加強事業單位檔案管理助力工作發展

楊 策

（吉林省輕工業設計研究院，吉林 長春 130021）

近年來，我國大力發展，改革創新，使得我國快速進入現代化科學技術發展階段的同時改善我國民生。事業單位檔案管理體系建設，是事業單位發展過程中的重點工作內容，通過檔案管理工作展開，能夠對部門作出科學合理規劃，促使基層部門工作人員能夠對自身工作有正確認識，明確工作內容，從而積極主動參與到中職院校各項活動中，為事業單位更好發展，將自身作用與價值發揮出來。

1 強化事業單位檔案管理工作的重要性和必要性

1）提高黨員干部的行為意識規范，檔案中，大量的黨史、黨性教育的照片、視頻和圖文資料以及黨員行為的正面、反面教材，對黨員干部具有重要的教育意義，也對黨員自身的學習發展具有重要的推動作用。檔案中還記錄了黨員廉潔自律、務必遵守的法律法規的內容，定期對檔案的整理與公示，能夠及時對黨員干部的工作行為起到提醒、監察作用，促使黨員干部自覺規范自己的言行舉止，達到作為黨員的優良作風。

2）提高黨政工作決策的準確性，事業單位的檔案中記錄了事業單位的相關工作政策、黨組織工作活動要求的執行情況和黨組織未來發展的規劃等大政方針等，是事業單位對自己及工作的總結與未來發展規劃、決策制定的重要參考資料。在事業單位的決策制定過程中，需要對檔案中的相關歷史資料、工作復盤、人員資料等進行整合與分析，提取出有效經驗與教訓，在新政策制定過程中綜合各方因素，促進決策的準確性與科學性的提高。

2 加強事業單位檔案管理助力工作發展

2.1 開展檔案編研工作

習近平總書記曾指出“經驗的總結、規律的認識、歷史的延續，都離不開檔案”。可見，檔案管理的重要性。工作服務是檔案工作的基本任務和首要任務。提供服務的手段可以通過檔案編研來實現，一方面是建立專項檔案，主要是針對重大活動、方面先進典型人物檔案，匯編成冊，促使全體員工積極主動的學習黨史企業史，增強全體員工的愛國、愛黨、愛企的精神和使命感，進而將檔案管理功能充分發揮出來。另一方面是對檔案進行專題整理編研，主要是對平時工作的內容進行總結凝練，形成專題，發掘特色性工作，從而推廣先進經驗，發揮示范性作用。對于檔案管理人員，則應樹立“管用并重”意識，在完成常規性工作的同時，積極主動的去了解檔案使用者的實際需求，并根據各項檔案實際查詢利用的頻率，制定出符合事業單位利用需求的編研規劃，將檔案的有效信息充分發掘出來，提升檔案的利用率。最后，事業單位檔案館應根據時代發展特征，合理利用計算機網絡技術，實現對檔案信息資源的共享。

2.2 加強對體系建設的重視程度

事業單位檔案管理體系建設與保障工作想要順利展開，對于體系建設工作要加強重視程度。也就是說，要確保每一位工作人員都能夠意識到檔案管理工作，以及體系建設工作的重要作用。在此背景下，檔案管理體系的合理性與科學性將會得到保障。在加強對體系建設的重視程度中，可以從以下幾點展開：

1）在事業單位中，針對基層檔案管理體系建設工作，要及時做好宣傳工作。通過宣傳在事業單位中形成良好工作氛圍，促使工作人員對于管理體系建設能夠有正確認識。在此背景下，將會有更多工作人員參與到檔案管理體系建設工作中，確保體系的科學性與合理性。

2）制定合理獎懲制度。獎懲制度的構建，主要是提升各個工作人員的工作積極性與工作熱情。對于在檔案管理工作中，以及檔案管理體系建設工作中，表現較好工作人員，要及時給予其獎勵。這樣工作人員努力工作會得到回報，增強工作人員對院校的忠誠度。反之，對于在各項工作中表現較差的工作人員，及時對其進行處罰。通過該種方式，使得工作人員都能夠對檔案管理工作，檔案管理體系建設工作有更加深入的認識與了解，為檔案管理工作的展開打下良好基礎。

2.3 以數據為基點建立反饋機制

檔案的管理是否科學合理，服務效果是否高效便捷，關鍵取決于用戶的反饋評價。然而，這是傳統檔案管理模式中普遍欠缺的。在“互聯網+”背景下，一方面可以通過檔案信息化管理平臺開設的“用戶評價”功能直接獲取用戶的評價，但是在現實工作中，總會因為各種原因，用戶難以將自己的真實訴求表達出來，然而真正需要挖掘并作出回應的正是這一部分“隱性需求”。因此，檔案部門需要借助反饋機制全面監測、獲取、分析用戶的動態特征及其變化趨勢，對不同階段的用戶反饋數據進行分析對比，根據分析結果及時調整檔案信息服務的形式、內容和方法。與此同時，還需要將主觀的用戶意見和客觀的數據分析結果相結合，力求最大程度挖掘出用戶的心聲，從而不斷優化服務質量。此外，科學有效的反饋機制還應包括檔案部門自我評價和第三方的評價，如上級領導的指導意見等，可以分擔用戶評價時的焦慮和負擔，真正體現“以人為本”的理念。

2.4 拓展規范化使用途徑

優化管理環境主要是推進信息化，提高對檔案信息資源的開發。目前事業單位檔案管理缺乏良好的工作環境，要改善檔案管理環境，對創新檔案管理方式具有重要的現實意義，明確管理職責，保障檔案管理工作的有效開展，避免檔案管理工作流于形式。要做好電子檔案管理工作必須清楚認識電子檔案的作用，必須使用科學的辦法加大對電子檔案建設的投入，加強對事業單位電子檔案信息資源的開發利用。數字化是事業單位發展的必由之路，必須有數字化改革的風險意識。必要的知識儲備是事業單位信息化發展的技術基礎，必須為技術人才提供發展機會，電子檔案建設必須加快基礎設施建設。

2.5 提高檔案資料的信息化

傳統的檔案資料是以紙質檔案為主，不利于長期保存、查找效率低、修改與補充工作不便捷的劣勢。信息時代的檔案管理需要改變傳統檔案管理方式，提高檔案管理的信息化。因此，在檔案管理工作中，事業單位利用網絡的便捷化平臺建立起完整的管理平臺，利用互聯網的優勢進行信息和數據的收集、整理、匯總和錄入，并且建立起分類檢索數據，方便檔案內容的檢索、調取、查閱與修補。同時事業單位進行檔案平臺的管理，確保信息平臺的安全性，同時做好信息維護，確保檔案信息的準確性。

3 結語

基層工作檔案是對所有工作以及黨員活動最真實、最完整的反映，對黨員干部的工作行為起到了重要的監督作用。但是目前事業單位中的檔案管理工作中仍然存在很多問題。事業單位需要正視工作中的不足之處，完善檔案管理體系，強化隊伍建設，提高檔案管理水平，促進事業單位的健康發展。