婦幼保健院檔案規范化管理研究

張籍元

（秦皇島市婦幼保健院，河北 秦皇島 066000）

規范化的管理模式是現在我國企業上使用非常廣泛的一種管理模式。雖然說婦幼保健院與很多的企業不同，但是婦幼保健院在日常的管理和控制方面與企業的管理有很多的相同之處。也就是說，規范化管理的理念與婦幼保健院的一些管理工作是大致相同的，所以說規范化的管理是可以用在婦幼保健院的工作中。

1 婦幼保健院規范化的檔案管理的意義

企業的規范化管理的主要理念就是精，準，嚴，細，就是說企業的規范化管理就是提高企業工作人員的素質，改進工作流程更加細化，管理過程，以及注重部門之間的協作，這樣就能夠從整體上提升企業的經濟效益，讓企業長久的發展下去。對于婦幼保健院的規范化管理而言，就是婦幼保健院的管理人員，通過改進管理方法和服務流程來達到管理目標。婦幼保健院的規范化管理必須要以專業化為基礎，并且在其中合理的運用信息化技術，必須要建立和完善一套檔案管理的信息化系統。還要制定一個科學的工作方法，建立一套完善的婦幼保健院管理機制，嚴格的落實所有的制度標準，增強服務的質量。確保婦幼保健院管理工作中服務管理要更加的細化，同時要落實好管理的內容。

2 婦幼保健院檔案規范化管理過程中遇到的問題

1）錯誤的向信息化發展。隨著我國科技的不斷進步，信息化時代已經到來，現在有很多的企業的工作過程中都已經引進了信息技術和計算機技術，因此婦幼保健院的檔案的管理工作也不能落后，必須要順應時代的發展潮流，引進信息化技術。婦幼保健院的檔案管理工作中，引進信息化技術并不是說取代了傳統的紙質檔案的管理方式，而是婦幼保健院的檔案管理工作的信息化建設與時代的發展相結合，讓婦幼保健院的檔案管理工作變得更加的快捷和方便。而現在我國的婦幼保健院的檔案管理工作中存在的一個問題就是，一味地向數字化的方向靠攏，而忽略了紙質檔案的重要性。紙質檔案在婦幼保健院的檔案的過程中，也發揮的比較重要的作用。紙質檔案一直傳承到現在，具有獨特的發展歷史，雖然說電子檔案更加節約了儲存空間，但是不能全部取代紙質檔案在歷史發展中的重要作用。另外，電子檔案在我國發展的時間比較短，還存在著一些問題，需要用很長的時間來進行改善，所以說現在還不能用電子檔案完全的取代紙質檔案。但是現在我國的婦幼保健院的檔案管理工作人員沒有意識到這個問題，已經完全都放棄了紙質檔案的發展。

2）缺乏相應的檔案管理制度。任何工作的順利進行都需要一套鐵打的制度，婦幼保健院的檔案管理也不例外，婦幼保健院的檔案管理也需要一套完善的規范化制度來約束，由于現階段的婦幼保健院非常多，導致檔案管理工作要處理的事情非常多，各大不同的保健院對于檔案整理的制度和要求都不一樣，尤其是對于新的婦幼保健院，對這一方面不太了解，也不熟悉相關的要求，導致婦幼保健院的檔案存在很多的缺陷，甚至有些還是錯誤的。

3）檔案管理人員綜合素質低下。婦幼保健院的檔案管理人員業務素質低下，沒有較強的專業性知識，這就會到導致做的工作不到位，管理出現漏洞，影響整個過程的檔案的完整性和使用性。檔案完善的范圍也在不斷的擴大，資料整理的手段也在不斷的向現代化邁進，在這種情況下，還有一部分檔案業務員存在著自身的業務水平和素質與當今時代不匹配的現象，他們僅僅局限于收集，整理，分類，保存等這些資料保存手段，缺乏對現階段新制定的婦幼保健院的檔案相關政策和規定的學習，也沒有及時的學習自身的專業性知識。

3 加強婦幼保健院檔案規范化管理的策略

1）制度管理層面。在企業中管理制度是非常重要的，這會直接關系到企業的管理，效率和質量。婦幼保健院的管理制度也是一樣重要。婦幼保健院規范化管理制度主要包括責任制度，運作制度，以及獎勵制度。責任制度方面，這是婦幼保健院規范化的管理目標，就是說要將婦幼保健院管理工作的相應責任細化。主要是包括一些領導責任制和責任追究制度，把婦幼保健院的日常管理工作分布到所有的部門每個員工身上，讓每一個員工的職責明確，同時設立監督部門對所有的員工進行工作上的監督。在婦幼保健院的運行制度方面，這項制度的主要要求就是要提高婦幼保健院的服務要求。對婦幼保健院內所有的工作制定一個切實可行的流程規范，并且要盡快落到實處。同時可以采用信息化技術，讓婦幼保健院每天的工作都能夠直觀地被看到，確保婦幼保健院內的工作正常開展。對于獎勵制度來說，可以針對婦幼保健院內的檔案管理工作人員采取一些激勵方法。在我國很多的婦幼保健院當中都缺乏一定的晉升機制，不能給工作人員提供一個展現自己能力的平臺，且在福利待遇方面也有較大的差距，因此工作人員會失去進取心。一方面要盡快的改進一些管理機制，提高工作人員的福利待遇，建立健全人才的招聘方式和考核制度，讓工作人員能夠發揮出自己的實力。同時對于工作突出的員工給予獎勵。提升工作人員的工作積極性，淘汰掉一些不作為的工作人員。同時要定期對婦幼保健院的檔案管理人員進行相應的培訓，通過多樣化的方法來提高婦幼保健院檔案管理人員的管理能力。

2）更新婦幼保健院檔案管理的運行理念。信息化時代的到來，就要求婦幼保健院的檔案管理工作人員必須要加強信息化建設，不斷地學習信息技術，并且借鑒一些先進的管理經驗，更新自己的管理思想，由以前落后的管理思想轉變到現在的信息化管理，這樣才能適應現在時代的發展潮流。這就要求婦幼保健院的檔案管理工作人員要重視自身的理念，檔案管理的工作人員可以利用互聯網上的大量的資源進行學習，利用一些相關的書籍或者網絡視頻等加強對于案管理工作的理念的學習，同時可以觀看一些先進的知識講座來更新自己的檔案管理思想。確保檔案管理工作能夠更好地適應時代的發展潮流。

3）完善婦幼保健院檔案管理的配套設施。婦幼保健院要想進行檔案管理工作的信息化建設，首先最重要的一點就是要具有完善的數字化設備作為支撐。這就要求婦幼保健院的工作人員必須加強檔案管理的硬件設施的建設，同時，加強軟件上的更新，硬件與軟件的完善相結合，就可以更好地促進檔案管理工作。婦幼保健院的檔案管理工作需要的硬件設備主要有計算機設備和掃描儀，視頻音頻播放設備等，相關部門要加強對于這些設備的采購，及時地淘汰掉落后的設備，安裝新型的設備，有效地支撐婦幼保健院的檔案管理工作的信息化建設。

4 結語

綜上所述，檔案管理工作向著信息化方向發展是非常必要的。婦幼保健院檔案的管理工作的是一個長久的發展目標，可以極大的提升一些檔案資料的價值，并且降低了婦幼保健院的人力和物力的支付成本。這就要求現在的檔案管理工作人員要加強自身的綜合素質，充分的利用數字化設備提高工作效率，促進我國的婦幼保健院檔案管理工作的質量提升。