基于互聯網+背景下的中學文書檔案管理工作研究

遇曉紅

（龍口第一中學，山東 煙臺 265701）

文書檔案是中學檔案管理中的重要組成部分，詳細記錄了學校發展歷程，同時文書檔案管理水平也是學校管理建設的良好體現。在大數據時代背景下，需要加強“互聯網+”和文書檔案管理的聯系，使其朝著現代化方向發展，全面提升管理效率，為學校穩定發展提供必要保障。

1 “互聯網+”時代背景下中學文書檔案的應用價值

1）文書檔案查詢功能更為突出。中學文書檔案的管理價值主要體現在信息查詢，由于文書檔案和學校發展歷史有著緊密聯系，在信息化時代下，學校所擁有的檔案數據量會猛增，涉及范圍也會更加廣泛，為了充分體現出文件資料的價值，需要意識到文書檔案的重要性，便于工作人員更快查詢和調取檔案。從這個角度來看，文書檔案對學校發展的意義不言而喻。

2）文書檔案記錄功能備受關注。在文書檔案管理過程中，需要嚴格遵循學校規章制度，對其進行規范化管理，關鍵原因在于要充分發揮其原始憑證的作用，使其朝著制度化方向發展。在教育體制不斷深化改革的背景下，中學數據資料呈現逐年上漲的趨勢，為了實現數據的及時更新，就需要利用文書檔案進行動態化跟蹤管理，提升檔案數據的真實性。

3）文書檔案能有效促進學校可持續發展?！盎ヂ摼W+”為學校帶來了新的發展機遇，不管是在育人、管理還是科研方面都有重要意義，有關學校進程的一切內容都會被記錄在文書檔案中，便于中學領導回顧歷史、立足當下、著眼未來，能夠為學校在日后的發展起到指導作用。

2 “互聯網+”背景下中學文書檔案管理工作存在的問題

1）對文書檔案管理工作認識不夠充分。目前中學文書檔案管理工作還處于初級階段，在各大中小學中的起步較晚，沒有先進的實例和成熟經驗進行參考，且每個學校發展歷史、環境都存在較大差異，使得文書檔案管理工作進展更為緩慢。很多學校無法充分意識到文書檔案管理的重要性，沒有對其進行全面深入的研究，也有部分中學意識到該工作的意義，但不愿意投入人力、財力，使各項工作無法得到有效落實，且該工作無法為學校帶來直觀的經濟收益，這也是文書檔案工作難以開展的重要原因之一。

2）文書檔案管理隊伍不穩定。隨著時代不斷發展，文書檔案管理工作所涉及的范圍越來越廣泛，這也為管理人員提出了更高要求，素質高、專業程度過硬的團隊才能夠承擔這一責任，這也是提升中學文書檔案管理工作質量的關鍵所在。但是就目前情況來看，部分中學檔案管理團隊建設并不能取得理想化效果，對部分檔案管理人員而言，他們認為文書檔案管理工作的專業性不強，因此無法端正工作 態度。

3）文書檔案利用率低下。部分中學沿用傳統檔案管理模式，很多檔案資料都被嚴密保存，不供各部門查看，與外界業務的交流較少，無法充分發揮文書檔案的價值和意義。在“互聯網+”背景下，部分工作者不具備創新意識，僅把信息技術當成便于查找文檔的工具，沒有構建信息化共享平臺。

3 “互聯網+”背景下促進中學文書檔案管理工作順利開展的策略

1）積極轉變思維。中學文書檔案具有見證性和記錄性的作用，能夠詳細記錄學校發展歷程、教學理念變化等多方面信息，不管是學校領導層還是檔案管理人員，都需要意識到該工作對于學校發展的重要性，讓廣大師生對學校產生強烈的認同感。想要全面提升文書檔案管理工作效率，首先就需要加大宣傳力度，創新宣傳方式，讓領導層認可該工作，這樣才能為工作順利開展提供必要保障。不僅如此，還需要根據學校實際發展情況，建立符合學校規章制度的文書檔案管理工作體系，將開放性和共享性的理念融入其中，提升文書檔案的利用率，與此同時優化內部組織結構，大力建設文書檔案信息資料庫，做好統籌協調工作。利用互聯網技術，構建信息資源共享平臺，使學校各部門都能實時了解到文書檔案中的各項信息。

2）加快文書檔案信息化建設。就目前中學文書檔案管理工作的實際情況來看，紙質檔案依然是主要管理模式，信息技術的實際應用效果不盡如人意，針對此，需要在傳統文書檔案管理模式上進行創新升級，緊跟時代發展腳步，建立信息數據庫，以“互聯網+”作為技術支撐，全面提升文書檔案信息化建設水平。學校領導人員要大力應用圖像、文字識別技術，同時還要引進先進設備，包括自動著錄、標錄等，提升檔案錄入的效率，同時也能夠更好保存檔案，避免遺失。中學檔案管理部門要構建獨立的檔案管理機構，充分應用信息化資源和手段，確保檔案管理流程的規范性。不僅如此，還要大力完善基礎設施建設，對檔案進行科學劃分，充分挖掘文書檔案的價值和作用，提升檔案利用率。

3）提升文書檔案管理人員綜合素質。在當前時代背景下，想要推動文書檔案管理工作高質量、高效率發展，就必須要提升管理團隊的綜合素質。由于文書檔案管理工作本身的專業性就較強，且在“互聯網+”的時代背景下，對檔案管理工作者的要求也會更高，其專業能力必須要達到規定的標準。中學管理人員需要緊跟時代發展趨勢，全面提升檔案管理者的綜合素質，需要定期開展教育培訓工作，可以通過講座、座談會、交流會等方式，讓檔案管理工作者暢所欲言，充分交流在工作中的心得體會，發現自身存在的不足，提升培訓的針對性。不僅如此，文書檔案管理人員還需要具備新媒體觀念，擴大檔案資源的應用范圍，可以建立屬于學校的微信公眾號或自媒體平臺，提升文書檔案的影響力，與此同時要主動學習新技術、新理念、新知識，加大宣傳力度，在學習中實踐，在實踐中學習，提升個人綜合素質，促進中學文書檔案管理工作穩定進行。

4）建立正規化制度。在“互聯網+”時代背景下，需要加強中學文書工作和檔案管理工作的聯系，促進兩者有效結合，同時要提升文件的規范性，確保每個文件的質量，在細節方面需要做好定性分析，檔案管理人員在收集和整理數據時，要確保流程的規范性，讓文書和檔案管理工作良好融合。在信息技術應用的過程中，以計算機作為有效技術支撐，全面提升檔案查詢、檢索效率，為資源共享工作順利開展提供必要保障，正規化制度也能夠全面規范檔案工作者的各項 操作。

4 結語

總而言之，“互聯網+”為中學文書檔案管理工作帶來了新的挑戰，同時也為其指明了發展方向，在新的時代背景下，文書檔案管理需要以信息技術作為技術支撐，全面提升檔案管理工作的規范性和科學性，要充分意識到文書檔案和管理工作對學校發展的重要性，提升檔案利用效率，創新檔案管理形式，全面提升管理人員的綜合素質，使中學文書檔案管理工作在“互聯網+”時代背景下實現質的飛躍。