事業單位檔案管理的優化和現代化路徑構建

郭柳顏

（中山市黃圃鎮水務事務中心，廣東 中山 528429）

1 引言

在當下的信息時代，計算機以及大數據技術等先進科學技術的應用，有助于提升檔案管理效率和管理水平。因此，針對水利檔案管理部門所需要管理的工程檔案、人事檔案以及其他各種文件資料等，需要合理應用現代化手段提升檔案管理效果，發揮各類檔案資料的最大價值，推動水利管理部門管理水平的提升。

2 事業單位檔案管理的現狀分析

在基層事業單位中，主要的檔案管理工作內容有以下幾點：首先是檔案收集。此工作是檔案管理工作的首要環節，最基本的要求就是要保證所收集檔案資料的全面性和完整性。在此管理環節中，重點就是收集和整理各種資料，并檢查資料的規格和頁數，且按照規定簽字蓋章。然后針對不同資料之間的相互邏輯關系進行歸類整理，檢查各類檔案資料的質量。

其次是檔案整理。對于基層水務單位來說，其所收集和整理的檔案類型主要有人事檔案、工程檔案以及其他文書檔案資料等內容。對于人事檔案來說，就是按照政府相關規定和標準要求對人事檔案信息進行統一編制和分類整理，并且補充其中不完整的檔案信息。對于工程檔案來說，由于水利工程建設和管理相關檔案比較繁雜，不僅種類多而且數量龐大，需要消耗大量的時間進行分類整理。對于其他文書檔案來說，通常是按照統一的標準、按照時間和類別開展整理工作。

再次是檔案保管。檔案管理工作的主要作用，不僅僅是收集和整理檔案資料，更重要的是做好檔案資料的保管，滿足最后對檔案資料利用的要求，發揮檔案資料的指導價值。在此保管工作中，不僅要保管好原始的、紙質的各類檔案資料，而且要按照不同的保密級別采取不同的保管方式，還要記錄好檔案借閱情況，及時催促借閱人員歸還檔案資料。同時針對目前數字化的檔案，還要做好計算機軟件升級以及殺毒和病毒防護等工作，及時做好備份，保護數字化檔案安全。

最后是檔案利用。檔案利用是檔案管理的最終目的，也主要包括利用其基礎價值以及深層價值兩部分。對于前者來說，也就是利用檔案資料中所機載的相關信息和數據等，比如通過對人事檔案的查閱，判斷其是否符合晉升條件或者競選條件等。對于后者來說，則是通過大數據技術的應用，分析整理各類檔案數據，總結其規律，作為后續開展水利工程建設和管理工作的依據。

3 事業單位檔案管理中存在的薄弱環節

1）管理制度方面的薄弱問題。事業單位中的檔案管理混亂是普遍存在的問題，這主要由于單位對于檔案管理工作不夠重視而造成的。具體地說，目前的基層事業單位中通常也按照要求制定了相關檔案管理制度，但是由于單位相關領導的重視不足，造成了檔案管理制度沒有及時更新而無法適應單位當下管理現狀的問題，影響管理制度的執行效果。表現出檔案管理工作中積累的檔案資源過多、管理人員責任意識較差、檔案資料丟失現象頻繁、檔案信息收集不及時、不全面、檔案資料有借無還等問題，進而影響后續檔案利用工作，同時也難以保證檔案資料的真實性。

2）管理工具和手段方面的薄弱問題。對于水利管理部門來說，隨著水利工程規模的擴大以及數量的增多，增加了檔案管理工作量。同時隨著信息技術的發展，對檔案管理工作的要求也更高。但是由于此類單位中普遍存在檔案管理工具和手段過于落后的問題，沒有充分應用現代信息技術，表現出檔案管理效率較低且容易出錯，難以保證檔案管理質量。

3）檔案信息利用方面的薄弱問題。正如前文所述，檔案管理工作的最終目的是利用檔案資料，發揮其在單位業務開展以及提升內部管理水平等方面的作用。但是多數單位對于檔案管理工作存在理解偏差，沒有意識到檔案管理工作的真正價值，僅僅將此工作認為成對檔案資料的收藏和保管，難以發揮出檔案信息的應有價值，同時也導致檔案管理工作中重視收藏和輕視管理的問題，降低了檔案信息的利 用率。

4）管理人員方面的薄弱問題?；谀壳霸絹碓礁叩臋n案信息管理要求，價值信息時代下各種先進信息化技術的應用，對于檔案管理人員的專業素質以及信息化技術水平等提出更高的要求。而目前基層單位中由于不夠重視此工作，不僅配置的檔案管理人員數量不足，而且表現出檔案管理人員兼職現象比較普遍，也就是專業能力偏低，不僅缺乏檔案管理責任意識，而且無法充分應用先進的信息技術開展高效和高質量的檔案管理工作，進而影響檔案管理工作效率和質量。

4 事業單位檔案管理的現代化路徑

1）完善檔案管理制度。對于基層單位來說，從領導層面上要提高對此工作的重視，不僅要構建適合本單位的檔案管理制度，而且要不斷總結檔案管理工作經驗，及時補充和完善檔案管理制度。在此制度中要明確具體的檔案管理工作流程和要求，通過完善的制度和機制來明確各個檔案管理人員的具體職責內容，強化管理人員的管理理念，提高對自身工作的重視。此外，還要結合完善和嚴格的考核機制以及獎懲機制，加強對檔案管理工作的監管，確保管理制度的落實，調動管理人員的工作積極性。

2）更新檔案管理手段和工具?；谀壳靶畔⒒尘敖o檔案管理工作帶來的改變，為了充分利用信息化技術提升檔案管理效率和質量，需要基層單位加大對檔案管理工作方面的基礎設施建設力度，比如要配置足夠的計算機硬件設備并引入配套的檔案管理信息系統等軟件。還要定期做好各類軟硬件的檢查和更新維護工作，確保其應有作用的發揮，有助于幫助管理人員提升檔案管理工作效率和質量。

3）合理利用和開發檔案信息。為了最大化發揮檔案信息的作用，要在單位領導足夠重視此管理工作的同時，加強對全體職工的培訓和宣傳教育，轉變全體職工的觀念，提高對檔案信息資料的重視。然后在具體工作中要不斷總結經驗，在快速和準確收集、整理各類檔案資料的同時，精確劃分不同類型的資料并做好保護管理工作，便于將其應用于后續的工程管理和單位管理工作中。同時也要構建完善的檔案管理信息系統，便于使用者可以利用手頭上便捷的終端隨時查找各類所需文件資料，提升檔案信息利用的便捷性，充分發揮其優勢作用。

4）加強對管理人員的培訓。在單位領導足夠重視此管理工作的同時，要在人事管理工作中提高對檔案管理人員的招聘要求，結合完善的管理制度合理劃分不同崗位職責，合理安排人力資源。同時還要引進高素質人才，加強對新入職人員的崗前培訓以及對在職人員的系統化培訓工作，保證其滿足當下檔案管理工作的要求，保證檔案管理工作高效和高質量開展。

5 結語

基層事業單位中的檔案管理工作主要開展人事、工程以及其他文件資料的管理，對于單位的日常管理以及后續發展起到重要作用的。但是目前此工作中普遍表現出制度不完善、工具和方法落后、檔案信息開發利用不足以及人員綜合素質偏低等問題。這就需要采取現代化的手段改進和優化上述問題，充分發揮檔案信息的價值，推動事業單位的可持續發展。