關于建筑工程竣工檔案管理存在問題分析及對策探討

任 宏

（吉林省白山市江源區建筑工程質量監督站，吉林 白山 134702）

建筑工程涉及內容諸多，每個環節都有對應的數據信息，而竣工檔案資料是對整個項目數據資料的有效統計、整理、歸檔，記錄著較為完整的施工流程，對項目質量監管以及后期維護管理具有意義，所以，強化建筑工程竣工檔案管理尤為重要。

1 建筑工程竣工檔案管理過程中存在的問題

1.1 缺乏完善的竣工檔案管理機制

在檔案管理當中，檔案管理機制的健全與否關系著檔案管理的效率與質量，對于施工企業而言，只有構建完善的竣工檔案管理機制，才能夠確保施工過程中所有關鍵數據信息的整理歸檔。不過在現有階段，多數企業的檔案管理制度并不健全，尤其是缺乏規范化的檔案管理機制。同時，檔案管理機制缺乏對應的保障機制，沒有嚴格的監督管理機制，造成檔案管理在執行當中缺乏相關部門的配合，工作難以如期完成。

1.2 歸檔內容缺乏清晰度

建筑工程涉及項目眾多，在施工當中產生的數據信息相對較多，這就要求在竣工檔案歸檔過程中，必須要明確對應的歸檔資料，如此方可確保歸檔的精準性。而且我國檔案管理對工程竣工類項目的歸檔問題也作出了相關闡述，明確了對應的歸檔內容。但在現實當中，多數企業并未對歸檔內容作出具體要求，更缺乏具體的歸檔實施準則，在歸檔內容、時間、要求等方面較為模糊，影響了歸檔的質量和 效率。

1.3 缺乏檔案管理重視度

在建筑工程管理當中，無論是管理人員還是基層員工，往往將建筑工程進度、質量放在首位，因為這些內容關系著工程項目的最終效益，而竣工檔案管理的重要性并未受到重視，這就導致建筑工程管理單位缺乏檔案管理意識，忽視竣工材料搜集、管理等工作。具體表現為，檔案材料的搜集與工程沒有同步進行，往往在竣工之后才開始搜集對應的資料，這個時候不僅難以實現原始數據的有效搜集，而且還會影響到檔案信息的真實性、完整性，不利于竣工檔案編制工作的順利開展。

1.4 缺乏高素質的檔案管理人員

在建筑工程項目施工中，工程質量管理、進度管理、安全管理往往是項目管理的重心，而且工程項目建設耗費較大的人力、物力、財力等資源，為了節省成本多數建筑工程企業并不會設立專門的檔案管理部門，在竣工檔案材料搜集整理當中多由公司內部人員兼任完成，這些人員并不具備專業的檔案管理知識和素養，對檔案管理缺乏重視度，不了解檔案管理具體流程。這就導致建筑工程竣工檔案管理缺乏專業的管理人員，檔案管理人員素質參差不齊，嚴重影響了工程項目檔案的管理水平。

2 建筑工程竣工檔案管理的優化策略

2.1 完善檔案管理機制

針對建筑工程竣工檔案管理機制缺失問題，必須要通過政策措施的制定實現竣工檔案管理機制的完善，為檔案管理水平的提升提供堅實保障。首先，在檔案管理制度制定過程中，必須要滿足國家制度法規，同時，從企業自身需求入手，完善對應的檔案管理機制；其次，完善檔案監管機制，明確竣工檔案管理當中各部門的職責、義務，要求相關部門做好檔案管理部門的配合工作，切實保障檔案管理工作的順利開展。

2.2 優化歸檔流程

建筑工程竣工檔案管理流程的科學與否，決定著檔案歸檔管理效率，所以，必須要對企業檔案流程進行優化，明確檔案管理流程，確保檔案管理各項工作的落實。首先，根據建筑工程項目的內容以及特征，細化對應的檔案管理流程，明確檔案管理各個環節的具體工作，包括材料的搜集標準、時間等內容；其次，在檔案搜集流程制定過程中，必須要以國家相關檔案管理制度為準則，確保檔案搜集的規范性、合法性。再次，對于建筑工程企業而言，涉及文件資料相對較多，包括合同、設計資料、工程圖紙等內容，要對材料做好細分，進行分類歸檔，確保后期查閱的便利、精準。

2.3 構建高素質的檔案管理團隊

高效的檔案管理離不開高素質的管理團隊，對此，在建筑工程竣工檔案管理中必須要注重檔案管理人才的培育。首先，要注重高層管理在竣工檔案管理方面的重視性，加強檔案管理重要性的宣傳，樹立高層檔案管理意識，只有高層重視，才能夠確保竣工檔案管理制度的有效落實；其次，構建專業的檔案管理團隊，一方面，吸納專業的檔案管理人才，使其參與到建筑工程企業檔案管理當中；另一方面，強化內部檔案管理人員的培訓力度，根據檔案管理需求制定對應培訓方案，通過培訓實現檔案管理人員素質的全面提升。

2.4 強化竣工檔案質量管理工作

建筑工地竣工檔案管理質量影響著施工單位檔案資料的后期使用，因此，必須要強化檔案質量管理工作，只有如此，才能發揮竣工檔案的最大價值，為建筑企業后期發展提供堅實保障。首先，竣工檔案質量管理人員要嚴格遵循《建設工程竣工驗收備案制度》等制度規范，并按照質量管理條例進行檔案資料的審核管理；其次，強化驗收管理意識，根據質量規范對提交的竣工材料進行質量把關，確保提交檔案資料的完整性、清晰性、準確性、及時性。

3 結語

建筑工程竣工檔案資料管理對建筑企業的后期運營發展具有重要意義，針對建筑工程竣工檔案管理中存在的問題，本文主要從竣工檔案管理團隊構建、檔案治理管理、歸檔流程優化、檔案管理機制健全等方面提出了優化策略，希望能夠為建筑工程企業竣工檔案管理水平的提升提供參考依據。