現代企業檔案信息化建設策略

齊 霽

（哈爾濱供水集團，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當前信息化時代背景下，企業發展過程中信息資源具有不可或缺性。而檔案作為信息資源的重要來源，這也使企業對檔案越來越重視。并為了能夠實現檔案信息的有效利用，不斷加大投入力度來提升自身的檔案信息化建設水平，從而為企業經營決策提供重要的信息支持，促進企業的更快更好發展。

1 現代企業檔案信息化建設的必要性

1.1 檔案信息數量不斷增加

隨著企業的不斷發展，需要針對企業實際生產運營各個環節形成的重要信息和資料進行記錄和存儲，這也使企業檔案信息數量呈現出不斷增長的態勢。面對越來越龐大的檔案信息，企業迫切需要加快檔案信息化建設的進程，以此來實現檔案信息的有效收集，為檔案信息的開發利用打下良好的基礎。

1.2 辦公自動化的普及

信息技術的廣泛應用對各行各業帶來了較大的影響。特別是現代企業辦公自化的普及，這也使企業實現了無紙化辦公，企業各部門在具體運營過程中信息更具暢通性。通過強化檔案信息化建設，將檔案信息管理系統與辦公自動化系統進行有效銜接，實現數據信息的自動歸集和實時傳遞，實現企業檔案信息資源的有效共享。

1.3 檔案的重要作用

對于現代企業的生產經營，通過掌握更為詳盡的數據信息，可以科學合理對生產經營進行規劃。但傳統檔案管理工作中受到較多因素的影響，檔案利用率較低，影響了檔案價值的發揮。利用信息技術與檔案工作相結合，進一步促進企業檔案信息化管理水平提升，有利于實現檔案信息的高效利用，為企業生產經營提供及時、有效的檔案信息支持。

2 現代企業檔案信息化建設的主要內容

2.1 配套軟硬件設施建設

檔案信息化建設離不開完善的物質保障，因此需要重視配套完善的軟硬件設施，為檔案信息化打下良好的物質基礎，同時還要為其提供有效的技術支持和資金保障。信息化建設對于網絡具有較強的依賴性，因此在基礎設施建設過程中，也需要以信息網絡建設為主，并做好網絡硬件配置工作，根據實際需求來安裝適宜的辦公軟件。

2.2 檔案信息數據庫建設

與傳統檔案管理模式相比，檔案信息化過程中檔案信息實現了數字化轉化，這也使檔案存取、保密和安全方面更具優勢。但在檔案數據庫建設過程中，在保證檔案信息安全和完整的基礎上，需要對檔案信息進行整理和歸類，更好的滿足對檔案信息的調取需求。并通過做好檔案備份工作，以此來保證檔案信息的安全。

2.3 建立健全檔案信息管理系統

信息技術在檔案管理工作的應用，需要建立完善的檔案信息管理系統，并運用檔案管理系統來針對檔案信息進行管理。具體建設過程中，要求與企業實際需求相符，同時還要求檔案管理系統要具有較強的兼容性，能夠滿足企業不同部門對檔案信息調取需求。并能夠與各檔案門戶網站進行有效對接，充分的發揮出檔案信息的重要作用，為檔案利用者提供高效、優質的檔案信息服務。

3 現代企業檔案信息化建設的策略

3.1 強化對檔案信息化建設工作的重視

企業為了能夠實現檔案信息的高效利用，只有通過全面提高檔案信息化水平，才能更好的發揮出檔案信息的優勢，實現檔案的利用價值。因此在實際工作中，需要將檔案信息化作為企業重要的一項工作內容，企業管理層要為其提供充足的資金支持。同時還要在企業內部加大宣傳力度，使企業從上到下都對檔案信息化建設的重要性有一個正確的認識，并積極構建完善的檔案信息化管理體系，為檔案信息化建設工作的有序推進提供重要的保障。

3.2 重視檔案信息化基礎建設

企業在檔案信息化建設過程中，需要做好基礎性工作，特別是要重視檔案信息的收集，以此來保證檔案信息的完整性，并通過不斷豐富企業檔案信息，為檔案信息的開發利用打下良好的基礎。同時還要積極構建檔案信息數據庫，實現檔案信息的統一和規范管理。而且檔案數據庫的建立，也能夠為檔案信息的調閱和查詢提供更多的便利，加快推進檔案的開發利用進程。另外，還需要通過配備與信息化建設相匹配的軟硬件設施，為檔案信息化建設工作的開展提供重要的物質保障。這就需要企業要加大投入力度，并構建更為完善的信息管理系統，為檔案信息化管理水平的提升起到積極的促進作用。

3.3 構建統一的檔案信息化建設規范和標準

檔案信息化建設工作的開展需要有章可循，由于傳統的檔案管理工作中的規范和標準已不再適用于檔案信息化建設，因此需要企業結合自身的實際情況，建立具體的規范和標準要求，以此來指導檔案信息化建設工作。在具體工作開展過程中，需要對電子檔案信息存儲、傳輸和格式進行統一，為檔案信息共享的實現創造良好的條件。同時對于當前大量的電子文件，還需要及時進行登記，便于檔案信息的隨時查詢和使用。在針對電子檔案信息進行開發過程中，需要實施電子檔案信息的動態管理，及時對檔案信息進行補充，并建立檔案信息檢索系統，全面提高檔案信息檢索效率，促進檔案信息的使用效率，更好的發揮出檔案的實際效能。

3.4 構建檔案大數據安全防護體系

檔案信息化建設雖然為單位檔案信息的開發利用帶來了諸多的便利，但同樣也使檔案管理工作中面臨嚴峻的安全問題。特別是基于網絡的開放性，病毒和黑客的入侵無法避免。這就需要企業要加強對檔案信息管理系統的安全防護，重視對各種先進的安全防護技術的應用，有效的保證檔案信息的安全。在實際檔案信息使用過程中，還需要設置具體的使用權限，進一步提高檔案信息的安全性。針對檔案信息實現分級管理，保證檔案信息傳輸和共享的安全，而且企業還要重視對保密級別檔案信息的安全管理，特別是對于檔案信息利用過程中的安全更加制定切實可行的防護措施，實現檔案信息的安全傳輸和 利用。

4 結束語

企業通過加強檔案信息化建設，進一步提高檔案信息管理的信息化水平，實現檔案信息的高效開發和利用，使企業檔案信息能夠為企業的經營發展決策提供重要的依據。