淺議信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的必要

趙 莉

（山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 濟(jì)南 250000）

對比研究當(dāng)前，數(shù)字化已演變成了各個領(lǐng)域的主要發(fā)展趨勢，檔案管理也是如此。為了能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，需全面展現(xiàn)出信息技術(shù)所具備的作用，把信息載體由物質(zhì)轉(zhuǎn)換成數(shù)字形態(tài)，同時創(chuàng)建檔案目錄，以便于提供更好的服務(wù)。實際上，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案是能長期一同存在的，其可以將取長補(bǔ)短的效果順利實現(xiàn)。確保檔案信息化的有序性和規(guī)范性，屬于檔案信息化的主要工作內(nèi)容，同時也屬于檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。管理人員在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，需立足于國家相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，將管理制度與實際發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合在一起，并嚴(yán)格落到實處，在這一過程中積極總結(jié)。除此之外，要對檔案項目、數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容的格式與結(jié)果提出統(tǒng)一要求，如此才能對檔案展開有效管理。

由于現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展得越來越迅速，因此對于信息技術(shù)的運(yùn)用在各個領(lǐng)域中也變得普遍起來，圖書館中檔案管理工作也逐漸引進(jìn)了數(shù)字化的方案，通過先進(jìn)科技對檔案管理進(jìn)行更加有效合理的安排，將檔案資料以數(shù)字化的渠道進(jìn)行整體管理，為讀者提供越來越充實的服務(wù)

1 圖書館檔案管理信息化建設(shè)定義及檔案管理中的應(yīng)用重要性

2000年國家檔案局明確了“加快檔案信息化建設(shè)”的目標(biāo)，檔案信息化建設(shè)成為未來相當(dāng)長一段時間內(nèi)我國檔案事業(yè)發(fā)展的重點，高校檔案信息化建設(shè)成為我們關(guān)注的問題。那么，什么是圖書館檔案管理信息化？檔案管理信息化具體是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，以提高管理和利用的現(xiàn)代化水平。

通過將現(xiàn)代信息技術(shù)合理的應(yīng)用到檔案管理的日常歸檔與管理過程中，首先需要對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化處理，以便能夠在經(jīng)過數(shù)字化處理之后能夠?qū)n案的原件存儲到庫房中。這樣檔案資料的歸檔和管理都是在電腦上直接操作完成，而并不需要以手動的形式來對照文獻(xiàn)內(nèi)容。同時，檔案管理可直接管理在電腦中，這樣通過利用信息網(wǎng)絡(luò)便能夠便捷地查閱相關(guān)的檔案信息，最大限度提升了檔案管理的構(gòu)建水平。在檔案管理的構(gòu)建過程中應(yīng)用信息技術(shù)，這樣檔案信息便可以數(shù)字化的形式存在，而檔案管理的證據(jù)功能與使用功能便可以直接被區(qū)分開，讓檔案管理的再加工能夠真正實現(xiàn)，從而讓廣大人民群眾能夠更加便利地應(yīng)用檔案管理。相關(guān)的檔案管理能夠被第一時間上傳到信息平臺中，讓不同的單位將內(nèi)部的資源平臺緊密結(jié)合起來，真正達(dá)到檔案管理共享的目的。同時，廣大用戶還可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)將檔案管理連接到信息平臺中，讓廣大用戶可根據(jù)自己的需要進(jìn)行檔案資料查詢，為檔案管理的構(gòu)建創(chuàng)造良好的條件。

2 圖書館檔案管理信息化的內(nèi)容

圖書館檔案管理信息化建設(shè)是一個龐大的系統(tǒng)工程，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用等。

檔案管理信息化首先是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對紙質(zhì)的檔案、聲像檔案、實物檔案進(jìn)行錄入、掃描、數(shù)碼處理，將館內(nèi)各類檔案數(shù)字化，以達(dá)到對檔案信息管理和利用的高效、準(zhǔn)確。其次是通過辦公網(wǎng)絡(luò)，使用文檔一體化管理軟件來完成電子文件的歸檔工作，對電子文檔進(jìn)行準(zhǔn)確的歸檔鑒定，執(zhí)行電子文檔歸檔管理辦法，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔處理，實現(xiàn)電子文檔管理一體化。檔案管理部門還將對電子文檔進(jìn)行及時的接收和進(jìn)入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫的處理。最后，圖書館管理系統(tǒng)通過公眾信息平臺，利用公開的檔案信息，或者是在專用服務(wù)器中調(diào)用，查找保密檔案信息，全面實現(xiàn)檔案管理的信息化。

檔案圖書管理的信息化建設(shè)問題比較圖書信息化建設(shè)和檔案信息建設(shè)存在很大的差異性，在互聯(lián)網(wǎng)+時代下，Web2.0概念的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大力應(yīng)用與發(fā)展加快了信息傳播速度，生活節(jié)奏加快以及生活水平提升的今天，用戶內(nèi)容需求也呈現(xiàn)出多元化特征，內(nèi)容需求以海量內(nèi)容為主。

3 信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的必要性

1）傳統(tǒng)意義上的檔案管理需要很大面積來儲存檔案，還需要大面積的借書室、閱覽室以及采編室等相關(guān)辦公科室。而很多城市，尤其是中等以下城市的政府對圖書館的建設(shè)不夠重視，很難會在城市中心地段建設(shè)正規(guī)化、規(guī)模化的圖書館。這樣一來，圖書館檔案信息化的優(yōu)勢就顯現(xiàn)出來了，它只需要一個很小的空間甚至一臺電腦就可以實現(xiàn)儲存的功能，而不需要大費(fèi)周章的去查找。同時對保護(hù)館藏歷史檔案，對節(jié)約人、財、物力，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)造更好的社會、經(jīng)濟(jì)效益等方面都具有重要的意義。

2）隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的運(yùn)用，使圖書館不再只是傳統(tǒng)意義上的實體，而是一個信息儲存空間。它以用戶為中心，以數(shù)字化的形式在網(wǎng)絡(luò)中高速傳遞文獻(xiàn)和信息，在“用戶”和“文獻(xiàn)信息”之中起著橋梁作用。

此外，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的一個突出特點就是資源信息量的最大化，檔案信息化建設(shè)將為信息社會提供必要的、可靠的、大量的基礎(chǔ)性公共原生信息，滿足人們共享信息的需求，為社會公眾信息的開發(fā)利用提供基礎(chǔ)條件，為信息化起到支撐作用。

3）傳統(tǒng)的圖書館檔案管理機(jī)構(gòu)間是相互隔離的。信息化的發(fā)展為這些機(jī)構(gòu)間的信息共享提供了可能，信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的圖書館檔案管理帶來了生機(jī)和活力。長期以來，圖書館檔案都是以紙質(zhì)的實物形式存在，檔案信息化，可為科學(xué)研究和知識普及等提供智能化服務(wù)。檔案管理信息化是順應(yīng)市場要求應(yīng)運(yùn)而生的，它改變“重藏輕用”的觀念，實現(xiàn)由半封閉型、館藏型向開放型、開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變，融傳統(tǒng)與現(xiàn)代于一體，開發(fā)與利用于一體?？梢淮瓮度?，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享；可縮短二次文獻(xiàn)信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性；還可為行業(yè)和單位的辦公自動化提供日常工作所需的共享數(shù)據(jù)，逐步形成決策咨詢系統(tǒng)，對實現(xiàn)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、高效化將起到重要的推動作用。

4）目前國內(nèi)圖書館檔案管理基本已經(jīng)信息化，很多圖書館采取將傳統(tǒng)服務(wù)延伸拓展到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)上，形成一種傳統(tǒng)與現(xiàn)代結(jié)合的綜合服務(wù)方式，這極大地提升圖書館的現(xiàn)代科技含量和服務(wù)功能，規(guī)避了人工判斷、查找出現(xiàn)的錯誤。檔案信息化，可用翔實的檔案信息支持決策和管理，能夠大大縮短檔案形成和利用周期，避免歸檔過程中容易出現(xiàn)的不及時、不齊全等現(xiàn)象，有利于節(jié)省庫房空間、有利于保護(hù)館藏歷史檔案、對節(jié)約資源，提高檔案工作管理效率都有重要意義。決策的及時正確、管理措施的適當(dāng)，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。檔案人員要管好檔案，就要提前介入到電子文件和管理工作中，提前以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

4 結(jié)論

目前高校圖書館檔案管理工作正朝著現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，它可以使圖書館檔案管理部門從封閉走向開放，提高了檔案的利用率、節(jié)約了大量的人力、物力、財力，對于信息的共享、錯誤率都有了大大的提高。隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來輔助高校圖書館檔案管理工作已成為高校圖書館檔案管理信息化的必然趨勢。