檔案信息化建設與檔案意識

楊 鏡

（云南省下關第一中學，云南 大理 671000）

檔案是學校教育管理工作從始至終各個環節實施過程中的重要原始憑證，是對信息的記錄、保存、追溯的一種重要形式,確保檔案完整,在學校的日常管理中起著重要作用。隨著信息化時代的趨勢日益明顯，應用先進的信息技術手段進行檔案管理已經是時代發展的必然趨勢。而一切高科技手段的背后支撐依然是人，所以檔案管理者的檔案意識尤為重要，檔案意識是推進檔案信息化的關鍵所在。

1 檔案信息化建設和檔案意識養成中存在的問題

1.1 決策層對檔案管理工作的重視度不夠

檔案管理工作是一項系統性的大工程，其過程是動態的，因為檔案管理牽涉了大量的文件、圖紙圖片、人事資料、往來憑證等等重要資料，要將這些資料按時間順序、按項目先后、按過程分門別類的進行分類、歸納與整理。然而目前學校檔案管理的突出問題表現在幾個方面：一是沒有專門的檔案管理部門以及檔案管理負責人，認為只要收集起來，放進文件袋，存入文件柜就萬事大吉，而且由于負責收集的人員素質水平差異，對于變更的、補充的資料沒有及時進行歸納或是更換，就導致后期需要參考時得不到有效的文件支撐，模棱兩可。二是對檔案管理工作隊伍建設的關注與重視度不夠，資金上的投入相對短缺，檔案管理需要投入的設備及人員無法到位。

1.2 人員素質不一，缺乏較強的安全防范意識

雖然我們已經大步邁進了信息化的新時代，但內部的多數工作人員還僅僅停留在使用的層面上，工作人員由于信息安全理論知識掌握不夠，在實際操作中往往由于操作人員的一時疏忽，或者責任心不強等因素造成檔案數據錄入出現錯誤，最后導致檔案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意識，也不具備基本的信息安全防范技能，使用過程處于被動位置，每每當檔案系統或設備出現故障時，無法運轉使用時才向相關部門反映，因此而失去了最佳的干預和維護時間，對檔案系統平臺的穩定性和正常運行造成了嚴重的影響。

1.3 檔案管理機制及信息化水平有待提高

隨著科技的進步，各行各業都利用大數據以及信息技術進行內部管理質量與效率的提升。學校也涌現了大量需要更新的信息與資料，然而檔案管理信息化的應用不夠全面，導致檔案管理工作處于被動狀態。主要表現在幾個方面：一是缺乏有效的信息技術支撐體系，信息設備老化或是落后，無法滿足檔案管理數字化的需求。二是檔案管理分工不明確，資料收集不完整，錯漏補充不及時，變更更新不到位。三是信息化軟件習慣性購買現成的使用，而不是結合學校實際研發，所以軟件集成功能不強，功能單一，在具體的操作過程中錄入、收集、分析等工作有不能及時快速有效完成,資料整理不完整、不規范等現象時有發生,種種問題都阻礙了檔案管理水平的提升。

2 檔案信息化建設和檔案意識養成中的策略

2.1 改善硬件環境，加強信息化建設

工欲善其事,必先利其器。領導班子首先要針對學校當前信息化設備的配備落后的情況進行針對性的一一解決。一是要積極拓寬經費渠道，淘汰掉已經跟不上教學要求的信息化設備和儀器，如電腦、多媒體影像設備等；二是要積極爭取上級的經費支持；三是要結合自身優勢，充分利用自身資源，開辟多個途徑來爭取經費，如，與企業開展定向合作等方式解決信息化硬件配置落后的問題。

2.2 升級軟件，積極轉變觀念

人的行為受觀念和意識的影響，意識活動相當于信息化的軟件系統。唯有轉變觀念，才能影響行動。所以，對于一些觀念較為落后的檔案管理工作人員來說，提升他們檔案管理能力的第一步就是幫他們樹立正確的檔案意識和信息化管理觀念，轉變對網絡猛如虎的陳舊認知。從信息化檔案建設的便捷性、有利性，信息化時代發展的必然趨勢，以及信息化管理模式下檔案查詢的快捷性等絕對優勢，通過對信息化教學與傳統檔案管理的相通性等方面進行研究。幫助他們認可信息化教學的重要性與必要性，并從內心接受信息化管理模式，從而主動愿意改變自身的知識結構，積極學習和完善信息化管理技能，不斷的學習新的管理模式，切實提高信息化技術在管理管理中的應用能力。

2.3 組織內部信息化技能培訓

基于檔案管理的實際需求，以及日后信息化管理的常態化出發。有針對性的開展信息化技能培訓尤為重要。首先，很多檔案管理工作人員日常的信息化技能應用多停留在一些簡單的辦公軟件的應用上，為了更進一步的提高信息化隊伍的能力建設，要針對當前在職管理人員整體的信息化水平，結合實際情況，進行有針對性的培訓。如：一是根據能力階段不同的采取相應的培訓，哪里不足補哪里，一是信息技術的常識，如常用軟件的應用與操作；二是檔案資源的獲取、分類、存儲等等，以及檔案信息的安全管理等全面培訓，切實提高檔案管理水平。

3 結束語

綜上所述，檔案意識的養成，決定了檔案管理質量的優劣，所以，唯有技術、人員、制度三方面來不斷提升檔案管理水平，推進檔案管理信息化建設，滿足學校檔案管理的日常需求。