淺析事業單位檔案管理中的電子檔案管理

包 莉

（大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣經濟貿易合作服務中心，黑龍江 大慶 166200）

隨著信息化進程加深，電子信息技術更加深入生活的方方面面。“高效”、“便捷”、“準確”等觀念已經深入人心。事業單位作為國家工作開展的平臺，每天所要接收和發布的信息，所要處理的事務更是零散和復雜。而事業單位檔案管理工作也面臨著巨量的信息涌入，電子化是必不可少的。當下電子檔案管理已在事業單位普及，信息化程度的提高為檔案管理工作帶來重大變革，在其優點充分展現的同時，這種管理方法所帶來的問題也逐漸成為管理者思考的重點。如何才能充分發揮其優勢，合理規避它所帶來的風險。這也是筆者探討的重點。

1 事業單位檔案管理中采用電子檔案管理的優點

1）綠色環保。首先，紙質檔案每一次的編撰、印制、發行和收集都需要較大的資金投入。紙質檔案材料的發行給事業單位帶來的是巨大的印刷量，這種方式對于檔案編制人員的容錯率也是極低的。一個錯誤的檔案編制就意味著一次巨大的紙張浪費。對比之下，電子檔案符合當下社會對于環境保護的要求。它依靠的是事業單位現有的電子信息平臺無論是編輯還是發放回收都十分便利。且具有較高的容錯率，方便發布者隨時進行重訂，不會有較大的成本壓力。

2）節約人力成本，提高工作效率。在檔案管理工作中，檔案的錄入、查缺補漏及檔案的調轉都需要大量的人力資源投入。紙質檔案對于填寫者的容錯率同樣較低，所以在錄入的過程中往往需要對填寫要求有一定了解的人對填寫者進行指導。而紙質檔案的查缺補漏更是事業單位檔案管理工作中內容繁重的部分。如果檔案存在缺失需要專人將其補充全面后將原檔案拆裝重訂。電子檔案管理依靠互聯網平臺優勢，將檔案的第一錄入者定位于檔案持有者本人，在減少了事業單位檔案錄入者工作量的同時，搜收集的也更加可靠詳實。信息數據輸入和修改變得快捷方便，所有檔案信息化整為零，可以隨時隨機整理；電子化信息檢索方式更加多樣，只需要輸入相關的關鍵詞即可篩選查閱，能夠滿足查閱者不同的查閱需求，極大減輕了工作負擔。除此之外，隨著近年來人口流動性的加大，檔案的調轉工作也成為事業單位檔案管理工作中的重要一環。跨區域的檔案調轉在互聯網上只需要極短的時間，極大的降低了這一工作的人力成本。為“便捷”、“高效”的事業單位服務提供了更多可能性。

3）存儲環境穩定，節約實際空間。電子檔案極大體現了信息化輕便、集約的特點。傳統的存儲方式不僅需要專門的存放空間，對存放環境的要求也是相對較高的。即使這樣的條件下依然存在一定環境帶來的損耗。檔案利用率也因此受到極大限制。電子檔案可存儲的空間非常靈活，不受環境限制。檔案材料的利用率也得到了極大的提升。

2 事業單位檔案管理中電子檔案管理的現狀及問題

1）檔案管理相應制度不完善，檔案管理工作不受重。檔案工作作為事業單位管理的基礎性工作之一，上級部門對其的監督指導相對較弱，所以各單位領導和相關工作人員對這一工作重要性的認識程度直接決定著檔案管理工作的質量。由于一些事業單位的領導檔案意識的缺乏，對檔案工作消極的態度，導致各級人員普遍忽視檔案管理。檔案工作已由紙質轉為電子化管理的當下，一些單位仍沿用之前陳舊落后的管理制度，沒能有效利用電子化帶來的便利，使得當下的檔案工作仍處于重收集輕整理，重儲存輕利用的情況中。而與電子化相適應的收集、保密、借閱以及監督機制的缺乏甚至是空白也已屢見不鮮。

2）檔案管理信息化在硬件方面的落后。由于對于檔案管理工作的重視不夠，很多事業單位的檔案工作得不到應有的人力、物力、財力保障。檔案管理的相關設施、設備存在包括更新緩慢、老化嚴重、缺乏安全防護措施等一系列問題，很多事業單位中檔案管理工作所用的設備都是其他部門使用率不高或長期使用后淘汰的，這使得檔案管理工作在效率和安全性上都存在不足。

3）檔案管理相關工作人員專業素質不高。電子檔案管理工作的普及在要求相關工作人員具有較高思想道德修養的同時也要擁有扎實的專業知識和一定的業務能力。當下很多機關單位檔案管理工作人員缺乏必備的職業修養，工作態度敷衍馬虎，消極被動，缺乏學習意識。加之單位層面缺乏相關的專業培訓。最終導致檔案管理人員自身專業素質不高，不能適應當下電子化檔案管理的工作要求。

3 對于事業單位電子檔案管理的優化建議

1）完善檔案管理制度，提高檔案管理意識。事業單位要盡快適應電子檔案管理工作的特點。根據不同單位的檔案管理工作特點建立健全與電子檔案管理相關的包括檔案管理工作人員選拔制度、檔案管理工作監督制度、檔案管理工作規范以及檔案管理工作責任制度等在內的一系列制度和規范。除此之外對于電子檔案管理中包括檔案安全、檔案整理等重點環節要建立一套具體的、規范化的、可實施的指導方案，要求工作人員嚴格貫徹執行《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》。讓檔案管理工作在部門層面有責任框架支持，在具體工作層面有可規范化的流程指導。

2）加強檔案管理方面的硬件建設，提高檔案利用率。硬件建設是電子檔案管理的前提，是電子檔案工作得以平穩運作的基石。電子檔案管理依托于當下電子科技的發展，各單位應提高在檔案管理設施建設方面的投入。一方面要配置技術成熟、性能穩定，安全性高的軟件和系統，拒絕使用盜版的、未知的、存在安全隱患的軟件。做好設備網絡安全防護并定期殺毒、升級與維護。有關部門間可協調推出統一的檔案管理軟件，對各部門檔案管理相關工作進行統一規劃、統一設計、集中上傳、集中管理，這樣極大提升了檔案信息的流通性，提高檔案的利用率，充分發揮電子檔案管理高效便捷的優勢。

3）注重人才引進與培養，努力提升相關工作人員專業素養。相關工作人員的專業程度極大的影響著電子檔案管理的水平。電子檔案管理具備互聯網背景下規模大、運轉快和形式多樣的特點，需要事業單位培養引進包括研究型、操作型、管理型等在內的高素質人才并根據不同檔案管理工作的性質對人才資源進行合理的配置。在人才培養上首先要樹立正確的人才觀，做到重視相關專業的人才，制定規范的、系統的人才獎勵晉升機制和人才培養計劃。其次，加強相關企業和事業單位相關部門之間的聯動，學習先進企業的電子檔案管理辦法，通過聘請專業人士進行講座，引進先進企業的人才培養體系，綜合提高事業單位檔案管理人員的專業素養。最后，制定檔案管理工作的相關考核、獎勵和淘汰機制。全面調動相關工作人員積極性，提高其責任意識，從而實現整個檔案管理隊伍素質的提升。

4 結束語

電子檔案管理憑借大數據的支持，集約化的特點極大的符合當前時代對檔案工作的新要求、新期望，遂已取代傳統的檔案管理方式成為事業單位檔案管理中不可忽視的部分，但當前事業單位但電子檔案管理在制度方面、硬件方面和相關人才儲備方面都存在許多缺漏。要充分實現電子化管理的優勢需要相關單位部門一方面完善管理體系與相關制度，另一方面加大檔案管理工作硬軟件方面的建設。最終實現高效的，集約的電子檔案管理。