基于網絡環境探討檔案管理工作的創新與安全防護

于 艷

（內蒙古自治區興安盟扎賚特旗人力資源和社會保障局干部人事檔案管理中心，內蒙古 興安盟扎賚特旗 137600）

網絡時代改變了人們的生活方式，提升了各行業的信息交互效率，也改變了傳統的檔案管理模式。為了管理網絡環境中日益多樣化、規模化的信息資源數據，檔案管理單位需要對傳統的管理模式進行創新改進，確保管理工作可以與互聯網相結合，并持續完善相關體系的建設工作，提高管理效率的同時保障檔案信息的安全可靠性。

1 檔案管理工作在網絡環境中的發展要求概述

1）確保信息反饋渠道在網絡環境中的完善性。檔案信息反饋是檔案管理工作的重要環節，是負責企業單位對檔案實際價值進行充分掌握的重要依據，直接關系到后續能否可靠有效地開發和管理現有的檔案信息。為此，企業在開展檔案管理工作時，需要重視檔案的實際作用，持續將現有的規章制度完善，確保管理人員及其他相關人員可以在使用檔案信息的過程中做好守法守規，并充分發揮出檔案信息的實用價值。在收集檔案信息反饋情況的過程中，相關單位需要針對檔案使用人員進行相應的教育和培訓，確保其具備相應的檔案安全責任意識，并能夠主動對實際應用情況進行反饋，從而為后續的管理工作提供數據支持[1]。

2）轉變檔案信息服務觀念。隨著人們思想意識的逐步轉變，人員對于檔案信息的需求已經由傳統的個人檔案轉變為對更多其他領域檔案信息的需求，人們對于檔案資源的共享需求力度隨之增加。為此，檔案管理單位需要針對現有的管理方式進行改進，將傳統的服務觀念轉變，確保管理人員的意識觀念與現有的公眾需求相接軌，積極應用互聯網相關技術提升檔案服務水平，通過現場調研等模式充分了解公眾對服務項目的需求情況，實現對管理模式和服務內容的創新改進。同時，檔案管理單位需要在過程中注意宣傳，確保外部環境能夠為檔案管理工作的提升提供推進力。

3）積極建設并完善檔案信息服務體系。在當前的網絡環境中，檔案管理工作需要避免朝單一方面發展，應該針對各行業的發展需求建立全面、完善的信息資源體系，確保體系中將行業領域內涉及的各類檔案資源包含在內，通過分類、統一管理的檔案信息為后續的信息開發應用等相關工作提供助力，進而在行業內形成資源共享的發展環境，為行業進一步發展提供助力。此外，為了進一步提升檔案管理工作價值，相關單位需要合作發展，積極從國家層次入手，對現有的檔案信息服務體系進行建設并完善，通過信息網絡提升檔案資源的凝聚效率，進而發掘更多檔案價值。

4）重視檔案信息安全防護工作。互聯網時代對傳統檔案管理工作帶來了極大的沖擊，但也是檔案管理工作創新發展的新時代。在充分發掘檔案信息潛力，完善檔案信息服務體系的過程中，檔案管理人員需要充分考慮日益突出的軟件兼容以及信息安全問題。在利用網絡環境為人們提供便捷檔案服務的同時，相關單位需要時刻承受著來自各種渠道方向的病毒、黑客沖擊，防火墻、加密技術、安全檢測、身份認證等相關技術手段在這一過程中尤為重要，相關單位需要持續提升安全防護等級，以此來保障檔案信息的安全可靠性。

2 網絡環境下創新檔案管理工作的具體操作方式

傳統的檔案管理模式在網絡環境中缺乏實用性，相關單位需要充分考慮網絡環境對于檔案管理模式的具體要求，通過對現有的工作方式和內容進行創新優化，從而為公眾提供更加便捷、可靠的檔案信息服務，下面對具體操作方式進行詳細分析。

1）開展在線服務與信息共享。生活節奏加速的網絡時代，人們對于檔案信息提出了更高的要求，具體體現在可讀性、準確性以及時效性等幾個方面。傳統的紙質版線下檔案信息與現有的公眾生活節奏極不適應，人們往往不會耗費大量的時間進行有限線下檔案信息的查閱，也無法在短時間內從中獲取更多有價值的信息。為此，檔案管理單位需要充分認識到人們對于檔案信息渠道的需求，積極應用現有的互聯網相關技術建立線上的檔案信息資源庫，確保人們可以隨時隨地獲取自己所需要的檔案信息[2]。同時，檔案管理單位也可以通過電子信箱等形式從線上建立與公眾的可靠鏈接，構建檔案信息在線服務的可靠渠道，有效提升檔案服務效率。此外，為了滿足公眾對于信息資源越來越高的需求力度，檔案管理單位需要通過互聯網相關技術為公眾營造一個資源共享的檔案服務網站或軟件系統，并積極整合檔案管理部門現階段擁有的各種人力、物力資源，通過統一管理的模式提升工作效率，加快檔案數據庫的完善和優化管理工作效率。

2）縱深化服務領域。時代在發展，人類文明隨著科技、文化的發展不斷提升，基礎設施建設、科學研究、行政管理、商務貿易等各種行業領域的活動方式將變得更加多樣化和復雜化。為了滿足各行業對于檔案信息服務的多樣化需求，檔案管理單位需要沿著縱深方向發展檔案服務工作，積極對現有的單一檔案信息提供方式進行創新和轉變，以整體化思維看待檔案、圖書、文件以及情報檢索資料，進而對檔案工作人員的產業及服務意識起到促進作用，為檔案管理工作的創新提升提供動力。

3 網絡環境下做好檔案安全防護管理工作的具體操作方式

1）健全電子檔案安全管理組織機制。檔案管理單位需要針對網絡環境中的電子檔案建立現有的安全管理機構，并招聘安全管理崗位任務負責檔案信息安全防護工作，在日常管理過程中對現階段的檔案管理方向進行預估、識別并解決，有效規避各種檔案管理風險，保證檔案信息的安全可靠性。此外，檔案管理單位需要制定相應的制度標準，通過檔案使用制度、權限管理、檔案寫入或刪減規定等相關制度標準對工作人員進行規范指引，避免出現檔案安全事故[3]。

2）保證檔案管理網絡化系統的安全性。為了提升檔案管理系統在網絡病毒、黑客攻擊下的應對能力，避免各種漏洞問題影響檔案信息的安全性，檔案管理單位需要通過合理的軟硬件設計確保網絡檔案系統的運行穩定性和安全可靠性。一方面，檔案管理單位需要充分應用現有的大數據等技術，對管理風險進行預估分析，并針對現場的風險進行整改。其中，云計算對于檔案管理效率的提升具有積極意義，其備份、存儲能力可以降低檔案管理難度，提升檔案信息的安全性。另一方面，檔案管理單位需要積極應用各種安全防護技術為檔案信息系統提供安全保障，確保可以通過技術手段有效識別并防范各類突發的安全風險。在具體應用過程中，檔案單位需要從權限控制、信息加密、身份認證等多種技術舉措提升檔案信息管理的可靠性，并不斷提升現有防火墻軟件、病毒防護體系等，有效預防信息泄露、信息丟失等問題，建立安全可靠的檔案信息服務管理體系。

4 結語

檔案管理工作是任何時期都必不可少的一項工作，相關單位需要針對互聯網時代的發展情況以及人們的具體需求，對現有的檔案管理模式進行創新改進，通過技術手段為公眾提供資源豐富、便捷的檔案信息服務，并在過程中通過權限控制、身份驗證以及防火墻等技術手段提升檔案新的安全性，確保檔案管理工作高效開展。