人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策

王琳瑛

（山東省煙臺市北海醫(yī)院，山東 煙臺 265701）

人事檔案是記錄個人身份、主要經(jīng)歷、政治面貌等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)作用，能為招聘單位提供參考，并具有一定的法律效用，與組織關(guān)系、工資、社會勞動保障等密切相關(guān)。在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)逐步加快發(fā)展的環(huán)境下，醫(yī)院人才流動日益頻繁，人事檔案管理問題頻發(fā)，難以有效提高人事檔案管理效率和質(zhì)量，會對醫(yī)院發(fā)展造成一定的影響。因此，醫(yī)院需要科學(xué)地完善人事檔案管理，提高內(nèi)部人力資源管理質(zhì)量，從而引進和留住更多的專業(yè)人才，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供人力保障。

1 醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 管理思維較為局限

哈佛大學(xué)社會科學(xué)研究所表示，“量化的遞增步伐將在大量新數(shù)據(jù)來源的支持下，遍及政府部門、學(xué)術(shù)界、商界。”大數(shù)據(jù)時代主要深入挖掘和利用數(shù)據(jù)核心價值，一些醫(yī)院人事檔案管理人員選擇跟隨時代的發(fā)展步伐，采用數(shù)字、信息系統(tǒng)對檔案進行管理，而另外一些管理人員則在大數(shù)據(jù)時代選擇“觀望”，這種管理思維不能使人事檔案充分發(fā)揮依據(jù)作用[1]。同時，一些醫(yī)院人事檔案管理采用傳統(tǒng)管理模式，注重檔案的記錄和保管，相關(guān)工作人員將自己定位為答案整理員、保管員，忽視了檔案的補充、決策、人力分配作用。

1.2 缺乏質(zhì)量控制措施

部分醫(yī)院檔案工作人員時常變化，一些工作人員由其他科室調(diào)配，不熟悉人事檔案管理流程，管理意識較為薄弱。醫(yī)院檔案管理人員需要嚴格按照檔案管理章程進行工作，但由于工作人員缺乏業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，使檔案管理工作難以發(fā)揮應(yīng)有的作用[2]。同時，醫(yī)院科室多，人事檔案數(shù)量大，導(dǎo)致檔案管理具有一定的難度。目前，一些醫(yī)院人事檔案的質(zhì)量控制措施不完善，缺少權(quán)責(zé)分工、質(zhì)量評價、績效機制，人事檔案管理在醫(yī)院內(nèi)部管理中逐漸邊緣化。

1.3 管理缺乏多科室協(xié)調(diào)性

醫(yī)院人事檔案的管理需要各科室給予支持和參與。醫(yī)院人事檔案管理處于人才招聘工作的末端環(huán)節(jié)。因此，在收集檔案的過程中，存在個別科室人事檔案不及時移交、檔案遺漏等現(xiàn)象，使人事檔案管理工作無法有序開展。同時，由于一部分醫(yī)院人事信息管理系統(tǒng)不完善，在提交檔案時系統(tǒng)發(fā)生故障、重復(fù)提交等問題，增加了管理人員的工作量。此外，人事檔案管理人員將工作重心集中在檔案的收集和歸檔方面。但是，在人事檔案的生成過程中，需要經(jīng)歷一系列的編制、整理、審核和歸檔階段，缺乏全過程的管理，會使人事檔案出現(xiàn)問題。目前，醫(yī)院人事檔案管理主要采用“被收集”模式，各科室接到檔案提交通知，在規(guī)定期限內(nèi)完成檔案提交工作，檔案管理部門進行歸檔，這種機械聯(lián)系難以發(fā)揮多部門共同參與的作用，檔案質(zhì)量難以控制，嚴重影響了人事檔案的功能。

2 人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理的改進對策

2.1 優(yōu)化管理理念，加強信息化建設(shè)

醫(yī)院人事檔案管理不應(yīng)該基于利益相關(guān)者或意識形態(tài)的影響，而應(yīng)該基于數(shù)據(jù)分析和事實進行管理。醫(yī)院人事檔案信息化管理的規(guī)模和比例并非越大越好，也不容易全面開展信息化管理，醫(yī)院的組織結(jié)構(gòu)需要徹底創(chuàng)新，引進先進的信息化管理技術(shù)，并制定完善的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和流程[3]。為此，如何衡量電子檔案的規(guī)模和比例，醫(yī)院管理部門需要認真討論。人事檔案管理工作人員可以根據(jù)檔案的利用率來決定哪些檔案需要“電子化”。同時，應(yīng)利用大數(shù)據(jù)挖掘檔案所反映的信息，努力為人事部門決策層提供全面的信息。

2.2 構(gòu)建健全的人事檔案質(zhì)量管理體系

2.2.1 加強思想教育

人事檔案管理人員更新管理理念是提高管理質(zhì)量的基礎(chǔ)。為此，醫(yī)院需要制定質(zhì)量管理思想教育方案，對檔案管理相關(guān)工作人員進行思想教育，更新管理理念，開展信息化、數(shù)字化管理活動。

2.2.2 成立管理小組

醫(yī)院人事檔案管理人員要承擔(dān)檔案管理、質(zhì)量控制工作，這使管理難度加大，而且容易導(dǎo)致權(quán)責(zé)混亂[4]。因此，醫(yī)院應(yīng)設(shè)置專門的檔案質(zhì)量管理小組，檢查和評估檔案質(zhì)量，對不規(guī)范工作要予以糾正。同時，質(zhì)量管理小組需要與各科室加強溝通，按照檔案編制標(biāo)準(zhǔn)、提交方式等具體事項，對檔案生成的各個環(huán)節(jié)進行質(zhì)量控制。

2.2.3 加強技術(shù)培訓(xùn)

以實施人事檔案數(shù)字化管理為基礎(chǔ)，確定管理流程，引入專業(yè)的數(shù)字化處理硬件和系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化收集、提交、審核、歸檔。同時，醫(yī)院需要組織人事檔案管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，通過實施各種培訓(xùn)活動，將培訓(xùn)納入績效考核內(nèi)容，提高工作人員的積極性，從而使工作人員盡快適應(yīng)數(shù)字化辦公環(huán)境。

2.2.4 完善管理制度

醫(yī)院應(yīng)在數(shù)字化支持下，改變?nèi)耸聶n案管理模式，建立信息化管理制度。首先，在人事檔案收集方面，要建立規(guī)范的檔案信息庫，實現(xiàn)電子檔案存儲。同時，要統(tǒng)一檔案格式，控制提交質(zhì)量。其次，明確電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，要求各工作人員主動上傳電子文件。檔案信息化系統(tǒng)提供密鑰功能，防止非法人員入侵盜取檔案信息。

3 加強多科室合作，提升人事檔案管理有效性

加強醫(yī)院辦公系統(tǒng)與人事檔案信息化管理系統(tǒng)的銜接，使各科室人員能夠有效溝通。同時，人事檔案管理人員需要對檔案的編制、接收、儲存進行綜合管理。人事檔案管理人員要指導(dǎo)各科室人員編制檔案文件，加強中間環(huán)節(jié)管理，做好檔案審核工作，認真檢查檔案的格式和完整性，確定電子檔案存儲的安全性。人事檔案管理人員需要全面分析管理過程中出現(xiàn)的問題，積極采納各方建議，與各科室加強溝通，切實提高人事檔案管理質(zhì)量[5]。

4 結(jié)束語

綜上所述，各醫(yī)院為了抓住機遇，實現(xiàn)突破性發(fā)展，需要應(yīng)對人才流動的挑戰(zhàn)，充分認識人事檔案管理工作的重要性。此外，醫(yī)院還需要建立信息化管理系統(tǒng)，加強人事檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提高檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院人事工作提高保障。