新時期做好醫院人事檔案管理工作的策略分析

李福先

（北海市婦幼保健院，廣西 北海 536000）

作為醫院人事管理中最基本的工作之一，人事檔案管理工作能夠準確反映醫院職工的活動狀況與水平，醫院的發展與人事檔案管理工作有著密切聯系，人事檔案管理工作涉及的范圍較廣，主要是錄入、儲存與職工相關的檔案文件，從而為醫院工作的開展提供依據。而隨著經濟社會的不斷進步，對于人事檔案管理工作的重視程度也在逐漸增加，缺少了人事檔案管理的醫院單位常常會出現人手不足的情況，不利于醫院工作的順利開展，因此，只有相關管理人員不斷探索與研究，改變其中存在的工作人員水平較低、檔案設施缺失、管理制度落后與檔案內容不完善等問題，從而推動醫院人事管理水平的提高，促進醫院的健康、可持續發展。

1 新時期做好醫院人事檔案管理工作的意義

隨著時代的不斷發展，檔案管理工作在人們的日常生活中扮演重要角色，主要記錄了一個人的生活經歷與工作成就，而醫院人事檔案管理工作則與個人的社會勞動保障組織關系與工資待遇相聯系，記錄著一個人的身份、學歷與資歷。新時期做好醫院人事檔案管理工作首先能夠便于醫院了解工作人員的相關信息，不再局限于傳統紙質檔案查詢，能夠幫助醫院節省一定的時間與人力，提高工作效率，能夠在較短的時間內獲取人員信息并按照其信息進行合理的人員安排，從而保證醫院工作的正常進行。同時通過人事檔案的記錄能夠幫助醫院合理設計職工薪酬，根據職工的工作方向與學識水平來更好的優化醫院內部人才結構，提高醫院的人才管理水平[1]。

2 新時期醫院人事檔案管理工作中存在的問題

1）工作人員水平較低。在當前大部分醫院，人事檔案管理工作中的管理人員缺乏專業的檔案管理水平，因為沒有接受過專業的培訓，沒有學過相關的知識，難以較好的開展人事檔案管理工作。其次，由于醫院人事工作較為復雜，且大部分醫院對于檔案管理人員的重視程度較低，在聘請人員是只需要其能夠簡單的保存檔案即可，對于其專業水平的考核較為隨意，以至于大部分人事檔案管理人員綜合素養較低，不能采取當前的先進信息化技術來開展工作，工作效率較為低下。同時，大部分醫院對于人事檔案管理人員的激勵機制不健全，不能夠較好的調動工作人員的積極性，也難以保證人事檔案管理工作水平的提高[2]。

2）檔案設施缺失。新時期醫院建設得到部分資金都用于醫療方面的器材構建與技術引進，對于專業醫療人員重視度較高。而人事檔案管理工作則常常遭到忽視，醫院在該方面投入的資金較少，因此，在購置檔案管理器材時存在一定的局限性。大部分人事檔案管理仍然由人工進行，不能較好地利用先進的人事檔案管理軟件與設備儀器，檔案設施的缺失最后就會導致檔案管理工作效率的低下，也不能引進一些更加先進的管理技術與專業的管理人才，是新時期醫院人事檔案管理工作的一大絆腳石。

3）管理制度落后。在新時期醫院的人事檔案管理過程中，仍然采用傳統檔案管理方法，主要以員工手工整理、記錄檔案為主，而這種人工管理的方式就很容易在記錄過程中出現失誤，即使能夠及時發現也很難進行修正。同時傳統人事檔案管理方法對于人力、物力的消耗較大，檔案管理成本也較高，還需要設立專門的檔案室進行檔案的歸檔。除此之外，傳統檔案管理也容易造成檔案的丟失，在尋找時也具有較大的難度，且在需要進行人員工作安排變動時也要經歷較為復雜的流程，不利于醫院工作的順利開展。最后，由于大部分醫院的重視程度較低，也未能及時改善陳舊的管理制度，最后也導致人事檔案管理制度難以順應時代的發展要求[3]。

4）檔案內容不完善。在當前醫院人事檔案管理中仍然存在內容不完善的問題。隨著新時期的不斷發展，醫院人事變動頻率也大大增加，這就為我國的醫院人事檔案管理工作帶來了較大的難度。人事檔案材料收集不全面、歸檔不及時等問題屢見不鮮，這就導致醫院難以較為迅速的更新人事檔案信息。同時，由于資料收集中形式相似、內容不全等問題，難以真正展現員工的實際狀況，且部分檔案內容存在失真現象。這些都會對醫院人事檔案管理工作帶來困難，影響了人事檔案管理工作的質量。

3 新時期做好醫院人事檔案管理工作的具體措施

1）加強管理人員的培養。人事檔案管理人員的素質直接影響了檔案管理工作的水平與質量，部分人事檔案管理人員對新時期的檔案管理信息化技術掌握度較低，以致于管理工作效率低下。因此提高管理人員素質是極其重要的。首先，醫院可以定期對檔案管理人員進行操作能力與技術的培訓，讓管理人員能夠更好的適應了解信息化的發展。其次，在招聘相關人事檔案管理人員時要注重其素養的考察，選擇具有專業知識的人員。除此之外，也可以建立相關的考核制度與責任制度，不斷加強檔案管理人員的重視程度，也更好地推動醫院人事檔案管理工作的開展[4]。

2）建立健全檔案管理體系。想要進一步保障醫院人事檔案管理工作的規范性與有效性，就要明確落實工作責任，建立健全完善的管理制度與體系。由于人事檔案管理工作內容涵蓋較為廣泛，因此在工作過程中難以較好地保障檔案信息的可靠性與真實性，而通過建立檔案監管制度，可以借助信息技術來實現信息化監管，減少檔案丟失的現象發生。其次可以規范人事檔案管理工作的流程，加強檔案收集中對于檔案形式、內容的檢查力度，減少內容缺失、形式相同等現象的發生，從而更好地提高人事檔案管理的水平。

3）引進現代先進技術。引進現代先進技術是提高醫院人事檔案管理水平的不可缺失的一環，首先要加大醫院對人事檔案管理工作的重視度，撥給更多的資金來幫助管理部門購置較為先進的檔案管理設備與軟件，采用當前的大數據技術、互聯網技術來更好地幫助建立人事檔案管理數據庫，從而提高醫院人事檔案管理水平。

4）提高宣傳力度，提高人員意識。隨著新時期醫院的不斷發展與進步，做好人事檔案管理工作是極其重要的。如果不能與時俱進、創新檔案管理方法，最后都會被時代所淘汰。因此，首先要加強醫院內部對人事檔案管理的宣傳力度，讓管理人員了解其重要性，從而不斷強化管理意識與責任意識，促進醫院人事檔案管理工作的開展。

4 結束語

綜上所述，醫院人事檔案管理水平的高低與其工作質量緊密相連，是保證醫院健康、可持續發展的重要一環，隨著經濟社會的不斷發展，新時期下對于醫院人事檔案管理的要求也在不斷提高，而通過加強管理人員的培養、建立健全檔案管理體系、引進現代先進技術與提高宣傳力度，提高人員意識等具體措施，能夠較好地提升醫院人事檔案管理水平，讓人事檔案管理趨向規范化與標準化，為醫院工作的開展提供最為堅實的基礎。