檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究

馮 娜

（山東能源龍口礦業集團離退休管理中心，山東 龍口 265700）

1 引言

檔案管理工作是各行業日常工作的重要組成部分，檔案資料對于各企業來講都是寶貴的資源，能為企業發展的下一步目標制定起參考作用。檔案管理的信息化不是一件輕而易舉的事情，其涉及一套全新的檔案管理體系，不僅有著各種硬件上的要求，對于檔案管理人員的素質也有著更高的要求。在這樣的情況下，檔案管理的信息化就不是一件容易的事情了。其中，既需要以往檔案管理的經驗，以便從中找到錯漏之處加以彌補，也需要對檔案管理信息化的整個體系過程有一個實現的把握，這樣才能夠讓檔案管理信息化真正地落到實處，也才能夠最大程度地提升檔案管理的效率，徹底地發揮出信息技術的先進作用。

2 檔案信息化管理

在新時期的發展中，為了有效整合各項數據、資源和信息，相關部門需要利用計算機網絡技術進行搜索，有針對性地解析數據結構和篩選結構，以獲取準確的對應結果。在信息時代，互聯網技術得到廣泛應用，并發揮著重要作用，有利于提升運行的整體效率，利用計算機技術的統計過程，準確設定關鍵詞，合理篩選有效信息，這些信息可以文字形式呈現，確保高速傳動序列數據搜索滿足企業的實際需 求[1]。從信息技術在檔案管理中的公用角度進行分析，檔案管理人員需要掌握信息技術的基礎特性：

1）社會性公用。信息技術的功能作用于社會各個階層，這樣能夠獲取更多的信息，將人工操作轉變成設備存儲和篩選，提高檔案管理的整體效率。

2）技術的廣泛應用。現階段，我國很多行業都將信息應用作為提升產業鏈條的關鍵，相關部門需要深入分析信息技術的特性和社會需求，并做好技術突破，根據技術自身的情況積累技術結構，確保后續發展滿足要求。

3 檔案信息化管理及推動檔案信息化建設的策略研究

1）更新軟硬件設施設備。信息時代下各行業各領域檔案管理部門形成海量數據，巨大的數據信息資源對檔案信息化工作產生了更高的要求，信息化建設工作的軟硬件設施設備條件則水漲船高。檔案信息化指的是通過信息技術手段對形成的電子信息資源進行整合與管理，對收集、整理、整合、鑒定、利用等工作環節進行優化。對原有館(室)藏紙質載體的檔案資源，同樣也依托這些軟硬件設施設備完成電子化后從而使檔案信息進入信息化平臺。總體來講，大數據時代下各級檔案管理部門為了更好地實現信息化建設，一手要抓硬件方面的保障工作，另一手要抓好軟件方面的技術支撐，引進高效、先進的信息化管理系統以及內部連接網絡終端等，提升檔案信息化用戶體驗效果，便于檔案信息化工作更好地服務單位的主營主業。

2）優化檔案信息管理手段。目前許多企業正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲存的重心轉移到電子檔案上，且傳統的檔案管理手段逐漸無法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級顯得十分重要。企業可以引導檔案管理人員轉變工作理念，學習新的檔案管理理念應對日常工作。此外，應加大對檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據信息時代的檔案管理需求進行優化改革，實現兩種管理手段的平穩過渡，不至于因升級管理手段出現工作失誤。同時要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時間的鋪墊準備才能實現。例如，某企業在實施檔案管理手段升級工作時將原有的管理方法逐條分析，將與企業發展和檔案管理工作不相適應的部分去除，再在實踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產生工作失誤，保障了企業發展的平穩 順利[2]。

3）構建信息化服務體系。檔案管理人員要運用現代化的技術手段，對檔案信息有一穩定的開發和利用，使工作人員從手工勞動中解脫出來，為科學管理和有效利用信息資源提供技術支持。其次，要建立檔案數據庫，開展相關的檔案咨詢服務，以此促使檔案信息服務系統有效建立。最后，還要攀升檔案信息資源體系。比如在建立某行業檔案信息資源體系時，要對相關的檔案信息進行總體開發和綜合管理，為某一行業提供有效的服務。與此同時，網絡誠信在我們的生活中起著相當重要的作用。因此，建立完善網絡誠信體系在一定程度上有利于管理工作的順利開展，這就需要我們多方面配合完成。于信息化環境下做好檔案安全管理工作，就需要堅持用高格調的文化產品，大力弘揚健康積極的優秀文化。

4）提升人員專業素養。在信息時代下做好檔案管理的信息化工作，還要注意檔案管理人員素質的培養和提升。在信息化模式下，對于檔案管理人員的素質要求是與以往不同的。由于各種設備的日常維護和各種檔案管理軟件的使用，檔案管理人員必須對這一部分知識有一定的了解。此外，檔案管理人員安全意識的培養也是重中之重。與以往不同，在信息化下，各種檔案資料的丟失和泄露更多地來自網絡上，這就要求管理人員要具有一定的網絡安全意識，對于自己的工作行為有足夠的認知，杜絕工作上的不必要失誤[3]。比如，在以往的檔案管理工作中，工作人員是要有良好的記憶能力，有一定的耐心，能夠沉下心來面對繁復的檔案整理工作。而在信息化模式中，不論是對于各種管理設備和管理軟件的熟練度，還是對于各種管理理論的認知，都對檔案管理工作的效率起著至關重要的作用。因此，檔案管理人員的專業素養就變得極為重要。

5）強化檔案信息安全系數。新時代下網絡上的各類信息更具開放性，檔案資料的傳播速度得到大幅提高的同時，檔案信息的安全性也受到了網絡環境的沖擊。要保護檔案資料不受侵害，檔案管理人員應對資料進行加密處理，同時使用網絡防火墻防范病毒破壞檔案管理系統。此外在檔案管理部門開發管理系統時要將軟件安全系數是否達標列為重點審核項目，從根源上建立防護，保護檔案信息安全。可以引進安全技術提高檔案資料的安全系數，先進的技術能為檔案資料安全系數提高工作打下良好基礎，且這項技術為檔案管理工作帶來的便利是遠大于其投入資金的。例如，某檔案管理部門制定了嚴格的資料查看使用制度，對普通員工僅賦予資料查看權，不允許私自下載更改；對于領導干部賦予下載權和查看權；若需要對資料進行更改，需要取得檔案管理工作的直接領導人批準，使用期限驗證碼進入資料庫對資料信息進行修改，經過管理部門審核后方可上傳，為檔案資料的安全系數提供了保障。

4 結束語

檔案管理和檔案管理部門對于一個公司或企業都是很重要的，檔案信息化建設勢在必行，這關系著檔案信息資源的開發、共享和利用。檔案管理信息化的建設是一個任重道遠的重大工程，目前還有很多方面需要提高，推動檔案管理信息化對企業的進步將起到不可估量的作用。