衛生事業單位文書檔案收集歸檔工作管理分析

韋曉婭

（江蘇省常州市醫療急救中心，江蘇 常州 213015）

作為組織發展重要記錄載體的文書檔案，是形成于特定社會環境及一定歷史背景下的問題解決材料或相關措施實施的成果。衛生事業單位檔案管理中，文書檔案收集與歸檔工作十分重要，因其自身特點的緣故，能將基礎性、輔助性的協助供于衛生事業單位各項工作的開展，保障工作開展的科學性、合理性。單位在管理文書檔案時，需要著重提高收集與歸檔工作的重視度，在科學有效的方式方法的運用下，促進收集歸檔效率的提高，保障文書檔案應有的價值作用能夠得到充分發揮。

1 衛生事業單位文書檔案收集歸檔的重要性

首先，衛生事業單位通過及時、全面的收集與歸檔文書檔案，有利于信息存儲、查找及點閱效率的提高，進而促進醫療服務質量與效率的提升，能將更科學、有效的醫療服務提供給患者，取得更高的疾病治愈力，并幫助單位自身構建良好的社會形象，且在醫療技術發展進步方面也能發揮一定作用；其次，通過文書檔案的合理收集與歸檔，能將單位自身發展與運作情況更全面、及時且準確地記錄下來，能為單位帶來更可觀的社會效益；最后，通過文書檔案收集歸檔工作的合理開展，還能將外泄醫院、患者或工作人員重要信息的情況規避，能為信息提供更可靠的安全保障[1]。同時，在單位形象及社會安定方面也能發揮有效的維護作用，最終能為單位的正常運行與發展及患者生命健康及安全提供保障。

2 衛生事業單位文書檔案收集歸檔工作管理優化

2.1 積極優化文書檔案管理體系

對于衛生事業單位而言，其文書檔案收集歸檔管理工作的開展，發揮著不可忽視的輔助作用，例如幫助單位將醫療糾紛順利化解，或促進單位管理效率的提升。基于此，單位領導及管理人員首先需要著重關注文書檔案收集歸檔管理工作，在該方面投入充足的人力及財力資源，打造優異的軟環境與硬環境，為順利開展文書檔案收集歸檔工作奠定基礎；其次，衛生事業單位也要重視文書檔案管理系統的構建，組建領導小組負責指導文書檔案收集歸檔工作，并向單位考核中納入文書檔案收集歸檔工作，在構建約束與激勵機制的基礎上，營造適宜的管理工作氛圍，促進文書檔案收集歸檔管理人員工作積極性的提高；最后，汲取其他單位或行業的成功經驗，優化設計單位文書檔案收集歸檔制度，促進管理工作開展成效的提高。

2.2 全面開展文書檔案宣傳工作

衛生事業單位通過宣傳文書檔案管理工作，能引導單位內部人員樹立正確的認知，并加深他們對文書檔案重要性與開展必要性的認識[2]。為了達成這一效果，單位在開展宣傳工作時可從下述幾方面入手：其一，著重提高文書檔案收集歸檔管理工作宣傳力度，通過檔案編研形式與年報編制形式的整合推行，促進宣傳工作成效的增強。同時，關注相關工作人員文書檔案管理意識的增強，引領他們在收集歸檔工作開展中能夠更積極、主動地參與；其二，合理拓展檔案宣傳范圍。衛生事業單位領導及管理人員需要做好榜樣，率先垂范，踴躍投入文書檔案管理宣傳工作事宜中。在現代化信息技術的運用下，創新文書檔案管理手段方法。同時，以單位自身實際情況為根據，圍繞檔案室庫藏展開定期或非定期的檢查，以便將存在于收集歸檔中的問題與不足發現并及時解決，這樣一來即可取得更直接的管理成效；其三，著重宣傳文書檔案管理作用，在深入發掘其作用價值的基礎上，幫助相關人員進一步認知，促進宣傳效果的提升。衛生事業單位領導管理人員要注重強化文書檔案管理力度，實時監督宣傳工作開展情況、取得的成效，采取適宜的獎懲手段，為宣傳工作的順利開展提供保障。

2.3 規范文書檔案管理內容流程

當前形勢下，衛生事業單位需要規范化管理文書檔案，在對現代化社會及自身發展予以考慮的基礎上，科學化調整文書檔案管理內容及流程，避免此項工作開展中出現各類問題。文書檔案管理人員在工作開展中，有必要將收集、管理、存儲及歸檔等操作相關的流程熟練把握，加快關鍵信息提取的速度，及時歸納文書檔案資料，有序開展分類工作[3]。同時，為進一步突出文書檔案價值作用，管理人員需要有效區分各個類型及內容的資料，深入分析關鍵事件或醫療科研項目，以便幫助領導管理人員能將具備使用價值的信息更快速的獲取。此外，部分儲存很長時間的文獻檔案本身不再存在價值，應以規定操作流程為根據對此類檔案實施銷毀處理。

2.4 引領各部門間構建合作關系

各部門間合作關系的構建，能為單位文書檔案收集歸檔工作的順利開展提供保障，有利于收集歸檔能力的提高。基于此，單位需要將以往的收集歸檔工作方式創新、轉變，將以往對部門提出上交文書檔案資料的要求轉變為主動收集，以此促進收集管理工作質量的提升。同時，通過各部門間的密切交流與合作，進一步普及收集歸檔文書檔案的意義與價值，引領相關工作人員摒棄以往不愿將文書檔案資料上交的思想，激發他們的主動性，由此促進文書檔案收集管理工作效率的提高，進一步發揮文書檔案應有的價值，為單位的發展建設及經營奠定基礎。

2.5 貫徹落實人員素質培訓工作

文書檔案管理人員自身能力的高低，會決定收集歸檔工作的開展效率及質量。基于此，衛生事業單位領導管理人員要組織安排形式不一的活動，推動檔案管理工作人員能力素質的提升[4]。具體而言可從下述幾方面入手：其一，日常工作開展期間，應以具體情況為根據，圍繞工作人員定期安排專業化項目，通過培訓促進工作人員責任感與使命感的增強。同時，在文書檔案管理工作開展中融入適宜的培訓活動，在推動文書檔案收集歸檔效果得以提升的基礎上，促使文書檔案管理工作能夠取得更顯著的成效；其二，衛生事業單位需要積極引進專業人員，建立在自身實際情況的基礎上，以兼職人員為對象定期開展培訓活動，促使他們能夠逐漸具備更強的綜合能力，如此即可將文書檔案管理中出現返工等問題的概率減少；其三，衛生事業單位在開展培訓活動的同時，也要引領工作人員將文書檔案收集歸檔范圍準確把握，以免出現不屬于范圍內的檔案信息，這也能從側方面提高文書檔案收集歸檔工作的效率。

3 結語

綜上所述，在衛生事業單位各項管理工作中，文書檔案作為重要的記錄載體，其收集與歸檔工作能否順利開展，將會在很大程度上決定單位檔案管理工作的開展情況。同時，文書檔案收集歸檔工作的開展，也會對檔案管理效果及自身價值的體現構成關鍵性影響。基于此，衛生事業單位領導及管理人員需要對此項工作予以足夠的重視，在積極宣傳工作開展重要性、優化管理體系、規范內容流程、督促部門間合作關系構建的基礎上，為文書檔案管理工作的順利開展提供保障，進而推動單位自身的發展與運營。