淺談大數據時代下檔案管理業務與創新

亓興美

（濟南市環境衛生服務中心，山東 濟南 271100）

檔案，可以記錄某單位或者企業機構的發展歷程以及其運營過程中產生的各種歷史信息，通常有圖、文、影像等形態，是企事業單位文化建設的重要部分，也是為企事業單位的運營和管理提供數據支撐的重要材料。在大數據時代下，信息技術的應用不斷深入，檔案的價值在數字化的體系中呈現出越來越重要的地位，并不斷發揮其獨特價值，也為企事業單位的高效運營管理和發展提供充足動力。

1 檔案管理工作當前存在的困難

1）檔案管理機制不夠健全。當前依然有大量的企事業單位檔案管理工作缺乏有有效管理機制，各個部門的檔案未被統一集中管理。隨著大數據時代的到來，企事業單位檔案的規?？偭考眲∩仙?，種類也逐漸趨于多元化，為數據的統一管理帶來了較大難度。由于沒有有效的管理機制，傳統的檔案資源難以被有效利用，而新增的大量數字檔案資源規模急劇膨脹，為檔案信息的有效利用帶來了更大的難度。

2）檔案管理現代化水平低。檔案，盡管檔案管理的數字化應用發展速度很快，但是在很多具體方面仍處于探索階段，信息技術應用基礎薄弱。同時，檔案管理工作本身不是以營利為目的的，并不能直接產生收益，也不能從其他角度明顯感受到其價值魅力，因此很多單位對檔案管理工作的支持相對于其他部門來說明顯偏低，也由此導致了普遍的檔案現代化管理水平不高。

3）檔案資料收集不夠完善。相比于其他直接與業務工作直接相關的工作，檔案管理是極易被忽視的。無論是管理層還是各個部門負責人，往往由于檔案管理并不表現得十分緊迫而不能有效重視，從而導致檔案資料收集工作上不夠配合、不能有效的安裝標準和規范進行，從而造成各個部門的檔案資料收集不完整，對檔案管理工作的整體質量產生了極大的影響。

4）對檔案收集管理工作思想重視不夠。科技的進步為企事業單位業務的發展提供了必要的條件，當業務和檔案擺在工作者的面前時，幾乎所有的人都會第一反應是先處理業務。因此，對企事業單位的管理者和工作者而言，檔案管理似乎并不是特別緊急的事情，因此也極易造成人們對檔案收集管理工作的不重視，不認可[1]。

2 大數據發展為企事業單位的檔案管理帶來的機遇

1）給企事業單位海量檔案信息管理帶來機遇。盡管大數據時代下，企事業單位的檔案管理有各種各樣的問題，但挑戰和機遇往往是并存的。在傳統的檔案管理工作中，人們更注重檔案的存儲，且以紙質為主。由于傳統紙質檔案資料相對而言信息密度低、不易查找等原因，數字化技術的引入，特別是大數據技術的引入將有效改善檔案管理工作的運營效率和質量[2]。

2）給企事業單位檔案管理數據挖掘帶來機遇。在傳統的檔案管理中，按照統一的標準規范對檔案進行整理是工作重心，而在大數據時代，企事業單位檔案除了需要按照常規的方式處理之外，還需要注重數據的進一步加工處理，如檔案資源的結構化處理、數據挖掘等，是大數據技術得以有效應用的前提。在傳統的企事業單位檔案管理中，往往檔案資源的利用是被動的，而在大數據時代，企事業單位檔案將會與企事業單位的各種信息系統進行對接，并對數據進行關聯，從而將檔案從有形化無形，主動的為企事業單位運營管理的各個環節提供參考決策信息。

3）給企事業單位檔案管理系統擴展帶來機遇。當前，大多數檔案管理信息系統是將傳統檔案管理的方式以數字化的形式進行復刻，從本質上沒有進行創新，而大數據時代的到來將徹底改變這種情況。檔案管理系統在面向大數據時代進行功能升級進化時，也會一步一步的對系統平臺進行拓展，通過云計算和云存儲等技術的應用[3]，將原本各個分散不統一的模塊進行整合，從而通過統一的資源優化配置，提升檔案管理效率的減少不合理的資源浪費情況發生。

3 大數據發展背景下企事業單位檔案管理的優化措施

1）加強現代化檔案安全保障系統的建設。大數據時代下，檔案管理逐漸實現網絡化管理。但由于網絡是開放的，檔案資料極易由于黑客的侵入出現信息泄露的情況。因此，在企事業單位應用信息系統的過程中應該主動了解平臺開發者的技術水平，同時對于已建設完成的系統不斷跟進系統的升級與補丁程序安裝。另外，還應聘請有相關資質的安全軟件廠商制定系統安全策略，從技術層面對信息安全問題進行把關。

2）加強檔案人才隊伍的建設。大數據的發展是時代的大趨勢，但由于技術性較高，檔案管理工作人員很少能夠在沒有培訓的情況下應用起來得心應手，因此在針對新的技術應用下，對檔案管理人才進行定期的培訓，同時適時引入優秀人才成為關鍵。大數據時代對企事業單位檔案管理人員的知識結構、技能要求逐步發生著轉變，不僅要求工作人員掌握專業的檔案管理基本知識，同時還需要有較好的信息技術水平。因此，在加強企事業單位檔案人才隊伍建設方面，可由兩方面開展。首先，應該積極引入有一定信息技術應用能力的專業人才，以此為檔案管理的網絡建設服務。當企事業單位檔案管理面臨的主要人才問題是檔案管理人員的網絡技術水平不高，所以引進高水平的網絡技術人才十分重要。其次，企事業單位應做好對檔案管理人員專業知識的培訓，要對檔案管理人員進行計算機、網絡技術等相關知識的培訓[4]。此外，企事業單位要加強對工作人員關于檔案管理的專業培訓，定期更新工作人員的知識體系，從而使工作人員的知識水平能夠滿足大數據時代對人才要求，大力提高企事業單位檔案管理水平，為企事業單位能夠持續高質量發展提供服務。

3）樹立現代化的檔案管理理念。思想決定行動，檔案管理工作如果沒有正確的思想觀念，那么將可能會讓我國的企事業單位檔案管理工作錯失良好的發展機遇。當前，國家大力發展大數據、云計算、物聯網、人工智能等先進技術，可以說未來的各個行業都可能會被這些技術所顛覆性的創新。因此，每一位檔案管理工作者既需要根據傳統和現實情況做好檔案管理工作，同時也需要高瞻遠矚，將現代化的檔案管理理念貫穿在工作的各個環節之中。

4）加強檔案管理的信息化建設。在大數據時代下，檔案信息化管理是企事業單位檔案管理工作的重中之重，尤其是各種信息技術的快速發展，在檔案管理過程中積極引入先進設備和理念對檔案記性有效管理成為未來一段時間檔案管理工作的重心[5]。大數據的有效應用是基于信息技術為基礎的工作，因此只有扎實開展信息技術的應用必不可少。

4 結語

在大數據時代，人們更加關注知識服務，利用本體、云計算、關聯數據等新的技術和模式為企事業單位檔案管理事業的發展提供了更多的想象空間。盡管我們沒法預估在未來的某個時間大數據究竟會給人們帶來什么樣的、什么程度的影響，但是以數據為核心的發展模式必將成為主流。