學校檔案管理的規范創新與信息化建設路徑探討

韋 美

（廣西工業技師學院，廣西 南寧 530031）

1 引言

職業院校是社會職業教育體系的重要組成，為社會輸送優質的專業技術人才，對經濟社會發展提供人才保障。檔案工作的高效開展能夠充分檔案價值，為職業院校的管理提供有效的參考和依據，但是在實際的管理活動中存在著許多問題，制約著管理效果的提升，需要管理部門結合學校發展形勢，對管理工作進行科學優化，構建完善的信息化管理體系，推動學校健康發展。

2 學校檔案管理存在的問題

學校檔案工作需要對教科研工作和管理活動形成全面的覆蓋，實現資料信息的高效收集和管理，但是在實際的管理工作中存在著許多問題，制約著管理效果的提升。首先是學校對檔案工作的重視程度相對不足，管理人員的檔案管理意識相對薄弱，將大量的精力投入到教科研工作和行政管理中，無法充分認識到檔案工作價值，各個管理環節缺乏有效的溝通協調，無法保證檔案管理制度的高效落實。其次是管理規范不夠完善，隨著信息技術在學校管理運行中的高效運用，大量的數字化資料數據隨之出現，傳統的管理規范已經不能滿足實際的工作需求，而管理部門缺乏有效的創新意識，不能結合實際檔案工作情況進行管理規范的科學創新，無法對相關管理制度進行及時的調整，不利于管理效果的提升[1]。再次是信息化程度相對不足，信息技術的運用能夠有效提升檔案管理效率，實現對管理流程的高效整合，利用網絡渠道實現管理決策和資料信息的高效傳遞，但是當前信息基礎設施建設相對薄弱，無法形成較好的管理效果。最后是管理人員的素質能力存在不足，缺乏主動提升意識，不能對先進的檔案管理理念和技術進行積極的學習，信息知識水平相對薄弱，無法對信息設備和技術進行有效的運用[2]。

3 學校檔案管理的規范創新的措施

1）優化檔案管理思路。規范化檔案管理模式的科學構建是提升檔案管理水平的重要基礎，對推動檔案價值的高效實現起到積極作用，學校要加強對檔案工作的重視，充分整合檔案管理資源，加強相關的政策和資金投入，積極協調相關職能部門，實現檔案工作的高效落實，保證管理制度的貫徹執行。管理部門要轉變傳統的管理思路，形成規范化管理理念，加強對學校教學和管理工作的深入研究，對實際管理需求進行科學分析，明確檔案工作方向，提升管理工作的科學性。要積極學習先進的檔案管理理念和方式方法，提升創新意識，對管理模式進行科學優化，利用信息技術優勢推動管理模式的科學轉型，推動管理水平的提升[3]。

2）完善檔案管理規范。完善的檔案管理制度是保證管理質量的關鍵環節，管理部門要充分結合實際的工作環境，對管理制度進行針對性的調整，整合管理流程，實現對各個管理環節的全面規范，保證資料數據的真實有效，推動管理制度的高效執行。要完善監管機制，對管理環節進行全面監督，及時發現管理工作中存在的問題和不足，實現對相關管理制度的優化，保證信息收集、資料整理、存儲和利用環節能夠嚴格按照制度規范進行推進，提升整體檔案管理水平。要提升創新意識，構建規范化管理體系，利用信息技術優勢，構建完善的信息化管理平臺，利用系統功能建設實現管理規范的高效落實，對管理流程進行科學整合，對管理人員進行有效的規范，推動管理效果的提升。

3）加強管理隊伍建設。檔案管理人員的素質能力是影響管理效果的重要因素，管理部門要加強人才隊伍建設，積極引進優秀的檔案專業人才和信息技術人才，充實管理隊伍，提升隊伍戰斗力。要完善培訓機制，創新培訓模式，利用網絡途徑實現遠程培訓的高效開展，實現對管理人員的全面覆蓋，借助豐富的網絡資源，提升培訓效果。要完善績效考核機制，結合學校發展實際，根據具體的崗位工作進行績效標準的科學制定，形成對管理工作成效的準確評價，將考核結果與激勵政策進行有效的結合，有效激發管理人員的工作積極性和責任心，營造積極的檔案管理范圍。

4 學校檔案管理信息化建設方式

1）加強信息基礎設施建設。信息技術的運用對提升檔案管理水平起到關鍵作用，管理部門要充分結合檔案工作實際，充分整合現有信息資源，進行統籌規劃，推動管理模式的科學轉型。要加強信息基礎設施建設，科學配置專業信息設備，使管理人員能夠利用信息設備實現管理工作的高效執行，形成對數字化資料數據的高效管理。同時利用技術手段，實現對傳統檔案存儲模式的數字形式轉化，有效減少紙質等檔案模式的管理成本，提升管理效率。要加強網絡環境的優化，構建高速的信息流通渠道，推動管理決策的高效執行，實現檔案資源的高效共享。

2）構建完善的信息化管理平臺。管理部門要利用先進技術手段，構建完善的信息化管理平臺，對各個管理環節進行高效整合，實現管理系統對學校檔案管理流程的全面覆蓋。要進行全面的系統需求分析，對系統功能進行科學優化，融入模塊化構建思路，提升系統管理效率。要對系統運行進行全面的監管，對運行數據進行科學分析，及時發現管理活動中存在的問題，并將檔案管理規范進行有效的融入，對檔案資料的內容、格式等進行高效審核，保證資料信息的真實有效。

3）優化檔案利用模式。檔案資源的高效利用能夠為學校教學和管理工作提供有效的依據，而傳統的利用模式只能提供相應的查詢和借用服務，服務水平得不到保證。管理部門要利用技術優勢，對檔案利用環節進行科學優化，加強對檔案資料的分析，對其中的關鍵信息進行準確的提取，構建完善的資料數據庫，為檔案利用提供基礎保障。要優化檢索機制，對使用人員的需求進行準確分析和預測，提供相應的檢索關鍵詞，實現對資料信息的準確定位，提升服務效率，有效滿足使用需求。要利用網絡優勢，實現檔案資源的遠程應用，通過對管理系統的訪問，利用網絡渠道實現資源的高效共享。

4）強化網絡安全防護。信息化管理模式的構建在提升管理效率的同時，也對檔案安全造成嚴重的影響，復雜的網絡環境使得檔案資料容易受到網絡安全威脅的入侵。管理部門要加強對網絡安全的重視，構建完善的安全防護體系。要完善安全管理規范，對管理人員的工作行為進行約束，提升管理人員的安全意識，構建身份識別機制，根據實際管理崗位設定相應的權限，保證管理安全。要利用先進技術手段，提升安全防護效果，利用防火墻技術，對管理系統與網絡間的數據交流進行全面監控，對問題數據進行及時的隔離處理。要利用殺毒軟件，對系統軟硬件設備進行及時查殺，抵御病毒木馬危害。

5 結語

檔案管理水平的提升對學校發展起到關鍵作用，管理部門要充分結合學校發展需求，提升主動創新意識，對檔案管理工作進行科學創新，合理利用信息技術，建設完善的信息化管理體系，推動管理質量的提升，為學校發展提供有效支持。