探索研究文書檔案的數(shù)字化建設(shè)

曹 翠

（菏澤市牡丹區(qū)商業(yè)服務(wù)中心，山東 菏澤 274000）

1 前言

在單位發(fā)展過程中，文書檔案所擁有的信息資源對(duì)于單位的發(fā)展具有非常重要的作用，尤其是隨著當(dāng)前單位工作過程中，文書檔案管理對(duì)象、管理數(shù)量都在不斷增加，這對(duì)于文書檔案管理工作帶來了極大程度的挑戰(zhàn)。而加強(qiáng)單位文書檔案管理，數(shù)字化建設(shè)工作水平，不僅僅能夠使傳統(tǒng)文書檔案管理工作方式所存在的問題得到解決，同時(shí)在檔案管理工作過程中，還能夠使管理工作效率大大提升。

2 文書檔案管理現(xiàn)狀及信息化建設(shè)意義

2.1 文書檔案管理工作現(xiàn)狀

我對(duì)當(dāng)前單位所開展的文書檔案管理工作進(jìn)行深入調(diào)查，以及分析之后，能夠發(fā)現(xiàn)在文書檔案管理工作過程中，紙質(zhì)文書檔案仍然是當(dāng)前大部分單位基礎(chǔ)管理工作的一部分，但是這種方式在當(dāng)前新時(shí)期發(fā)展背景下已經(jīng)漸漸落后，屬于非常傳統(tǒng)的管理方式，所存在的問題越來越突出。首先是在文書檔案管理工作過程中，管理工作難度越來越大，因?yàn)殡S著當(dāng)前文書檔案管理工作所涉及項(xiàng)目以及數(shù)量越來越多，所以紙質(zhì)文書檔案在管理過程中，因?yàn)槭艹逼茡p和遺失所導(dǎo)致的檔案管理工作困難程度大大增加。其次則是文書檔案管理工作成本比較高，因?yàn)樵诠芾磉^程中，大多數(shù)時(shí)候仍然是以紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行載體進(jìn)行檔案資料的管理及存放，所以無論是在空間上還是時(shí)間上都需要投入更多，大大增加了文書檔案管理工作成本。最后主要是安全問題。因?yàn)閷?duì)于單位來講，在過去傳統(tǒng)的文書檔案管理工作過程中并沒有增設(shè)專門的部門，所以管理工作比較混亂，在實(shí)際管理過程中存放安全問題頻頻出現(xiàn)。

2.2 文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)意義

根據(jù)對(duì)當(dāng)前單位所開展的文書檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以及結(jié)合當(dāng)前新時(shí)期發(fā)展背景下對(duì)文書檔案管理工作所提出的要求，需要在當(dāng)前單位文書檔案管理工作過程中加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，這是一項(xiàng)非常必要而且重要的工作。先通過加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)^去傳統(tǒng)的文書檔案管理工作方式以及理念進(jìn)行全面轉(zhuǎn)變，將為主檔管理工作與現(xiàn)代化，以及數(shù)字化管理工作之間存在的差距縮短，增強(qiáng)文書管理工作水平。其次則是增加文書檔案管理工作安全性，因?yàn)樵谖臅鴻n案管理工作過程中，通過數(shù)據(jù)化的管理方式對(duì)文書檔案進(jìn)行儲(chǔ)存以及利用，所以文書檔案的保護(hù)程度會(huì)更高，安全性會(huì)大大增加。再次主要是深入貫徹落實(shí)黨中央所提出的加快檔案信息化建設(shè)工作要求。所以對(duì)于當(dāng)前的單位文書檔案管理工作來講，加強(qiáng)信息化建設(shè)與數(shù)字化建設(shè)是非常必要而且重要的工作，在當(dāng)前檔案管理工作部門發(fā)展過程中，是需要高度重視的一項(xiàng)問題。

3 文字檔案管理數(shù)字化建設(shè)方法

文字檔案管理數(shù)字化建設(shè)方法主要有：建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)、數(shù)字化管理系統(tǒng)網(wǎng)站的建立、文書檔案館體系的建設(shè)以及重視注意 事項(xiàng)。

3.1 建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)

對(duì)于數(shù)字管理工作來講，如果想要真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，就需要在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變的過程中，首先針對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。所以第1步是需要對(duì)單位的實(shí)際工作設(shè)備進(jìn)行全面的摸查，將一些新型的數(shù)據(jù)設(shè)備在單位文書檔案管理工作中進(jìn)行應(yīng)用使文書檔案管理工作能夠依托新型數(shù)據(jù)設(shè)備進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建立，使數(shù)據(jù)庫本身的先進(jìn)性得到提升。第2步則是針對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫的管理工作人員需要進(jìn)行認(rèn)真的輸入檢驗(yàn)，從而保證在文件資料錄入的過程中準(zhǔn)確性能夠得到提升。最后一步則是對(duì)于文書檔案的原文件的數(shù)字化處理工作需要進(jìn)行全面重視，并加強(qiáng)在進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理的過程中，使用掃描儀以及數(shù)碼相機(jī)等數(shù)字化設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行處理與轉(zhuǎn)變。

3.2 數(shù)字化管理系統(tǒng)網(wǎng)站的建立

所謂的局系統(tǒng)網(wǎng)站就是指管理人員需要結(jié)合網(wǎng)站的資源管理以及共享模式，根據(jù)單位文書檔案管理工作提升要求以及效率提升要求，對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)站進(jìn)行建立。同時(shí)對(duì)于系統(tǒng)網(wǎng)站的建立來講，需要再進(jìn)行局系統(tǒng)網(wǎng)站注冊(cè)的過程中，由管理人員和政府網(wǎng)站進(jìn)行充分連接，使文書檔案資源能夠在網(wǎng)絡(luò)層面上實(shí)現(xiàn)資源共享，增加單位文書檔案管理資源的利用效率。除此之外就是在進(jìn)行數(shù)字化管理工作過程中，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)針對(duì)文書檔案的現(xiàn)行文件查閱方式網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，從而為事業(yè)單位相關(guān)服務(wù)提供依據(jù)，依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供更加高效的文書檔案服務(wù)工作。

3.3 采用動(dòng)態(tài)化的檔案信息管理方式

應(yīng)用目前快速傳遞的數(shù)字分析方法數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)方法，刻不容緩地進(jìn)行檔案系統(tǒng)的轉(zhuǎn)移。如：在檔案信息的復(fù)制過程當(dāng)中，不僅可以應(yīng)用Excel提供的一鍵粘貼功能，還可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)庫提供的圖文轉(zhuǎn)換功能，這些數(shù)據(jù)化的功能都可以降低工作人員的工作難度。同時(shí)，檔案管理的工作人員還可以應(yīng)用service系統(tǒng)提供的相關(guān)數(shù)字轉(zhuǎn)化功能，或者是Python系統(tǒng)提供的自動(dòng)學(xué)習(xí)功能來進(jìn)行更加高效的數(shù)字管理。結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作實(shí)際需求，對(duì)檔案電子文件裝訂方式、存儲(chǔ)格式、管理架構(gòu)以及人員專業(yè)技術(shù)進(jìn)行全面分析，對(duì)工作流程進(jìn)行有效完善，保證管理、保管、移交統(tǒng)一性。最后，應(yīng)嚴(yán)格管理涉密檔案，可以對(duì)此類檔案進(jìn)行登記目錄，開展備案?jìng)洳楣ぷ?，全面了解?dāng)前檔案管理情況。

3.4 重視注意事項(xiàng)

在進(jìn)行文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，需要針對(duì)文書檔案的原始文件進(jìn)行保管，因?yàn)樵谶M(jìn)行電子化掃描的過程中需要將檔案拆開，如果在拆開以及再次保存的過程中不注意，可能會(huì)導(dǎo)致原始檔案出現(xiàn)丟失或破壞的情況，在今后如果出現(xiàn)其他問題時(shí)，將不能找到原始資源進(jìn)行核對(duì)。除此之外，就是針對(duì)文書檔案的保密以及保管工作要進(jìn)行全面加強(qiáng)，雖然在數(shù)字化管理過程中，文書檔案資源不會(huì)因?yàn)椴牧鲜羌堎|(zhì)版而出現(xiàn)丟失以及遺漏，但是在網(wǎng)絡(luò)資源共享的過程中，可能會(huì)因?yàn)橐恍┚W(wǎng)絡(luò)漏洞而導(dǎo)致信息資源被泄露，所以需要就數(shù)字化建設(shè)過程中的文書檔案保密以及保管工作進(jìn)行全面加強(qiáng)。

3.5 加強(qiáng)信息安全防護(hù)

首先，單位需要增強(qiáng)管理工作人員安全意識(shí)，讓工作人員嚴(yán)格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開展有效性得以提升。其次，單位應(yīng)開展檔案資源存儲(chǔ)殺毒工作，應(yīng)在實(shí)際情況基礎(chǔ)上，裝設(shè)殺毒軟件以及防火墻，并對(duì)硬件設(shè)備、軟件設(shè)備開展定期升級(jí)維護(hù)工作。最后，在信息化檔案建設(shè)中，需要對(duì)數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能予以全面應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護(hù)工作開展綜合性。

4 結(jié)束語

綜上所述，對(duì)于文書檔案管理工作來講，在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下，數(shù)字化建設(shè)是必然的發(fā)展方向，也是提升文書檔案管理工作水平及效率的必要手段。因此在當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景下，需要針對(duì)文書檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行全面分析并且及時(shí)指出問題并解決，使文書檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，能夠擁有穩(wěn)定的基礎(chǔ)并且實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的管理水平提升。