探討數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

黃紹梅

（臨滄市檔案館，云南 臨滄 677000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)被廣泛應(yīng)用于普通民眾的生活和工作中，其中數(shù)字化技術(shù)已被用于文件管理，以有效地提高工作效率和質(zhì)量。檔案管理的數(shù)字化是在檔案管理鏈接中使用數(shù)字信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字電子檔案，并將其存儲在檔案管理系統(tǒng)中。數(shù)字化技術(shù)將檔案的存儲形式發(fā)生巨大改變，包括后續(xù)的查找方式也隨之有所改變，從而使檔案管理操作的創(chuàng)新發(fā)展得以繼續(xù)。數(shù)字化技術(shù)的最明顯優(yōu)勢就是大大節(jié)約了檔案存儲空間，并通過對文件管理內(nèi)容進(jìn)行分類，在查找、存儲檔案資料是提供了極大的便利。在數(shù)字檔案管理中，始終堅持真誠，有效，安全，便捷的服務(wù)宗旨，大大提高了數(shù)字化管理的效率。

1 數(shù)字化技術(shù)特點分析

1.1 依賴虛擬化載體

數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計算機內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤、磁盤等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計算機設(shè)備進(jìn)行查閱和處理，從這個角度上講，這項技術(shù)依賴于虛擬化載體，也是數(shù)字化技術(shù)的基本特征。

1.2 信息處理快速

數(shù)字化技術(shù)的另一個顯著特點是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢，要知道計算機的計算速度是目前來說我們生活中最方便快捷的，這個信息化時代，數(shù)據(jù)的處理速度是相當(dāng)重要的，對信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強大優(yōu)勢，這一點也恰恰符合了檔案管理數(shù)字化的條件。

2 數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運用存在的問題

2.1 檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理數(shù)字化進(jìn)程在不斷的推進(jìn)，但其實這個技術(shù)并不成熟，目前還沒有一個完整的系統(tǒng)，兩者還沒有很好的結(jié)合。檔案資源的管理和使用都需要一個全面的資源平臺，但目前而言，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作用，在實際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作無法全面鋪開。

2.2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性要求

在檔案管理數(shù)字化的大趨勢下，很多地方部門的檔案管理都在使用這種模式，但是卻沒有得到很好的效果，大家都只知道一個大方向，就是將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理，但是如何具體的運用卻沒有一個標(biāo)準(zhǔn)。這使得檔案管子數(shù)字化進(jìn)程變得緩慢，甚至有些停滯。必須要有標(biāo)準(zhǔn)的，規(guī)范的改革操作，才能使數(shù)字化技術(shù)更好的應(yīng)用于檔案管理工作之中，才能發(fā)揮它的最大效用。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對于數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中運用相關(guān)規(guī)范和具體要求尚不健全。

2.3 檔案管理數(shù)字化工作存在較大的人才缺口

數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新形式及其在檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展中的應(yīng)用需要具有專業(yè)素養(yǎng)的檔案管理數(shù)字化的人才。然而現(xiàn)在我國對檔案管理領(lǐng)域的人才培養(yǎng)還沒有給予足夠的重視，這門學(xué)科并不受很多人喜歡，而且由于大學(xué)開設(shè)相關(guān)專業(yè)的課程很少，因此在人力資源市場上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當(dāng)前數(shù)字化檔案管理工作的需求。

3 數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運用的改進(jìn)措施

3.1 著力加強檔案管理數(shù)字化體系的建設(shè)

沒有規(guī)矩不成方圓，檔案管理體系的不夠完善，使檔案管理數(shù)字化工作不能夠順利進(jìn)行，導(dǎo)致很容易在檔案管理過程中出現(xiàn)紕漏，從而使檔案管理無法高效的去完成，無法滿足工作需求，從而喪失了檔案管理和建設(shè)的現(xiàn)實意義。但是在當(dāng)前的檔案管理中使用數(shù)字化技術(shù)手段，這些現(xiàn)象仍然普遍存在，這很大程度上會阻礙檔案管理數(shù)字化工作的快速發(fā)展和創(chuàng)新體系建設(shè)。因此，注重加強檔案管理的數(shù)字化建設(shè)對于工作效率有著很大的現(xiàn)實意義，我們要注意管理體系的系統(tǒng)化建設(shè)，以確保檔案管理的準(zhǔn)確性和完整性。有效的利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理需要充分利用信息化整合技術(shù)，另外，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理可以極大地促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化。

3.2 注重培養(yǎng)具備數(shù)字化技術(shù)與檔案管理專業(yè)的綜合性人才

在工作人員的配置方面也需要得到我們的重視。術(shù)業(yè)有專攻，具有專業(yè)素養(yǎng)的專業(yè)人才是數(shù)字化技術(shù)得以在檔案管理工作發(fā)揮最大效用的基本條件。首先，具備優(yōu)秀的專業(yè)素養(yǎng)，要有能力去勝任這份工作，要有一定的創(chuàng)新思維，不怕吃苦，勤奮好學(xué)。其次，工作單位要通過一些適當(dāng)?shù)呐e措積極吸引一批具有專業(yè)素質(zhì)和綜合技能的數(shù)字檔案管理人才，并在人才招聘、待遇等等方面做出改變，吸引高素質(zhì)人才的注意和加入。

3.3 健全工作監(jiān)督機制

要注意增設(shè)工作監(jiān)督小組，在管理工作的各個環(huán)節(jié)都要確定總負(fù)責(zé)人和監(jiān)督小隊，負(fù)責(zé)人應(yīng)定期地監(jiān)督和審查記錄管理工作，以確保記錄管理過程的正確性和標(biāo)準(zhǔn)性。同時，監(jiān)督人員必須在每次檢查后提交檢查內(nèi)容和具體情況，將記錄制成表格整合到一起，并將其提交給相應(yīng)部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審查，保證監(jiān)督工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。要保證每個環(huán)節(jié)的檢查都要由該環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人親自簽字確保監(jiān)督的真實性。在完成批處理文件的審查和管理工作之后，有必要立即審查結(jié)果，要及時地發(fā)現(xiàn)問題，并且盡量在問題初期就提出解決方案。要注意的是，要定期的處理總結(jié)之前的監(jiān)督報表，沒有問題的監(jiān)督報告可以忽略，要著重注意發(fā)生問題的監(jiān)督報表記錄，并且整合資料存儲起來。在確認(rèn)文件審閱項目的質(zhì)量已通過認(rèn)證之后，即可交付或存儲文件資料，從而確保數(shù)字化檔案管理的質(zhì)量。

4 總結(jié)

數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理中的運用，可以極大的節(jié)省人力物力和財力資源，將人力逐步向服務(wù)轉(zhuǎn)型，不僅僅使檔案管理更加方便快捷，并且在需要查找檔案資料時，可以快速準(zhǔn)確的找到響應(yīng)的檔案資料，存取檔案的過程簡化大大提高了相關(guān)工作的效率。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，也順應(yīng)了當(dāng)今信息化、數(shù)字化的世界的趨勢，是檔案管理模式的一大革新。