試論企業養老保險檔案的信息化管理

王曉莉

（山西省忻州市忻府區社會勞動保險所，山西 忻州 034000）

隨著人們生活水平的不斷提高，人們對生活質量也有了更高的要求，對養老保險也越來越重視，企業為員工繳納養老保險也更為普遍，企業內部人員通常較多，涉及的養老保險檔案也比較復雜，因此進行信息化管理可以大大降低企業養老保險檔案管理的工作量，提高工作效率，使企業的管理發展與現代化科技相融合，確保每一名員工的養老保險資料、數據都準確齊全，保障員工的合法權益，促進企業的持續發展。

1 企業養老保險檔案管理信息化的必要性

1.1 可以使檔案信息利用更加快速便捷

企業養老保險的辦理是為了保障員工的個人生活和權益，在職期間，員工可能會需要利用養老保險中的相關信息，檔案信息化管理可以把信息轉化為電子數據，只用通過網絡查找或線上搜索就可以快速提取自己想要的信息，信息化管理可以使數據的保存和利用更加便捷，具有即時性，不斷更新，保證所提取的信息都是最新的，提高信息的時效性。信息化管理可以實現數據的遠程共享，避免員工來回查找浪費時間和精力，可以有效的提高檔案信息的利用率，為員工和企業管理提供便利。

1.2 可以節約紙質檔案信息的保存空間

傳統的養老保險檔案都是紙質資料，需要有足夠的空間專門存放，還需要確保檔案庫房的安全性和保存條件符合要求，需要投入大量的資金、人力和物力，而使用信息化管理就可以解決空間不足的問題，為企業節約檔案管理成本，縮小紙質檔案的保存空間，只用計算機和硬盤設備等就可以保存所有員工的養老保險檔案。

1.3 可以有效提高企業檔案信息的安全性

電子信息化管理的特點在于登錄的唯一性，網絡系統可以設置登錄密碼，提高檔案管理的安全性，只有企業的檔案管理人員才有相應權限登錄系統，網絡后臺有登錄瀏覽記錄，可以保證檔案管理過程嚴格受控，提高員工個人信息的安全性，防止不法分子損壞檔案或修改相關內容的現象，使員工的養老保險信息保密，杜絕信息泄露的情況，充分保障企業員工的合法權益。

2 企業養老保險檔案的信息化管理存在的問題

2.1 檔案管理的基礎設施不完善

信息化管理就需要有專業的設施投入，才能更好的發揮信息化管理的優勢，目前很多企業對養老保險檔案的信息化管理重視程度不高，基礎設施投入不足，一些電腦設備的系統較為陳舊，沒有及時更新維護，功能的落后使得管理人員對電腦有很差的體驗感，降低管理人員的工作熱情，企業內部缺乏專業的檔案管理網絡系統，沒有建立專門的網絡系統研發團隊對企業的內部管理網絡進行定期維護和系統功能創新優化，基礎設施的不完善極大地影響了企業的養老保險檔案管理水平。

2.2 檔案管理人員專業水平不高

很多企業的檔案管理人員和養老保險管理人員是分開的，養老保險是由人力資源部門進行管理，他們負責企業的員工養老保險檔案管理時就會缺乏專業的檔案管理知識，認識不到養老保險檔案和其他檔案的同等重要性，對一些檔案管理的信息化技術的了解不足，使得企業的養老保險檔案管理混亂，缺乏系統性，影響檔案的利用和查找效果，降低檔案的利用率。檔案管理人員的能力不足還可能導致錄入的信息準確性和真實性不夠可靠，影響員工的個人利益。

2.3 檔案管理的安全意識不強

養老保險的信息化管理帶來很大的便利，同時也有一定的安全隱患，如果有不法之徒對一些信息進行泄露就會對員工產生較大的影響，一些檔案管理人員的安全意識不強，不重視其他員工的個人信息保密管理，有的信息設備安全性不足，沒有及時進行管理和維護，就會產生系統漏洞，導致養老保險信息泄露，因此企業在進行信息化管理時必須要加強安全意識。

3 優化企業養老保險檔案管理的信息化建設的措施

3.1 提高企業對檔案管理的重視程度，加大經濟投入

企業的綜合管理和投入都需要管理者的審批同意，因此要做好檔案的信息化管理工作，就要提高管理者對檔案的重視，認識到養老保險檔案對員工、對企業的重要性，從而加大資金投入，完善企業檔案管理的信息化基礎設施，購置先進的硬件設備，確保功能和數量滿足企業的日常管理要求，同時，增加管理的軟件設施，聘請專業的信息技術人才進行軟件系統研發，打造企業內部的管理網絡系統，提高企業信息化管理的獨特性，再根據企業的養老保險檔案的種類進行分類，如按照員工的入職時間、員工性別、員工的職業狀態等進行分類，需要更新或查找某一員工的資料直接搜索就能快速找到，促使管理更加條理化和系統化，促進企業養老保險檔案管理的不斷進步。

3.2 提高企業檔案管理人員的專業水平，加強能力培訓

檔案管理人員的綜合水平體現了企業的能力，因此企業要加強對檔案管理人員的專業能力培訓，制定對養老保險檔案管理人員的培養計劃，促進企業檔案管理人員的技能提升，鼓勵員工積極參加各類培訓學習，對養老保險檔案不同崗位職責的管理人員進行培訓，如收集管理崗的養老保險各種資料的收集和移交等工作、綜合管理崗的養老保險文件接收和整理等，使得員工能夠充分發揮自己的工作能力，完成本職工作。加強檔案管理理論知識培訓的同時，也要注重對信息化設備的操作學習，提高計算機使用能力，掌握電腦系統的運行操作和基本的維護，提高企業養老保險檔案管理的效率。

3.3 建立健全企業養老保險檔案管理機制，做好安全保障

良好的管理機制是促進企業發展的前提，養老保險檔案也應該有規范的管理機制，尤其是進行信息化管理時，檔案管理的安全性更為重要，企業要建立科學規范的養老保險檔案信息化管理機制，對檔案管理的過程要做好保密，建立科學安全的管理系統，重視信息系統的安全維護和運行安全保障工作，制定養老保險檔案管理人員所需技能和工作職責的相關規定，利用管理制度約束檔案管理的安全性，確保員工的個人信息得到保障。

4 結語

總之，企業員工的養老保險檔案信息化管理是時代的發展趨勢，企業應該提高對養老保險檔案管理的重視程度，加大投入，完善管理的基礎設施，通過檔案管理培訓提高企業檔案管理人員的專業水平，建立健全企業養老保險檔案管理機制，提高養老保險檔案信息化管理的安全性，促進企業的持續穩定發展。