新時期鄉鎮檔案管理信息化建設的路徑

劉雨兵

（杜爾伯特蒙古族自治縣一心鄉綜合文化站，黑龍江 大慶 166200）

在鄉鎮檔案管理工作開展過程中，工作人員要加強信息化技術的運用能力，通過不斷優化與完善信息化檔案管理，加強了鄉鎮檔案管理以及利用效率。基于此，在開展檔案管理工作研究過程，要提高對于檔案信息化建設的認識，通過分析鄉鎮檔案管理信息化建設的必要性，提高了檔案信息化建設水平，下面具體分析。

1 鄉鎮檔案管理信息化建設的必要性

結合我國鄉鎮檔案管理的實際情況來看，伴隨時間的積累，所設計的資源、信息內容數量勢必會越來越多，造成的壓力也不斷提升。通過實現信息化的建設，能夠切實降低相應的檔案整理壓力。結合過往的經驗來看，信息化的轉型建設所涉及內容較多，主要包括如下：首先，要將現有的紙質化的檔案資源能容，朝向數字化的方向進行轉變，完成相應數據的錄入以及存儲工作。其次，要建設開發一個專門信息化檔案的平臺，能夠第一時間完成相應的新數據、新信息的轉換和存儲工作，在需求使用的時候能夠及時跳轉和搜尋，最大程度上提升檔案管理工作的效率，節省時間成本。最后，要形成一個專門的信息服務機制，開設專門的服務平臺，相應的職能人員只需要搜索關鍵字詞，即可跳轉到相應的數字化檔案，提升效率。對鄉鎮檔案管理工作而言，加快信息化建設和轉型的工作具備多元化的優勢和價值，能夠實現對檔案的統一劃分、管理，并且在專業的分類整理匯總下，只需要將關鍵的時間信息或節點輸入，即可在最短的時間內反饋出相應的檔案，減少了不必要的等待時間和步驟。通過使用信息化的方式方法，進行鄉鎮檔案的管理工作，能夠將原本紙質化檔案所需求的空間轉化，將有限的辦公室資源進一步充分利用起來。不僅如此，將傳統紙質化的檔案完成數字化的轉型，還能夠最大程度上減少檔案保管中所出現的隱患，包括丟失、損壞等，由此可見信息化轉型的作用與 價值。

2 鄉鎮檔案管理信息化建設的途徑

2.1 樹立信息化管理理念

檔案管理工作開展過程要重視轉變傳統管理觀念，相應的基層職能人員，為了更好實現鄉鎮檔案管理信息化轉型，就需要首先樹立健全的信息化轉型意識，在原有的基礎上更進一步加快轉型建設。對此，相應的單位必須樹立為人民服務的核心訴求價值觀念，有針對性地建設信息化轉型的目標和方向，在原有的檔案管理部門基礎上，建設一支專門信息化轉變隊伍，分配好自身的工作職責。而且鄉鎮各個部門還要滿足時代發展要求，提高信息化建設重要地位，加強檔案登記及歸檔工作，對有價值的檔案資源在政府信息網上進行整體布局。

2.2 建設鄉鎮的網絡檔案

對鄉鎮檔案管理信息化的轉型工作而言，首要前提即為檔案的網絡化建設，才能滿足信息化的建設。對此，鄉鎮要結合自身的發展訴求與實際情況，建設專門的信息化網站或平臺，其個性化內容的建設要保證速率與個性化。其次，要針對檔案使用預留出專門的空間或者網頁，進行準備工作。再次，要逐步完成紙質化檔案向數字化檔案轉型的工作，并且經由專門的技術人員進行分類的管理工作。最后，不同檔案之間不僅需求互相聯絡，還需要能夠在原有基礎上互相彌補。例如，針對鄉鎮的戶籍檔案情況來看，還可以與之相對應的快速檢索到保險情況的檔案，在人口普查的時候，即可最快時間查詢到相應保險信息。從而進一步加強鄉鎮檔案的利用效率。

2.3 完善檔案信息管理制度

需要注意的是，信息化管理方式與傳統的檔案管理模式存在較大的區分，所以相應檔案管理制度與方法也要做到與時俱進地完善調整，做好保障工作確實對當下信息化轉型的重要支持。在信息化制度建設的過程中，要將相應的考核作為核心內容，結合信息化制度的規律以及檔案使用方法出發，進行專門的制度完善，建立多元化的考核內容以及檢查類目，明確不同的制度考察，包括鼓勵機制、監督機制等，要強調每一個鄉鎮干部，在信息化檔案管理工作中的作用與職責，敦促信息化檔案管理工作的價值與意義。除了建設專門的考察制度體系以外，相關的職能部門還需要進一步督查制度的使用情況，要形成一個動態化的考察體系，一旦發現制度的問題和不足及時做出修正和完善。

2.4 完善信息化管理的配套設施

在鄉鎮新時期信息化檔案的建設過程之中，鄉鎮需要積極主動配合國家工作，在原有的基礎上加大對信息化轉型的資金投入，不僅準備專門的信息化檔案管理辦公室，還需要配套專門相應的設備，包括掃描儀、復印機等現代化的設備，并且做到及時歸檔和升級，將傳統的檔案內容升級為數字化內容，使得檔案管理的技術和水平不斷提高，才能供給更有價值、更有深度的檔案管理信息服務。鄉鎮管理檔案機構還要盡可能建立網絡化管理系統，在檔案管理內部建立局域網管理系統，提高管理系統安全系數，共享檔案信息資源，在上級管理部門幫助下，對檔案信息進行擴建與補充，開發高效的信息檢索工具，提高利用檔案資源的利用率。有效的配套設施是保證檔案信息化管理效率的關鍵，因此，作為檔案管理工作人員要提高認識。

2.5 引進與培養專業人才

從本質上來分析，新時期的鄉鎮檔案信息化管理工作的核心還是工作人員，所以對鄉鎮而言人才才是第一核心資源，如果專業度不足，信息化建設效果勢必差強人意。所以，鄉鎮就需要有目的性地引入專門人才，不僅懂得檔案管理工作，更需要具備信息化操作技術。與此同時，鄉鎮還需要加強人才的培育和管理工作，做到有針對性地能力培育和管理工作，使得每一位檔案管理人員不僅具備良好的工作能力，同時還具備完善的道德水平和服務意識，能夠更好為鄉鎮服務做出貢獻。同時，鄉鎮要預先做好管理工作，避免任何檔案管理的人才流失。要加強日常的培訓作業，并且提升薪酬福利、加強進修學習等，使得人才能夠更好被重視，獲得最佳的工作體驗，以求加強對崗位的忠誠度。

3 結束語

在現代化的建設過程中，鄉鎮檔案管理部門應該加大對檔案信息化建設工作的重視度，采用改進鄉鎮檔案管理的方法和檔案處理的步驟，擴展鄉鎮檔案信息資源的開發領域，合理的利用檔案信息資源，積極主動地促進檔案信息化建設中應用的各種硬件和軟件的建設工作，不斷地更新鄉鎮檔案信息化管理的方法等有效的方法，逐漸地促進鄉鎮檔案管理工作的數字化和信息化的發展。