政府檔案管理工作的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略分析

邢 薦

（山西省呂梁市文水縣人民政府辦公室，山西 呂梁 032100）

隨著政府持續(xù)推進(jìn)檔案管理工作改革，檔案管理工作業(yè)績(jī)有所提升，工作模式得到改進(jìn)，管理效率進(jìn)一步提高。顯然，當(dāng)前我國(guó)政府檔案管理水平顯然已經(jīng)上升到一個(gè)新的臺(tái)階，但是在實(shí)際工作中依然面臨一些難題。政府檔案作為記錄各地政府工作狀況、地區(qū)改革發(fā)展變化等一系列歷史資料的媒介，其應(yīng)用和參考價(jià)值突出，優(yōu)化政府檔案管理工作效果，旨在滿足新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)需求，因此作為相關(guān)崗位工作者，我們要樹(shù)立創(chuàng)新改革意識(shí)，全面推動(dòng)政府檔案管理工作水平提升。

1 目前政府檔案管理工作中的主要問(wèn)題

現(xiàn)階段，政府檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題如下：其一，檔案資料內(nèi)容質(zhì)量不高。大部分檔案資料針對(duì)性、系統(tǒng)性不足，無(wú)法全面反應(yīng)政府工作有關(guān)的綜合情況，因此檔案資料的利用價(jià)值不突出。其二、“無(wú)頭緒”檔案依然存在，政府部門(mén)由于檔案管理人員調(diào)度安排問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作交接不暢；此外，管理部門(mén)在檔案材料審核與檢查方面不夠嚴(yán)格，降低了檔案資源的使用價(jià)值，一些漏檔、棄檔成為“無(wú)頭緒”檔案。其三，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。信息化檔案管理平臺(tái)已經(jīng)建設(shè)的前提下，政府檔案管理工作中應(yīng)該積極利用信息化手段，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)共享模式，提高檔案資源利用效率。但是顯然，就當(dāng)前政府檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，顯然上述管理工作目標(biāo)并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和電子檔案轉(zhuǎn)換不暢，檔案資料的安全性和完整性依然不足，外部環(huán)境依然威脅是檔案資源安全性和完整性的重要因素[1]。另外，檔案管理技術(shù)還有很大改進(jìn)空間，電子檔案資源丟失以及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題等均是信息化檔案管理工作中存在的隱患，需要及時(shí)升級(jí)檔案資源管理技術(shù)，構(gòu)建完善的政府檔案管理信息化體系，提高政府檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2 政府檔案管理工作改進(jìn)建議

2.1 樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)

想要全面提高政府檔案管理工作水平，需要管理人員樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)，全面提高自身檔案管理工作能力，以科學(xué)、務(wù)實(shí)的態(tài)度參與檔案管理工作實(shí)踐，保證檔案管理工作質(zhì)量[2]。政府檔案資源管理涉及的內(nèi)容比較多，是政府開(kāi)展管理工作的重要參考材料，作為檔案管理工作人員，應(yīng)該具備檔案管理規(guī)劃意識(shí)，基于新時(shí)期政府檔案管理工作要求，提高自身的檔案管理技能和職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格執(zhí)行政府檔案管理制度。目前，部分檔案管理工作人員由于缺乏科學(xué)管理意識(shí)，導(dǎo)致重要的檔案資料丟失或者檔案內(nèi)容銜接不善等問(wèn)題出現(xiàn)，使檔案資料損失了參考借鑒價(jià)值。為了順利解決這一問(wèn)題，當(dāng)前需要強(qiáng)化政府檔案管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)和專(zhuān)業(yè)工作技能培養(yǎng)，引導(dǎo)其自主規(guī)范檔案管理行為。政府要基于人力資源管理層面上，打造高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，為建立現(xiàn)代化檔案管理工作模式提供人才 支持。

2.2 建立完善的檔案管理機(jī)制

完善的檔案管理機(jī)制旨在為規(guī)范化和科學(xué)化的檔案管理工作提供保障，檔案管理機(jī)制也是檔案管理工作人員的行為準(zhǔn)則，明確檔案管理工作目標(biāo)、方法，為崗位工作人員的實(shí)踐工作提供參考[3]。基于地區(qū)政府工作需求，制定具有針對(duì)性的檔案管理目標(biāo)和管理制度，實(shí)現(xiàn)因地制宜的管理效果。尤其是在政府信息公開(kāi)背景下，首先，明確定位檔案管理工作職能，檔案管理工作保持透明化和有序化，并且有監(jiān)督部門(mén)發(fā)揮監(jiān)管作用。其次，立法機(jī)構(gòu)應(yīng)該針對(duì)政府檔案的開(kāi)放范圍進(jìn)一步明確要求，補(bǔ)充遺漏的條例，明確界定可公開(kāi)的方案范圍，滿足公眾對(duì)政府部門(mén)咨詢(xún)信息的需求。第三，建立檔案分類(lèi)管理制度，完善檔案信息公開(kāi)層次與保密級(jí)別制度，保證政府能夠充分履職的基礎(chǔ)上，體現(xiàn)政府檔案資源的社會(huì)效益。

2.3 加大科技投入

在政府檔案管理工作中加大科技投入，旨在構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)，這也符合大數(shù)據(jù)時(shí)代特點(diǎn)，是提升政府檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵一步。提高檔案工作服務(wù)水平和檔案管理工作者的服務(wù)能力是未來(lái)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，針對(duì)傳統(tǒng)政府檔案管理工作質(zhì)量低下的問(wèn)題，我們需要盡快提出優(yōu)化措施，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案資料管理平臺(tái)，全面提高政府的檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享目標(biāo)，構(gòu)建遠(yuǎn)程和高質(zhì)的檔案服務(wù)工作體系。就政府部門(mén)來(lái)說(shuō)，信息技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用可以幫助深入挖掘檔案信息資源的價(jià)值，在建立全面的檔案資源信息庫(kù)的背景下，更利于發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，也是提高政府檔案管理工作服務(wù)水平的重要舉措。除了構(gòu)建信息化檔案資源管理平臺(tái)之外，企業(yè)還應(yīng)該充分利用先進(jìn)的管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化保存、歸檔和使用，在軟件的輔助下，檔案管理工作方式更加靈活和高效，可以打造優(yōu)良的政府工作環(huán)境。伴隨檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，網(wǎng)絡(luò)辦公體系形成之后，日常管理工作能夠在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上完成，貫徹現(xiàn)代化檔案管理理念，全面提高政府工作效率。此外，重點(diǎn)注意政府部門(mén)的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，強(qiáng)化檔案信息安全管理，充分利用防火墻技術(shù)、殺毒軟件，避免檔案資料被竊取，同時(shí)注意檔案資料的備份，防止意外丟失。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是政府工作的重點(diǎn)，政府檔案記錄著政府活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的一系列數(shù)據(jù)信息，這些信息可以為后續(xù)的管理工作提供參考。現(xiàn)階段，我國(guó)政府檔案管理工作中依然存在一些問(wèn)題，為了保證政府檔案管理工作實(shí)效性，政府部門(mén)應(yīng)該引起高度重視，完善管理制度，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，同時(shí)引入信息技術(shù)，加大技術(shù)投資力度，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理平臺(tái)，為建設(shè)服務(wù)型政府創(chuàng)造有利條件。