信息時代加強電子檔案管理的有效策略研究

林 琳

（山東能源龍口礦業集團離退休管理中心，山東 龍口 265700）

1 引言

科學技術的發展使得計算機信息技術被廣泛應用于社會各個領域中，這改變了人們的生活方式，也給人們的學習、生活和工作帶來了便利。隨著現階段檔案信息化的發展，電子檔案逐步取代了傳統的紙制檔案，檔案管理逐步進入了信息化的管理階段。在單位的日常管理過程中，會產生大量數據信息資料，將這些信息數據用現代電子計算機技術進行管理，可以有效避免傳統檔案管理存在的問題，提高檔案管理的工作效率，使得檔案管理工作實現質的飛躍。

2 信息時代加強電子檔案管理的價值

1）檔案管理體系規范化。電子信息化檔案管理模式與傳統的檔案管理模式相比，解決問題的速度更快，可以讓檔案資源得以快速共享，還能讓流程的構建變得規范化[1]。使用電子信息技術可以將檔案管理轉換成自動化管理的方式，人為因素和其他因素不能干預，通過設置相關的前期程序，計算機在運行時就可以根據實際的儲存情況實施信息管理，得到完整、準確的信息。

2）提高檔案管理效率。傳統的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進行，并且在實際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現了問題。檔案管理的時間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對上述弊端方面進行了彌補，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯的概率。目前，對于檔案的檢索和應用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

3）實現資源共享。電子信息化管理模式還可以實現檔案管理系統的資源共享。很多企業及公司都將辦公自動化與信息化檔案管理同時辦公，可以實現資源的共享，同時可以進行檔案的歸檔和調用。目前社會信息化空前發展的前提下，檔案管理的電子信息化的管理模式已經成為一種新的檔案管理趨勢，讓人與人之間、各個工作單位之間乃至政府部門的資源共享都更加的快捷，對工作效率的提高有著重要意義。但是，在電子信息化管理模式的檔案管理使用期間，也會發現許多的問題，這就需要管理人員在電子檔案信息化管理方面的力度加強，確保檔案的信息和資源安全，使檔案管理的目標得以實現。

3 信息時代加強電子檔案管理的有效策略

1）加強檔案管理基礎建設。加強基礎建設是保證工作正常開展的前提。尤其在信息化的大環境下，工作人員要將檔案儲存起來，首先要選擇良好的載體與媒介，加強信息存儲的安全性，減少信息源的丟失。其次，時代是不斷發展的，科學技術是正在進步的，許多設備的性能和質量都在不斷提高[2]。因此需要工作人員不斷革新自身技術，加大資金的投入，加強基礎建設，繼而打造出安全的環境。例如，檔案管理人員要確保合適的溫度與濕度，延長信息媒介的使用時限，做好相應的防塵工作，減少對設備產生的不良影響。還要避免其他磁性載體的侵入與干擾。與此同時，檔案利用效果的反饋是了解和掌握檔案價值的客觀依據，也是能好好利用檔案信息的重要前提。例如信息服務的不斷完善，服務質量的不斷加強，反饋渠道的不斷進步，會讓我們越來越好的了解人們生活中所存在的問題，看到當今網絡存在的弊端，更好地服務于人民群眾，使得大家的生活越來越方便，網絡越來越安全，也可以很好地得到保密作用。

2）重視檔案的收集與整理工作。檔案的收集與整理工作十分重要，傳統的紙質檔案管理工作在時間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實際的工作中做好規范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統性，方便檔案查閱。檔案往往有多個卷宗，而在一些年代較為久遠的檔案中缺乏一定的編號，在后期的部門變動和發展中往往會出現十分混亂的現象，無法更好地進行檔案的管理。為了實現規范化的發展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學地進行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續性。另外，需要建立其規范化的管理指標與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規范行為的發生。

3）完善智能化檔案管理體系。為了真正實現“拓寬大數據應用范圍”，必須加大資金投入力度，構建全新的智能化檔案管理體系。所謂智能化，是指在互聯網、大數據、物聯網以及人工智能等先進技術的支持下，采用“能動”方式，滿足人們的需求。智能化檔案管理體系應該包含以下三個特點：第一，即時糾錯系統。在進行電子檔案錄入時，經常出現錯誤信息，而通過大數據分析、計算，圍繞已知的、全部的錯誤類型設計出自動糾錯系統，能夠極大地提升檔案錄入的準確率。第二，智能感知系統。檔案的調取、存放、管理等必須經過嚴謹的流程，而在日常工作中，由于管理人員的失誤造成的檔案缺失現象頻繁出現，而應用此系統之后，能夠起到良好的提醒作用，時刻監督工作人員嚴格執行既定流程。第三，智能驗證系統。“電腦”不同于人腦，通過程序控制執行相關命令，一旦設置上出現邏輯錯誤，其自身無法發現，而在檔案管理的關鍵環節加入驗證程序，能夠搜索出很多檔案中的邏輯錯誤，從另一個層面提升檔案的管理水平。

4）確保電子檔案安全性管理。隨著信息技術的發展，電子檔案管理也越來越依附互聯網技術發展。互聯網的研發速度一定程度上為電子檔案管理提供了方便，同時互聯網技術也為電子檔案管理搭建了寬泛的技術平臺支撐體系[3]。但是，相關網絡監督部門要對互聯網信息監督，技術人員也要定期檢查電子檔案系統是否有被入侵的問題。如有發現被他人電腦入侵的現象，及時查看電子檔案管理的機密文件信息，并將文件及時復制拷貝下來存到 U 盤里，將原有文件及時刪除，保管好重要的機密文件不被泄露。此外，相關單位也要聘請一些網絡安全人才來協助電子檔案管理人員來完成管理工作，加強網絡安全，及時更新辦公系統。此外，還要制定電子檔案信息安全防護管理體系，對涉及單位的機密文件重點保護，防止被同行業工作人員窺探。

4 結束語

國家經濟的發展、社會的進步及信息化技術的不斷發展使檔案管理工作更加便利。在這情況下，檔案管理者一定要了解運用電子信息化進行工作管理的必然趨勢。而此模式同時也是現代化檔案管理的象征。檔案管理者要與時代同進步，學習接收先進檔案管理技術和經驗，提高自身技能，改進電子信息化的管理工作，實現檔案管理工作的信息化和自動化，努力發展好企業及事業單位，為國家和社會獻出自身更多的力量。