加強國土資源業務檔案管理的策略思考

劉小艷

（平泉市自然資源和規劃局，河北 平泉 067500）

國土資源業務檔案是國土資源檔案部門在推進各項業務實踐活動當中形成的擁有利用價值經整理歸檔之后以不同形式與載體不同形式與載體呈現的歷史記錄。這是一種非常重要的信息資源，記錄各種自然資源的利用狀況，同時也能夠體現出國土資源的性質、類別、權屬變化等相關情況。為了更好的滿足國土資源工作的創新發展要求，面對大量的業務檔案信息，應該做好科學化的檔案管理工作，提高檔案的開發利用價值。檔案管理部門面對國土資源業務檔案，同時還需要根據檔案工作的實際要求提出科學化的管理對策，適應新常態國土資源管理現狀。

1 國土資源業務檔案的專業化要求

國土資源業務檔案是國土管理業務工作當中收集到的專業化的檔案信息資源，擁有極高的保存保管價值，在經過歸納整理之后以各種不同的形式和不同載體呈現出來，比如文字、圖表、電子文件、實物材料、聲像素材等等。國土資源業務檔案細致記錄了自然資源利用情況，比如土地、礦產、海洋等資源，與此同時檔案當中還涉及大量有關于土地出讓、土地管理、文書檔案、人事檔案等多個方面的信息，可以給部門做好權屬管理、資源開發、權屬矛盾解決、供需問題處理等提供依據。伴隨國土資源工作的深入推進，實際工作當中生成的業務檔案也有所增多，這又進一步提高了對檔案管理工作的要求，給業務檔案管理利用帶來了機遇與挑戰。從整體角度出發，國土資源業務檔案工作是系統化和專業性強的復雜工作要求。檔案管理人員不僅能夠把握國家政策走向，又要能夠提高對先進管理理念以及管理方法的專業應用能力，助推國土資源業務檔案管理步入到科學化和專業化的發展道路。

2 國土資源業務檔案管理中的主要問題

國土資源業務檔案的專業性以及檔案管理要求的嚴格性，決定了在檔案管理措施的運用當中，不能有絲毫的馬虎大意，更不能夠脫離當前的工作現狀。受到多種因素的影響，當前的國土資源業務檔案管理工作還存在也不少的缺陷和不足，主要體現在：一是沒有構建完善的檔案管理工作機制。國土資源業務管理涉及眾多的環節，每個環節的工作都必須要做好統籌安排，確保各個部門的有效銜接和密切配合。不過由于沒有健全的工作機制，特別是在監督、管理、考核等方面缺少規范機制的支持，導致檔案管理質量大大折扣。二是在檔案管理信息化建設方面急需增強。信息化建設是國土資源管理的必然趨勢，雖然已經加大了信息化建設力度，但是目前的數字化水平仍舊不高。出現這一問題的主要原因就是資金投入不足，沒有做好一系列的宣傳推廣工作，各方的參與度不高。三是檔案管理人才團隊亟待優化。在檔案管理以及信息化系統的運轉過程當中，人才是必不可少的，不過如今在管理人員的配備上存在專業人員不足的缺陷，而且人員的流動性較大，整體結構安排不合理，無法為業務檔案的規范化處理，提供必要的人力資源支持。

3 國土資源業務檔案管理的有效策略

3.1 有效理順檔案管理工作機制

完善而又規范的工作機制是國土資源業務檔案處理以及綜合管理得以有序落實的基礎和前提條件。為了理順和完善檔案管理工作機制，需要重點做好以下幾項工作：一是加大檔案管理制度建設。在制度建設當中，應該對國家的檔案管理制度規范和政策要求進行深入分析和正確解讀，以便以此為依據制定針對國土資源業務檔案管理的規范化制度。當然在制度建設當中，也要考慮到本單位的實際情況分析過去制度建設當中的不足發現，并且彌補制度建設當中的薄弱點，健全檔案制度，并設置出檔案管理的具體標準和實施規范，讓每項管理業務的處理都有據可循，科學規范檔案管理的每個工作流程，落實部門責任制。二是建立專門的監督機制。在檔案管理制度的落實過程中，單位需要成立專門的監督工作小組，負責對檔案管理的具體落實情況進行全方位的監管，并把監督管理工作貫穿檔案收集、整理、鑒定、保管、開發利用等全過程，加大監督力度，一旦發現問題必須嚴肅處理。三是構建考核激勵機制。特別針對當前的檔案管理工作，開展全方位的績效考核，并且體現出績效激勵作用，確保各個部門以及工作人員認真對待檔案，主動參與檔案管理工作。在績效激勵的基礎之上，必須建立嚴格的獎懲機制，做到獎罰分明和獎懲有度。

3.2 推動檔案管理信息化建設

檔案管理信息化是檔案體系建設以及檔案管理改革的必然趨勢。所以國土資源業務檔案在管理改革當中也必須牢牢把握信息化建設這一必然趨勢，對當前影響信息化建設的因素進行挖掘提出針對性的解決措施，確保檔案處理的便捷性和有效性。信息化建設的措施主要涉及：一是加大信息化建設的投入力度，積極配備完善化的軟件與硬件設施，建設專門的檔案智能掛庫房，配備先進技術智能控制好庫房內的溫濕度，維護環境安全，奠定檔案信息化服務基礎。當然還必須開發與單位檔案管理要求相適應的檔案管理信息系統，通過系統錄入、統計、檢索、利用等，落實檔案信息化管理。二是建設檔案利用網絡化平臺，加快紙質檔案的數字化轉化速度，積極運用數字化方法，把館藏紙質檔案信息掃描成數字化資源，為進一步的數字化和信息化管理提供便利。另外單位需要加大對檔案管理信息化建設的宣傳力度，提高全員參與信息化建設的積極性，同時還需要增大和信息用戶的互動，了解用戶的信息，需要從而提高檔案服務的個性化水平。

3.3 優化建設檔案管理人才隊伍

隨著檔案管理環境和要求的變化，國土資源業務檔案管理要求越來越高，想要從根本上保證管理的質量與效率，就必須從人才建設角度出發，做好人才管理和人才隊伍建設。一方面單位需要對檔案管理人員配置情況進行優化，徹底改變過去檔案由臨時工作人員或是兼職人員完成的情況，配備專職檔案管理人才，并對他們的知識和素質結構進行優化。在人才選聘階段單位，需要考量他們的綜合素質，涉及專業技能、信息素養、檔案利用意識、職業道德等多個方面，讓復合型人才成為檔案信息化建設的主流。另一方面單位需要對現有的檔案管理工作人員進行教育培訓，進一步挖掘他們的人力資源價值，通過不同形式的繼續教育和專業業務培訓，確保檔案人員的專業化發展。比如可以通過業務培訓、崗位培訓、行業交流會、專家講座等給檔案工作人員提供全面進步的保障。

4 結語

國土資源業務檔案形成于國土資源業務活動的過程，對整個活動的面貌與結果進行了有效記錄，同時還用不同形式基于不同載體體現出來，是非常寶貴的信息資源，還是國家檔案體系的重要組成部分，可以給國土資源開發利用與區域經濟發展帶來參考依據。面對當前國土資源業務管理改革發展的迫切要求，考慮到時代與行業的發展情況，檔案管理部門應該更新工作理念，加大信息化建設力度，同時在管理工作當中吸收借鑒成功經驗，考慮檔案管理的實際情況，更好的迎接當前的機遇與挑戰。