關于文書檔案管理工作的規范化思考

張春艷

（大慶油田第五采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

文書檔案管理工作在社會上各個行業中都有著廣泛的應用，主要應用群體有企業、單位和機關。需要根據實際需求按照一定的規則進行書面的收集、整理、保管、利用的過程稱之為文書檔案管理。為了保證檔案文書工作的質量，我們需要對科學合理的進行文書檔案的管理工作，才能保證文書記錄的正確性和規范性。只有在對文書檔案管理工作不斷進行規范化的處理方式，才能使文書檔案管理工作越來越高效合理，促進企業、單位和機關的發展進步。

1 文書檔案管理工作規范化的影響因素

經過對現有資料的整合和研究，我們對文書檔案管理工作規劃范產生影響的幾個主要因素進行歸納總結：

1.1 技術原因

現階段，大部分企業管理者對文書檔案管理工作敷衍了事，這就嚴重影響了文書檔案管理工作的質量。事實上，隨著時代的發展進步，企業的檔案管理基本實現了信息化建設，但是根據實際的調查研究發現，大部分的企業的檔案信息化建設水平較低，使用的計算機技術和系統仍然比較老舊，無法滿足現代的文書檔案工作需求，而且有些企業雖然已經應用了較為先進的系統設備，但是難以真正進行有效利用，大多都停留在檢索、瀏覽等功能上。另外，隨著計算機技術的飛速發展，文書的檔案系統向著更加先進的方向不斷發展，出現更多文書檔案的新技術，為文書檔案工作的開展起到了巨大的推動作用。但是現階段，還是有很多企業沒有對新技術進行有效的吸收和使用，這就要求相關企業能夠不斷加強新技術的應用，以提高文書檔案管理水平。

1.2 人為因素

檔案管理人員是決定文書檔案管理規范化的關鍵，只有具備足夠的專業知識水平和豐富的操作經驗，才能滿足文書檔案管理工作的規范化要求。但是現階段的部分企業都沒有完善的人才儲備，大部分的文書檔案管理人員都沒有達到相應的要求，嚴重降低了文書檔案管理工作的質量。隨著時代的發展進步，文書檔案管理工作都是通過計算機進行操作，這就需要文書檔案管理人員具有一定的計算機操作水平，但是現階段大部分企業的文書檔案管理人員的計算機水平較低，無法對檔案管理的系統完全掌握，這對文書檔案管理工作的規范化發展也起到了不小的影響。現在的很多企業沒有專門的人員進行文書檔案管理工作，企業的文書檔案管理工作由其他部門的員工承擔，這種現象也對文書檔案管理工作的規范化產生影響。

1.3 觀念因素

文書檔案管理工作對企業的發展進步有著巨大的促進作用，企業在制定下一步的發展規劃時，文書檔案管理工作可以提供相應的信息資料，為企業的決策提供幫助，所以說企業的文書檔案管理工作具有很重要的作用。但是根據實際的調查研究發現，很多企業管理者觀念落后，認為文書檔案管理工作沒有實際作用，忽視了文書檔案管理 工作。

2 企業文書檔案管理工作規范化的實現方法

2.1 完善文書檔案管理工作信息化建設

隨著時代的發展和改變，我們全面進入了信息時代，信息技術對很多領域的發展進步起到了巨大的推進作用，文書檔案管理工作的信息化建設也是時代發展的必然趨勢。通過對文書管理工作的信息化建設，可以有效的對文書管理工作的工作效率進行提升，促進文書檔案管理工作的開展與進步。通過對先進的計算機技術和網絡技術的應用，可以有效的提高文書檔案管理工作的效率和準確程度。文書檔案管理工作的規范化，是一個系統性工作，需要重視企業工作人員建檔、歸檔意識的提升，在此基礎上推進文書檔案電子化發展。隨著計算機技術的廣泛應用，無紙化辦公模式已經逐漸取代傳統檔案管理模式，因此企業文書檔案管理工作人員應當合理利用計算機網絡技術，提升文書檔案管理工作的整體效率與質量。

2.2 重視文書檔案管理隊伍的建設

企業文書檔案管理工作需要依靠人完成，因此應當充分重視文書檔案管理隊伍的建設，這是實現企業文書檔案管理工作規范化的重點。主要從以下幾個方面出發：1）重視文書檔案管理工作人員綜合素質的提高。企業領導層可以采取鼓勵自學、培訓等一系列方式，提升文書檔案管理人員的專業水平，使管理人員了解與掌握文書檔案工作中的每一個環節及其相應的要求，確保文書檔案管理工作的有效性。2）重視文書檔案管理工作人員思想層面上的建設，加強文書檔案管理人員的服務意識，在對文書檔案管理人員進行篩選的過程中，應當側重于責任心強、政治可靠以及行為端正等方面，同時加強工作人員的教育培訓，關心他們的生活、工作，以此充分調動文書檔案管理人員在工作上的熱情與積極性。

2.3 建立一個健全的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是文書檔案管理工作的行為準則，是規范化文書檔案管理的關鍵所在。因此，企業領導應當根據相關的法律條文，結合企業文書檔案管理工作的實際狀況，制定一個健全的文書檔案管理制度，其中必須包含文書檔案的收集、整理、統計、處理、鑒定、借閱以及銷毀等一系列環節，以此提高企業文書檔案管理工作的規范性，使文書檔案管理工作中的各個環節都能夠實現規范化、標準化以及統一化，不再僅僅只重視文書檔案保管、整理，還要重視挖掘文書檔案的內在價值。

3 結語

文書檔案管理工作對企業的發展與進步可以積極的促進作用，需要我們對文書檔案的管理工作進行高度的重視。現階段我國的文書檔案管理工作還存在很多的問題和不足，只有我們對這些進行不斷的研究解決，才能為企業的發展打下堅實的基礎。本文首先對文書檔案管理工作規范化的影響因素進行了介紹，接下來針對這些因素提出了實現文書檔案管理工作規劃范的具體實行辦法，希望可以為文書檔案管理工作今后的發展提供幫助，促進企業的進步。