基于大數據的高校檔案信息化管理方法

辛克盛

（青島大學，山東 青島 266071）

檔案管理，作為高效運營當中的重要模塊，信息繁雜，分類、處理以及管理等方面都存在著許多困難。如果是高校的檔案管理變得更加信息化，那么不僅能夠降低檔案管理的工作壓力，節約人力，而且在檔案管理和獲取的效率方面，成效也非常顯著。

1 現階段高校檔案管理的情況分析

1.1 高校檔案管理觀念有待轉變和提升

在以往很長一段時間內，高校在進行檔案管理的過程當中，常常遵循傳統的檔案管理辦法，更加注重對于紙質檔案的管理和收藏。這樣的檔案管理方法，不僅在效率方面無法取勝，而且還會造成大量的人力物力損耗。此外，過度重視紙質檔案的管理，而忽視檔案的信息化管理，一旦發生紙質檔案的損毀，那么就很有可能造成檔案丟失的不良情況，影響高校的正常運行。所以說，現階段高校的檔案管理觀念有待提升，高校需要充分認識到檔案信息化管理對于信息管理效率提高，以及檔案信息保護的重要性[1]。

1.2 高校檔案信息化管理缺乏專業性人才

由于長期采用紙質檔案管理方法，所以很多高校的檔案管理人員，目前對于大數據時代下的檔案管理工作，還沒有足夠深刻的認識，在大數據時代下的檔案管理工作素養還有待提高。這些檔案管理工作人員，因為對大數據的認識不足，所以常常很難獨立使用大數據檔案管理設備，對大數據檔案管理的主要特征也認識不足，所以在進行高校檔案數據化管理的時候，總是存在許多亟待解決的現實問題。簡單來說，現階段高校的檔案管理工作當中，缺乏專業的信息化管理人才。

1.3 檔案管理目標不夠明確，工作紊亂

檔案管理是高效運行當中的重要內容，各種各樣的檔案錯綜復雜，對檔案的歸類和整理也有著非常大的工作難度。再加上一些高校，只是初步開始了檔案信息化管理的探索，在檔案信息化管理方面還缺乏足夠的經驗。所以，很多檔案管理人員在進行檔案的信息化管理時，很難有在傳統檔案當中那樣清晰的管理思路，能夠將各類檔案進行分門別類地整理，明確管理目標，采用合理的管理辦法。在高校檔案的信息化管理當中，在短時間內沒有辦法完全適應這樣的檔案管理方法，所以在工作當中常常造成目標不明確，檔案分類不嚴謹等現象，導致高校檔案信息化管理呈現紊亂的狀況[2]。

2 大數據時代高校檔案信息化管理的可行策略探究

2.1 轉變傳統的高校檔案管理理念

高校對于檔案信息的管理持什么樣的理念，對高校檔案的管理產生著直接影響。所以，要想轉變傳統的高校檔案管理理念，提升高校檔案信息化管理的能力，必須首先轉變傳統的高校檔案信息管理觀念，培養大數據時代的高校檔案信息化管理意識。首先，高效的檔案管理工作人員需要更新自己的檔案管理觀念，轉變傳統的檔案管理辦法，積極學習大數據時代各種檔案管理的技能和知識，并且運用到自身的檔案管理工作當中。其次，學校決策人員的觀念也需要轉變。只有高校管理層對于學校檔案信息的管理，有足夠的認識，并且能夠與時俱進，注意到現階段的高校檔案信息管理辦法，已經不能滿足高校的未來發展需求，并且愿意為高校檔案信息化管理，傾注一定的物力財力和人力。比如，投入資金購買檔案信息化管理設備、投入資金，培養高校檔案信息化管理人才等等。總而言之，要想從根本上改變高校檔案管理的傳統方法，高校管理層就必須首先改變自身的傳統觀念，做到與時俱進，從學校的檔案管理工作需求出發，尋求新的檔案信息化管理辦法，在檔案管理工作的物質基礎方面，投入一定的資金和人力支持。

2.2 從增強高校檔案管理人員的自身專業素養方面出發

高校檔案管理工作人員，是高校檔案管理的主體。其是否具備足夠專業的檔案管理素養，對高效的檔案管理工作質量產生著直接影響。因此，僅僅只是從檔案管理理念的轉變方面，是無法從根本上提高高校檔案工作管理水平的。所以，要想適應大數據時代檔案管理工作的開展潮流，就必須要提高高校檔案管理工作人員的自身素質，增強檔案管理人員的信息化管理專業素養。對此，學校可以投入一定的資金，對學校檔案管理工作人員進行定期培訓，加深其對于大數據時代信息管理的認識，不斷提高這些檔案管理工作人員的專業能力和專業素養，只有這樣，才能促進學校的檔案管理工作效率不斷提升。此外，大數據時代也是一個瞬息萬變的時代，我們的檔案信息化管理辦法也不是一成不變的，而是隨著時代的發展不斷變化的。因此，高校檔案管理人員在增強自身專業素養的同時，要注重跟隨時代潮流，不斷更新自身的管理能力和管理意識，不斷學習新的檔案管理技能。

2.3 明確檔案管理目標，確保檔案管理工作井然有序

就像傳統的檔案管理那樣，對于檔案的分類和歸是至關重要的。只有把不同的檔案分成不同的類別，將不同類別的檔案進行不同方式的儲存，才能夠確保需要這些檔案的時候能夠迅速調出。在大數據時代也是這樣，要想使檔案管理工作高效化，專業化，就必須要確保檔案管理目標明確。無論是在對于檔案的分類和整理上，還是對于檔案管理方法的選擇上，都需要進行充分考慮。所以，高校檔案管理工作人員在進行工作的過程當中，首先需要充分明確檔案管理的目標，對各類檔案信息進行整理和分類，區分檔案管理當中的重點部分和次要部分。就確保檔案管理目標明確，管理重點突出，才能保證檔案管理工作進行得井然有序，不至于陷入到混亂的狀態當中。

2.4 構建完善的檔案信息化管理平臺

如果說檔案信息化管理技術和能力是軟實力的話，那么檔案信息化管理平臺就是硬實力。高效的檔案信息化管理，就是需要軟實力與硬實力相互結合，形成合力。學校需要充分認識到的是，僅僅依靠計算存儲，是無法滿足現階段高校檔案信息存儲和管理的要求的。所以，要想讓高校檔案信息化管理工作落到實處，高校還需要為檔案管理工作人員提供一定硬實力的支持。就像前文中提到的那樣，在必要的時候，要為高校檔案管理工作人員提供一定的技術支持和資金支持。只要是檔案信息化工作管理當中所需要的設備和技術，高校就要引起足夠的重視，及時補充和滿足。就比如檔案信息化管理平臺，就需要高校投入一定的資金去進行構建，只有有了穩定的高校檔案信息化管理平臺，才能夠確保高校檔案信息化管理工作能夠穩步推進。

3 結語

總而言之，大數據時代的來臨，為高校檔案信息化的管理提供了優渥的發展土壤。而高校本身也要及時抓住這個機會，不斷轉變傳統的檔案管理觀念，構建完善的檔案管理信息平臺。才能確保學校的檔案管理觀念與時俱進，檔案管理能力與日俱增，能夠滿足現階段高校的發展要求。