試論干部培訓檔案信息化建設的困境及應對策略

龔 莉

（武威市委黨校，甘肅 武威 733000）

在大規模培訓干部的過程中會產生大量的檔案信息，而這些信息的有效管理將直接決定著對干部培訓過程的有效監督及結果的綜合運用。因此，探討和研究干部培訓檔案信息化建設對于提高培訓質量有著十分重要的意義。干部培訓信息化建設具體講就是利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將培訓中的紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

1 干部培訓信息化建設的困境分析

1.1 干部培訓檔案工作制度不完善

長久以來，干部培訓檔案工作未受到足夠的重視，使檔案工作處于混亂狀態，沒有專門針對干部培訓的檔案分類管理，直接導致了檔案管理上的滯后和一系列內部檔案規章制度的不健全。從現行管理體制看，有關檔案部門的規章制度極少，對干部培訓方面的檔案更是疏于管理，另一方面，單位內部又對檔案未形成統一的格局，大都按自己的檔案管理習慣進行，并沒有形成一體化的管理格局，使檔案管理、傳遞和利用出現各種各樣的麻煩。當下正值檔案信息化建設的關鍵時期，除了完善和健全舊有的規章制度外，還要及時跟上時代發展的步伐，針對干部培訓檔案信息化建設面臨的新情況、新問題，及時進行研究，使干部培訓檔案工作在新時期有新的發展。

1.2 不能夠充分認識干部培訓電子檔案的重要性

在培訓培訓歷史上看，沒有一個時期重視過對干部培訓檔案的專門化管理，如今，在培訓中應多頭管理的需求而產生許多重要的電子檔案。但是，長期以來，培訓中的電子文件存在著不歸檔、不拷貝、不移交等問題，遺失和損壞現象很多，這在很大程度上制約著干部檔案信息化的發展程。

1.3 電子檔案的管理存在非常大的隨意性，有制度不遵守現象十分突出

培訓中對于電子檔案在收集、歸檔、管理的過程中存在著嚴重的不規范操作行為。近年來，雖然紙質檔案的管理方法直接移植到電子檔案的管理方法中去，沒有能夠構建符合實際情況的電子檔案管理方法以及相關的管理技術。再次，在實際運行中，形式上雖有一套電子檔案，但是實際使用中還是依賴紙質檔案，這樣的做法沒有發揮任何電子檔案的優勢，浪費了大量的財力和物力。

1.4 干部培訓檔案基礎設施和設備建設相對滯后

由于檔案管理自身起步較晚，發展不足，再加上重視程度不夠，檔案事業基礎設施和設備建設是相對滯后的，在實際運行中基本上各自為陣，缺乏統一的規劃和管理，在一定程度上阻礙了檔案信息化建設的進程。從我國檔案部門目前情況看，基礎設施和設備建設未跟上檔案工作發展的步伐，大部分的設備都是紙質檔案時代遺留下來的，不適應當前檔案信息化建設的需要。尤其在信息化時代，一些單位內部的檔案管理上仍停留在傳統管理方式之上，根本不存在現代化管理，也就談不上設備的建設，全部的工作都是靠手工完成。

1.5 干部培訓檔案缺乏辦公自動化檔案管理

檔案管理手段的落后，沒有更新改造，給檔案工作帶來消極后果，檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。而且，檔案技術落后，其中最主要的原因是檔案管理人員缺乏必要的設備，沒有受過檔案信息化管理的專業培訓，從業務熟練程度及管理經驗上均落后于檔案信息化建設的要求。

2 培訓培訓檔案信息化建設的對策

2.1 要提高檔案管理人員的業務能力

在電子信息技術迅猛發展的今天，實現檔案資源管理手段的現代化，是每一個檔案管理人員應該具備的基本素質，所以要加大檔案管理人員業務培訓的力度?？梢愿鶕嶋H工作中的不同需要進行分類培訓，使得檔案管理人員能夠經常學習先進的管理理論和先進的管理方式，拓展檔案管理人員的思維和知識面，提高其業務水平和業務素質；加大計算機知識的普及力度，讓那些具有檔案管理經驗的工作人員，增加新的文化知識，掌握新的管理技能和管理方法，來提高檔案管理工作的效率；對現有檔案管理人員通過培訓和在崗自學相結合的方式進行提高和培養，以增強對干部培訓檔案的規范化管理，服務干部隊伍成長和管理。

2.2 加大對檔案管理的經費投入和設備建設

時值我國檔案信息化建設關鍵時期，傳統落后的基礎設施和設備難以適應檔案信息化建設的新要求，這一反差必須引起相關領導部門足夠的重視。要加大對干部培訓檔案管理上的資金投入，根據檔案信息化建設的任務和要求，及時更新設備，夯實檔案基礎設施建設，為做好新時期干部檔案信息化建設提供有力的技術支持和設備保障，促進文檔一體化、檔案電子化和服務網絡化建設。

2.3 提高電子檔案信息的安全性

實施干部培訓檔案管理的信息化，實現紙質檔案和電子檔案無縫鏈接的前提和基礎，是保證網絡系統的安全，有效地防止木馬病毒的入侵，才能更好的實現檔案信息資源的共享。干部培訓檔案管理主要的目的就是以備各部門和單位之間實現資源共享和信息查詢，這就需要完善數據安全存儲管理措施，增加數據存儲備份，加強設備運行和維護，達到保證系統的數據安全。

2.4 重視培養復合型檔案管理人才，轉變傳統檔案管理理念

針對干部培訓檔案信息化建設中專業人才缺少的現狀，我們必須采取相應的措施，扭轉目前的不利局面。首先，必須認清干部培訓檔案在干部隊伍建設中的重要性，引入新的檔案管理理念，以適應檔案信息化建設的要求。其次，要引進和培養新型檔案管理人才，建立人才獎勵機制，通過培訓提升從業人員整體素質，以適應檔案信息化建設要求，最大限度的發揮人才的作用。

綜上所述，困境和問題是現階段干部培訓檔案信息化建設中存在的必然問題。我們只有從思想上引起足夠重視，從行動上采取相應措施，積極面對，不斷提升檔案從業人員整體素質，更新檔案管理理念，才能從根本上解決這些問題和困境。