信息化時代醫院檔案管理研究

續 華

（山西省忻州市中醫醫院，山西 忻州 034000）

醫院檔案管理工作受當下信息時代背景影響正逐漸進行信息化建設，這在一定程度上改善了傳統醫院檔案管理工作存在的諸多弊端，讓醫院檔案管理工作更具安全性和合理性，直接提高醫院檔案信息的利用率及利用程度。為此，醫院必須重視并加強檔案管理信息化的實施，不斷完善自身檔案管理系統，實現醫院檔案管理效率的提高，并且，醫院檔案信息化管理能夠有效輔助醫院各項其它工作順利進行，為促進醫院管理工作改革起到積極的推動作用。

1 醫院檔案信息化管理的特點

首先，醫院檔案信息化管理具有多元化特點，這是因為信息時代背景下醫院內部各個科室之間的溝通和交流逐漸增多，而檔案在科室間溝通起到基礎性作用，這就要求醫院檔案必須涉各個科室、多個方面，只有醫院檔案信息化管理更具多元化，才能夠更好的為醫院和科室提供服務。其次，醫院檔案信息化管理具有時效性特點，這是因為醫院檔案最直接的受眾群里就是患者，患者進行診療過程中必須在短時間內調取檔案并使用檔案信息，為此檔案管理部門必須做到信息共享，最大限度上縮短檔案信息調取的時間，實現檔案信息使用效率的提高。最后，醫院檔案信息化管理具有多樣化特點，這主要受檔案信息在信息時代背景下記錄方式改變影響，以往僅僅為文字紙質版記載和存儲，而當下電子檔案、影像檔案、音頻檔案等多種多樣類型的檔案讓醫院檔案管理范圍更大、涉及內容更完整[1]，讓醫院檔案信息管理工作更具多樣化，提高檔案信息使用率。

2 醫院檔案管理工作存在的問題

1）檔案管理機制相對缺失。當下，大部分醫院很少對檔案管理機制進行調整，導致檔案管理機制十分落后，根本無法適應當下醫院運營情況和我國醫療行業現狀，且醫院內領導者對檔案管理信息化建設重視程度不高，直接致使紙質版檔案電子信息化過程十分混亂，甚至部分電子檔案與紙質版檔案完全不符或信息錯誤[2]，直接影響醫院檔案真實性和完整性，或是部分醫院并未對全部檔案進行審核就進行處理，導致醫院檔案大量缺失，影響檔案信息化管理的推進。

2）檔案管理重視程度不夠。大部分醫院領導者及檔案管理工作人員對該項工作的重視程度不夠，也沒有認識到檔案管理工作對醫院工作順利進行、醫院未來發展的重要性，僅僅認為檔案管理工作保管好檔案就可以，認為該項工作無關緊要，久而久之，醫院各科室對檔案管理工作更加敷衍，致使檔案管理工作效率更低，也無法為醫院其它科室和部門提供應用的服務。甚至部分醫院僅僅將其它科室的幾個柜子分派給檔案管理部門，更無專門辦公室和電腦等設備，進一步制約醫院檔案電子化管理建設。

3）檔案管理工作人員綜合素質不高。醫院檔案管理工作從屬于事業編制范疇內，且當下從事在檔案管理工作崗位的工作人員年齡普遍偏高，盡管有著豐富的從業經驗，但是對新事物的接受能力較差，對計算機、電子信息技術的了解知之甚少，根本無法在日常工作中承擔起檔案信息化管理的責任，另外，老員工工作態度和思想觀念很難在短時間內改變，這會進一步增加醫院檔案信息化管理的難度。

4）檔案管理基礎設施較少。醫院檔案管理部門常常只有一臺電腦、一臺打印機，無其它基礎設施，在進行檔案信息化管理建設時受基礎設施因素制約直接影響實施進度，或是案管理部門雖然有多臺電腦、打印機等基礎設施，但多數處于損壞狀態，根本無法使用，醫院在推廣檔案信息化管理時這些基礎設施根本無法發揮作用，影響醫院檔案信息化管理質量和水平。

3 信息化時代醫院檔案管理策略

1）加強醫院檔案信息化管理機制建設。醫院需在充分了解和掌握檔案管理現狀、醫院相關法律法規、運營現狀以及互聯網信息技術的基礎上加強醫院檔案信息化管理機制建設，建立醫院檔案信息化工作準則，針對醫院檔案信息化管理工作人員制定績效考核機制和管理機制，同時，根據當下醫院檔案信息化建設存在的問題進行分析，根據工作難度或工作性質進行分類，讓不同資歷、經驗和知識水平的工作人員充分發揮所長，可通過獎勵的方式鼓勵員工在工作過程中發現問題并提出解決建議，不斷完善醫院檔案信息化管理機制。

2）強化醫院檔案信息化管理意識。強化醫院檔案信息化管理意識要從醫院領導者入手，醫院領導者應主動閱讀并掌握檔案信息化管理相關制度、規定和內容，充分了解醫院檔案信息化管理的重要性和難點，然后制定醫院內檔案信息化管理工作內容和工作目標，工作人員根據領導者制定內容和目標進行落實和執行，從上至下在醫院內形成一種對醫院檔案信息化管理的重視意識。另外，醫院可通過組織檔案信息化管理探討大會、講座等方式積極鼓勵并推廣醫院內部在實際工作中運用電子信息檔案系統進行資料上傳和查閱，加強員工對信息化檔案管理工作重要性的認識。

3）提高檔案管理工作人員綜合素質。受檔案管理工作人員綜合素質偏低的影響，導致醫院檔案信息化管理執行難度較大，這種情況下，醫院必須面向社會和學校不斷引入新人才，從根本上改變原有固有的檔案管理理念，將信息化建設應用在檔案管理中，同時，新人才在引入后必須接受為期14日的培訓工作[3]，只有培訓考核通過后才能入職上崗，而針對已經在職的檔案管理工作人員來說，應通過定期培訓的方式讓其更加了解檔案信息化管理的內容和重要性，能夠在日常工作中將信息化應用于檔案管理和建設中。

4）完善檔案信息化管理的基礎設施建設。各大醫院必須在財務部門輔助下設置專門的檔案管理部門專用資金，確保該部門在檔案信息化管理和建設過程中能夠購買所需設備，諸如電腦、掃描儀、打印機等，然后通過對檔案進行整理和歸類后進行掃描，制作成電子檔案。電子設備必須定期進行檢查，如存在老化、壞損時應立即維修，確保電子設備的使用年限和使用效果，保證其為建設檔案信息化管理起到積極作用。另外，醫院可建立專門的檔案搜索數據平臺系統，便于各個科室隨時隨地在平臺內搜索所需檔案，直接提高檔案整理和查詢效率。

4 結語

信息時代背景下要求醫院檔案管理也能夠跟隨時代腳步不斷創新和發展，為此，醫院檔案信息化管理仍需不斷探索、推陳出新，通過加強醫院檔案信息化管理機制建設、強化醫院檔案信息化管理意識、提高檔案管理工作人員綜合素質以及完善檔案信息化管理的基礎設施建設等方式，讓醫院檔案信息化建設更完具科學性、合理性和有效性，讓醫院檔案管理工作真正意義上實現為各科室、各部門服務的價值。