存在一定程度的破損或者損毀，所以使用以往的管理方式，經常會導致單位檔案出現儲存不全面或者檔案的安全性受到威脅。將信息化技術應用到檔案管理以后，對于檔案儲存的物理空間也減少了依賴和需求，而且使用信息化技術可以快速將檔案信息進行復制備用存儲，這也在一定程度上提高了信息檔案的安全性。3）有效查詢使用檔案。管理部門的重要任務是為檔案信息提供查閱以及信息的搜索服務，以前對檔案進行管理每一項操作都是根據紙質文件來完成的，需要使用人力完成信息的查閱和搜集工作，需要消耗大量的時間，而且很難保證信息的準確性。使用信息化技術后，對檔案進行查詢時，可以在信息化系統內快速找到關鍵的信息，而且還能夠提供信息的搜索和利用功能，信息管理的靈活性充分體現了檔案的實際價值。此外，能夠減少搜索過程中消耗的人力和時間成本，提高了單位工作效率。

2 檔案整理與信息化管理存在的問題

1）檔案整理工作缺乏規范性。為確保檔案整理工作得以平穩有序的開展，我國的相關部門已經制定了《檔案法》，其中對于檔案管理工作的相關內容給予了明確的規定。檔案管理部門始終具備著指導的職能，但這種指導是在平等協商的情況下開展的。就目前發展的實際情況來看，檔案整理工作普遍缺乏規范性，這除去與業務指導工作有一定的關系之外，與相關管理人員的崗位責任感也有著較大的關系。然而很多時候，開展檔案整理工作的相關工作人員對于業務規范只有較為淺顯的了解，這使得他們在開展實際工作的過程當中往往存在著諸多的不足，檔案管理工作的開展也未能規范有序的進行。2）檔案管理效率低。在事業單位運行中，由于生成的文件材料數量很多，所以對管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成材料內容梳理，完成整個檔案收集歸檔工作流程。傳統檔案管理工作的流程復雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應用中，也需要經過多個手續，降低了檔案的管理效率。所以在信息獲取和處理方面存在一定的差異，導致數據管理存在一定的漏洞，影響了檔案管理水平。此外，由于各個部門信息管理存在一定的獨立性，這為檔案管理工作帶來了難度。

3 加強檔案整理和信息化管理的應對措施

1）充分重視培訓指導工作。通常情況下，由檔案管理工作人員完成相應的檔案收集、整理工作之后，便可以將經過整理的檔案交往相應的檔案管理部門，然后再由相應的業務指導人員對于所提交的檔案進行審核。一般來說，處理到這一階段的檔案已經形成了固有的模式，已經具備著較為突出的規范性。如果業務指導人員對于某一檔案整理環節有所疑問，想要隨時進行調整，還需要經過較為復雜的多道程序。這是因為此時的檔案已經經過蓋章認可，相應的目錄內容也已經較為完善，調整其中的某一環節，很有可能會對于檔案的整體性造成影響。針對這一情況，我們提倡能夠在檔案業務開展的前期階段采取有效的方式，強化檔案工作開展的實際水平，重視做好檔案整理培訓工作，強化前期的規范性和中期的標準性。作為檔案整理工作人員必須以身作則，要做到各司其職，真正強化檔案管理工作開展的實際水平。2）在大數據時代背景下做好檔案管理保密工作。單位進行檔案管理時使用大數據技術，在一定程度上促進了檔案管理工作的進一步發展，同時也給檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰，應用大數據技術能夠促進檔案管理水平的進一步提升，提高管理效率，還可以節約人工成本投入。在實際應用過程中，使用大數據技術也存在一定的問題，對于檔案管理保密性提出了更高的要求，在大數據時代對檔案進行信息化管理，經常會出現信息丟失和泄露的情況。所以管理人員應正確認識檔案信息管理的重要性，保證好檔案信息的安全，在工作過程中使用規范化的操作，防止由于檔案信息管理中檔案工作人員因流動性強而造成的檔案在交接過程中手續不全面問題。檔案管理部門應當密切配合相關的職能部門，積極參加各項工程竣工驗收的會議、專題技術交底會議，對本單位在各項經濟活動中形成的檔案進行同步管理。最后，要科學合理地進行檔案管理的保密工作，按照《管理檔案管理保密工作規范》對不同性質的檔案進行分類、歸納和歸檔，實現檔案管理工作的標準化和程序化，為今后開發和利用檔案管理保密工作的資源打下堅實的基礎。3）提升檔案管理工作人員的業務素質。檔案管理工作人員在具體的工作中，其職責是保障檔案資料的完整性與安全性。所以，作為檔案管理人員，首先要具備的就是強烈的社會責任感，確保檔案管理保密工作的安全性和完整性，并盡一切可能阻止任何導致檔案信息泄露發生。為此，提升檔案管理工作人員的業務素質對檔案管理保密工作來說，有著十分重要的意義。基于此，檔案管理保密工作人員不僅要具備過硬的業務素質，還要具備強烈的社會責任感。只有這樣，才能更好地勝任檔案管理保密工作。與此同時，作為案管理工作人員，還應當在枯燥的檔案管理工作中時刻保持清醒的意識，要不斷發現自己在工作中的缺點和善于聽取他人的意見。檔案管理保密工作人員只有努力做好自己的本職工作，才能在單位不斷發展的過程中，不斷提升自身的業務素質，促使檔案管理工作得到改進和提升。

4 結束語

時代在不斷發展，對于各行各業的工作要求也在不斷提升。完整、齊全的檔案材料，通過系統的整理，能夠科學、有效地服務于各個單位，所以它的作用是不容忽視的。檔案室要充分地發揮自身前段調控的功能，加強信息化管理，將資料有重點、有計劃地收集與管理，打好檔案資源服務的基礎。