信息化時代創新檔案管理服務模式探究

朱曉光

（巨野縣檔案館，山東 菏澤 274900）

1 前言

大數據對于當前社會各個領域的發展產生積極影響，對于其的可持續發展和穩定運行起到奠基的作用。從檔案管理方面來說，其最根本的任務就是針對各項的檔案信息展開有效的管理，并且其中具體涉及的內容相比廣泛，同時也具備復雜性特征，因此管理起來也有一定的難度。不難發現，如果可以將其結合大數據有機融合優化調整，可以促進規范、科學的檔案管理數據中心構建，進而在促進現代化檔案管理目標達成的同時，還可以提升管理效率和管理水平。

2 對于大數據檔案管理工作的理論概述

在進行檔案管理的過程當中應當具有將大數據相關理念引入的意識，針對檔案管理工作展開積極創新，由此才可以促進檔案管理工作服務質量、效率的有效提升，主要需要遵循以下幾點內容：

1）檔案管理人員一定要提起重視，強化大數據的應用意識。作為檔案管理人員而言必須要充分重視大數據，大數據可以影響信息化的發展，而檔案作為信息化的載體可以實現數據的合理轉換。基于不同類型工具中所應用 相關數據，可以幫助工作人員明確該如何定論，幫助工作獲取所需的數據信息。

2）制定以網絡為基礎的檔案管理體系。在大數據發展的過程當中，作為檔案管理人員始終要秉承的是開放型的理念，充分發揮大數據的優勢和特點，突破傳統的理念束縛，進行檔案新管理模式的制定。

3）重視數字化。在大數據不斷發展的同時，作為檔案的管理人員而言必須要充分重視數字化，并且給予數據化足夠的關注。在進行檔案信息管理的時候要采取網絡寬覆蓋以及智能化的搜索方式，加強對于表格和圖形的管理，只有這樣才能夠確保所提供的數據資料更為完善、準確度更高。

3 信息時代檔案管理的新特點

1）信息來源更為多元化。之前紙質文件作為檔案信息的重要來源，但是存儲空間是非常受限的，加上所采取的落后管理方式，因此作為檔案的管理部門職能對檔案的信息進行選擇性的收集，而由于檔案信息來源比較有限，一些具備研究價值的資料會因為各種原因未能實現收檔，這也非常不利。而檔案信息化不僅僅可以有效避免此類現象，還可以電子文檔的形式進行各類文件的儲存，這對于檔案的收集以及后續的管理工作而言帶來了非常大的幫助。

2）信息處理更為高效。檔案管理人員利用計算機進行相應的操作不僅僅可以最大限度上節省時間，還可以歸納整理所收集的電子檔案，這樣一來紙質檔案的順序不會被破壞，還能夠保障電子和紙質檔案的一一對應。而對計算機加以運用還可以減少工作人員的工作量，有效避免因人工出錯導致檔案出現錯誤。除此之外，利用信息技術檢索檔案也更為方便，只需要在搜索框內輸入所需要查詢的信息，就會即時找到所需的檔案，省時省力。而檔案信息化的管理還有利于信息的進一步傳輸，不受任何條件的限制。

3）檔案管理更加安全。傳統的紙質檔案最大的弊端就是很容易受環境的影響而出現損壞，并且從長期的角度來說也不利于保存。但是電子檔案完全可以避免這一點，通過電子文檔的形式在硬盤當中進行檔案信息的存儲不僅僅安全系數更高，找尋起來也更加方便。一些較為重要的檔案還可以進行加密和備份等處理，極大程度上保障檔案的長期安全性。

4 信息時代檔案管理創新措施

1）提高管理的標準化。在進行檔案信息化管理的過程當中軟硬件不匹配以及文件形式出現不兼容的情況非常常見，這也是檔案信息化管理當中需要迫切解決的問題。對此，在進行檔案信息化管理的過程當中，必須要確保計算機軟硬件、網絡通信以及數據庫處于一個統一的標準，這樣信息化的優勢才能夠得以充分的發揮。這一方面可以運用統一的方式來進行軟硬件的購置，制定統一的管理制度和調度標準，這樣一來檔案管理工作不僅便捷還非常高效。

2）建立完善的數據服務體系。這一方面首先應當就檔案信息管理系統進行進一步的完善，并且加強開發以及運用檔案信息軟件的力度，就檔案工作各個環節的自動化水平進行提升。其次，要加強假設檔案資源數據庫，審核檔案的真實性和可利用性，規范信息錄入的標準。最后，要進一步加強檔案資源的數字化建設，在針對一些具備一定價值檔案資源的時候應當采取電子檔案的方式對此類檔案資源進行備份，確保檔案信息的安全性。

3）創新檔案服務模式。傳統的檔案服務主要的方式就是借閱，從而促使檔案信息更好的進行傳播、共享以及利用，這樣的方式限制性較強，并且在進行借閱的過程當中檔案文件很容易受到不同程度上的損壞，為了給檔案的受閱提供更加便捷優質的服務，本文認為可以進行內部局域網絡的構建。這樣一來，在辦公室當中就可以完成手續的辦理，檔案管理的效率也會得到提升。而檔案管理人員可以進行檔案網站以及公眾號的建立，在為社會公眾闡述檔案管理工作內容以及相應服務的同時，在官網以及公眾號上傳播一些具備警示作用和宣傳教育作用的電子化檔案。這樣一來，人們通過手機就可以完成相應的預覽，對于檔案相關的公布性文件進行閱讀，檔案信息的傳播必然會更加網絡化和社會化，而社會公眾對于檔案管理工作也會給予更多的配合和支持。

4）保證檔案信息的安全。在檔案信息化不斷發展以及網絡信息化不斷促進檔案信息共享利用的同時，必須要充分重視檔案信息的安全性。相比傳統紙質檔案來說，電子檔案的安全性管理更需要進行保障。對此需要以電子檔案的特點為主進行相關安全措施的制定。首先，可以運用殺毒軟件以及設置防火墻來對檔案信息保駕護航。其次，還可以依照檔案密級采取對應的密碼防護措施，并且進行操作權限的設定。不僅如此，本文認為還可以將一些新技術運用進行，例如指紋錄入以及虹膜識別等，而只有身份認證的精度得以確保，電子檔案的安全系數才能大大提高。

5 結束語

經過上文的探究不難看出，相比國外而言我國大數據技術起步較為落后，發展至今時間仍較短。而隨著我國社會以及人們物質生活水平的不斷提升，各項技術都得到了非常大的發展。現如今人們對于生活的要求逐漸增高，而作為檔案的管理人員而言必須要重視此項工作，要認識到數據也就是資源的思想，在工作的過程當中要秉承創新的精神，不斷將新技術引入到這一項工作的實施當中來，只有這樣才有助于相應數據化為基礎生命周期的形成，而檔案管理這一項工作的服務水平才能夠得到極大的改善，才能夠滿足人們的多元化需求，針對性的為社會公眾提供更為優質、貼心的服務。