試析文書檔案電子化應(yīng)用與管理

姜偉麗

（萊西市市政服務(wù)中心，山東 青島 266600）

文書檔案管理應(yīng)用電子化有利于提升工作效率以及檔案管理安全水平，能夠有效避免因紙質(zhì)檔案丟失發(fā)生信息泄露問題，也能彌補(bǔ)檔案管理人員在工作中的漏洞。在明確文書檔案管理應(yīng)用電子化問題的前提下，如何科學(xué)的在文書檔案管理中應(yīng)用電子化，是目前各相關(guān)部門需要考慮的問題。

1 應(yīng)用電子化的文書檔案管理存在的問題

1.1 電子設(shè)施不健全

電子設(shè)施不健全會嚴(yán)重影響文書檔案管理水平，文書檔案作為檔案管理工作中最為重要的一環(huán)，健全的電子設(shè)施能夠快速的將文書檔案信息資源進(jìn)行共享與儲存。因此，這就對電子設(shè)施提出了較為嚴(yán)格的要求，隨著社會不斷的發(fā)展，信息資源量越來越大，電子設(shè)施不健全，不僅會阻礙文書檔案管理效率的提升，也無法更好的滿足現(xiàn)階段文書檔案管理工作實(shí)際需求。

1.2 文書檔案管理機(jī)制不完善

根據(jù)對部分行業(yè)中文書檔案實(shí)際管理情況的分析，可以發(fā)現(xiàn)文書檔案管理機(jī)制不完善已經(jīng)是目前各行業(yè)中較為普遍的現(xiàn)象，文書檔案會涉及許多方面的工作，不單單是一個(gè)部門的運(yùn)作，還需要各部門之間相互的協(xié)調(diào)，才能更好的提升文書檔案管理水平[1]。文書檔案管理機(jī)制的不完善，一旦發(fā)生外界因素的入侵，導(dǎo)致電腦故障，造成檔案信息資源丟失的同時(shí)，也會是機(jī)密文件缺失安全保障。

1.3 文書檔案管理人員素質(zhì)偏低

文書檔案管理應(yīng)用電子化，需要涉及各種電子設(shè)施與硬軟件的應(yīng)用，這就使得原有的文書檔案管理人員不適應(yīng)現(xiàn)階段電子化的文書檔案管理模式，其部分管理人員素質(zhì)偏低與專業(yè)檔案管理知識的缺失，也會導(dǎo)致文書檔案管理應(yīng)用電子化難以順利的進(jìn)行，不能更好的提供服務(wù)。

1.4 電子文件保密性缺失

尤其電子文件特殊的性質(zhì)，在某種程度上使得文件保密性薄弱，電子文件極易被修改，致使其文件內(nèi)容發(fā)生變化比紙質(zhì)文化還要相對大一些，其電子文件不具備紙質(zhì)文件手寫字體，針對被修改過的文件不能很好的辨認(rèn)真?zhèn)危瑢?dǎo)致電子文件保密性缺乏安全保障。

2 基于電子化文書檔案管理具體的應(yīng)用對策

2.1 提高文書檔案管理安全水平

為了進(jìn)一步提高文書檔案管理安全水平，規(guī)避現(xiàn)階段電子化文書檔案管理工作中安全隱患，就必須增強(qiáng)文書檔案管理人員的安全意識，最大程度上保護(hù)檔案信息安全，防止機(jī)密文件被泄露。針對上述情況，可引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)來保障文書檔案信息安全，并配備相應(yīng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)技術(shù)人員，對文書檔案進(jìn)行防護(hù)軟件的安裝與日常維護(hù)工作，為加強(qiáng)對外部不良信息攔截能力，可設(shè)置相應(yīng)的防火墻系統(tǒng)，對文書檔案管理電子化提升安全性的同時(shí)，也能夠更好的提升文書檔案管理工作質(zhì)量與效率。

2.2 完善人員培養(yǎng)機(jī)制

隨著文書檔案信息量越來越大，工作任務(wù)越來越多，這就使得需要更多的專業(yè)人員來參與文書檔案管理工作，沒有完善的人員培養(yǎng)機(jī)制，在一定程度上不僅會造成文書檔案管理工作混亂，也很難的開展電子化文書檔案管理工作[2]。為了可以更好的強(qiáng)化文書檔案管理人員個(gè)人的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，可組織這些管理人員進(jìn)行定期的檔案管理技能培訓(xùn)，使其能夠不斷的提升專業(yè)水平，也能增強(qiáng)崗位職責(zé)意識；組織培訓(xùn)的同時(shí)，也需要文書檔案管理人員加強(qiáng)個(gè)人專知識儲備，使其可以快速的適應(yīng)目前文書檔案管理電子化的應(yīng)用模式，進(jìn)而更加有效的進(jìn)行文書檔案管理工作，逐漸認(rèn)清自身崗位職能的重要性，提高個(gè)人綜合能力的同時(shí)，也能強(qiáng)化對文書檔案信息安全保密的意識。

2.3 強(qiáng)化文書檔案電子化管理意識

文書檔案作為檔案管理工作中重要的組成部分，為使提升各行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作重視程度以及確保文書檔案電子化管理工作順利的開展，就必須先強(qiáng)化文書檔案電子化管理意識，最大程度上發(fā)揮文書檔案管理電子化的作用和應(yīng)用價(jià)值。在強(qiáng)化文書檔案電子化管理意識的同時(shí)，也要做好相應(yīng)的電子化應(yīng)用工作，以此來快速促進(jìn)文書檔案管理電子化在實(shí)際工作中的精準(zhǔn)落實(shí)，可針對電子化文書檔案管理實(shí)際應(yīng)用的情況來設(shè)置配套的電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠有效避免文書檔案信息數(shù)據(jù)丟失，并及時(shí)做好相應(yīng)的文件備份工作，一旦發(fā)生電腦故障，既保護(hù)文書檔案信息安全，也可保證文書檔案信息的完整性。針對電子化文書檔案管理工作中實(shí)際出現(xiàn)的問題，從規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)與降低損失這兩方面入手，來加強(qiáng)文書檔案管理，從而充分發(fā)揮文書檔案管理電子化應(yīng)用的價(jià)值和效果。

2.4 健全電子檔案管理制度

為了更好的提升文書檔案信息的安全性與高效性，通過對日常文書檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行分析，以電子檔案制作、收集、歸檔等方面作為建立健全電子檔案管理制度有力的參考依據(jù)，配備相應(yīng)的專業(yè)人員對文書檔案做定期的整理、分類、歸檔等工作，并做好相應(yīng)的整理記錄，以便為下次的文書檔案整理提供參考，能夠有效避免因計(jì)算機(jī)更換、工作移交過程中出現(xiàn)疏漏等相關(guān)問題引發(fā)的電子文書檔案信息泄露，進(jìn)而確保文書檔案信息的安全性與完整性。工作人員必須嚴(yán)格按照電子檔案管理制度來進(jìn)行文書檔案管理工作，針對機(jī)密型文件或特殊文件，可設(shè)置一些密碼保護(hù)與用戶權(quán)限，增強(qiáng)對文書檔案管理人員日常工作的約束力，可避免工作人員之間責(zé)任推諉現(xiàn)象的出現(xiàn)，一旦出現(xiàn)問題，可以快速的進(jìn)行追責(zé)，降低因人為因素引發(fā)的電子化文書檔案管理安全隱患。

3 結(jié)束語

綜上所述，電子化文書檔案管理相較于傳統(tǒng)的文書檔案管理，能夠有效解決以往文書檔案管理中存在的問題，隨著時(shí)代不斷發(fā)展，文書檔案管理電子化已經(jīng)逐漸成為各行業(yè)應(yīng)用的趨勢。通過完善人員培養(yǎng)機(jī)制、健全電子檔案管理制度等方面對策，從而為提升文書檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。