水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理

詹 欣

（吉林省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院，吉林 長春 130000）

近年來，水利發(fā)展面臨著十分難得的歷史機(jī)遇，中央、國務(wù)院和陜西省委、省政府對水利十分重視。一些關(guān)系到陜西省長遠(yuǎn)發(fā)展的重大水利工程相繼開工建設(shè)，對加快省內(nèi)南水北調(diào)、渭河綜合治理、重點(diǎn)引漢濟(jì)渭、陜北黃河引水、榆林王圪堵水庫及渭河全線治理等水利工程建設(shè)，實(shí)現(xiàn)水資源優(yōu)化配置等提出了新的更高要求。而水利工程檔案則是對水利建設(shè)成果最好的歷史記錄者，客觀反映了工程建設(shè)的全過程，是水利工程建設(shè)、管理、維護(hù)和重要憑證和依據(jù)。但由于建設(shè)單位往往重視程度不夠，以及檔案管理具體操作過程中存在諸多不規(guī)范，目前檔案管理工作還有許多不足之處。強(qiáng)化水利工程檔案管理，確保水利工程檔案完整、安全、科學(xué)管理，能夠更好的為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)是一項(xiàng)建設(shè)單位值得研究的問題。

1 工程檔案管理的意義分析

工程檔案管理就是指建筑工程在項(xiàng)目申請、立項(xiàng)審批、現(xiàn)場勘查、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、建設(shè)施工、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量監(jiān)管等環(huán)節(jié)所形成的文字、表格、影像、圖紙等文件檔案進(jìn)行歸檔管理，為企業(yè)項(xiàng)目績效考評和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理工作具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性等特征，建筑企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理一方面能夠?yàn)楣こ谈慕ɑ驍U(kuò)建提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本；另一方面，建筑工程項(xiàng)目是城市發(fā)展的重要組成部分，工程檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)領(lǐng)域提供資料支持。

2 檔案管理工作現(xiàn)狀及存在問題

2.1 水利工程檔案管理意識淡薄

長久以來，水利工程建設(shè)單位普遍重視工程檔案工作。抓工程質(zhì)量十分嚴(yán)格重視，抓工作檔案往往無人問津。開展工程項(xiàng)目檔案管理專項(xiàng)整治是很困難的，對工程項(xiàng)目的檔案管理的宣傳、指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和管理得不到足夠的重視，水利檔案工作面臨著被動、不利的形勢。工程建設(shè)的整個(gè)過程中對檔案工作重視不夠，安排不夠合理，普遍存在水利工程馬上要完工，面臨著項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)，才組織檔案管理人員對項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行突擊整理。主要原因是企業(yè)對工程檔案管理在思想引不起重視。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)，施工過程中現(xiàn)場又繁雜，一般施工企業(yè)便將精力都集中放在工程項(xiàng)目的進(jìn)度管理以及工程質(zhì)量管理方面，檔案資料整理常常存在著臨時(shí)應(yīng)付的情況。

2.2 檔案管理體制和制度不健全

首先，為了確保復(fù)雜的檔案管理工作能有序落實(shí)到位，需要建立健全科學(xué)的管理機(jī)制，對檔案管理事宜進(jìn)行指導(dǎo)。但是現(xiàn)在許多工程施工方未能形成全面的檔案管理規(guī)章，或者某些單位即使有制度框架，其內(nèi)容也不夠精細(xì)。其次，專職于檔案管理的上級部門可能因?yàn)槊τ谕瓿善渌姓蝿?wù)，忽視了工程檔案管理政策理念的宣傳，使得檔案管理工作人員未能意識到其本職工作的重要性，也就很難兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。最后，檔案流向制度不完善也是一大問題，這表現(xiàn)在企業(yè)中，便是只要技術(shù)、施工人員出現(xiàn)調(diào)動，就會發(fā)生人走檔案走或者檔案沒人管問題。

2.3 復(fù)合型檔案管理人員缺乏

從現(xiàn)實(shí)的情況來看，很多基層水利施工單位對水利工程檔案管理工作重視程度不高。對相關(guān)檔案管理人員沒有進(jìn)行必要的專業(yè)技能培訓(xùn)，專業(yè)素質(zhì)不高，主要體現(xiàn)在要么就是檔案管理業(yè)務(wù)知識掌握不夠，要么就是工程施工方面業(yè)務(wù)知識匱乏，很難高質(zhì)量完成檔案管理工作的需要。

3 水利科技檔案和資料整理的管理對策

3.1 建立健全規(guī)章制度，使得檔案管理更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作要有相應(yīng)的規(guī)章制度，并根據(jù)管理實(shí)質(zhì)性的工作內(nèi)容對規(guī)章制度的內(nèi)容進(jìn)行完善，以保證制度中的內(nèi)容更加完整。健全的檔案管理制度內(nèi)容應(yīng)包含多個(gè)方面，因此需要就檔案管理方法及實(shí)施項(xiàng)目的各項(xiàng)細(xì)節(jié)進(jìn)行明確規(guī)定，使負(fù)責(zé)檔案管理部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人明確自身的職責(zé)所在，進(jìn)而以強(qiáng)化檔案管理人員對材料的整合力度，提高檔案卷宗的整體質(zhì)量水平，實(shí)現(xiàn)對檔案的合理利用，充分發(fā)揮出其所具備的價(jià)值。只有在施工初期就對檔案管理部門提出明確的要求，促使檔案管理人員一開始重視施工資料的收集及存貯工作，才能對后期整個(gè)施工檔案資料的整合奠定良好的基礎(chǔ)，最終所呈現(xiàn)出的作用效果就是相關(guān)工作人員均可以從檔案中所提供的理論依據(jù)作為支撐。

3.2 推動檔案管理信息化建設(shè)

在新的時(shí)代背景下，任何一個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)，對于工程檔案監(jiān)管而言，同樣要推行信息化管理的模式。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可對水利水電工程施工全過程進(jìn)行全面監(jiān)控，利用監(jiān)控技術(shù)，對生產(chǎn)全過程進(jìn)行全方位的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，合理解決，確保在安全的環(huán)境下完成工作。同時(shí)，可以采取科學(xué)的工程質(zhì)量上報(bào)措施、完善信息反饋系統(tǒng)，幫助相關(guān)政府部門及監(jiān)理機(jī)構(gòu)更迅速地獲知工程信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工中的問題，并通過專業(yè)研究找出解決問題的正確方案。除此之外，在檔案的長期使用環(huán)節(jié)，利用計(jì)算機(jī)可以更快捷地搜索、提取資料，并且在必要時(shí)對資料進(jìn)行更新與修改，節(jié)省了紙質(zhì)檔案管理對人力、物力等的消耗量。

3.3 加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督

檔案管理工作不僅要符合國家有關(guān)政策和企業(yè)的規(guī)章制度，還需對檔案管理部門的日常工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促其適應(yīng)同步管理模式，及時(shí)和工程進(jìn)度以及其他工程部門、財(cái)務(wù)部門及綜合部門對接，對目前的檔案管理模式進(jìn)行整改，使之符合發(fā)展要求，對于檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)指出并給出整改意見，定期對檔案管理整改進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，發(fā)現(xiàn)未按要求進(jìn)行整改的，采取通報(bào)批評等懲罰措施。

3.4 強(qiáng)化水利工程檔案管理人員培訓(xùn)

隨著水利建設(shè)的不斷向前發(fā)展，水利檔案工作的特點(diǎn)發(fā)生了新的變化。提高水利工程檔案工作水平尤顯重要。建設(shè)一支高素質(zhì)的水利工程檔案專業(yè)隊(duì)伍勢在必行。這就要求水利工程檔案管理人員要積極參加理論學(xué)習(xí)，既要懂技術(shù)，又要會管理，爭取做到業(yè)務(wù)精管理行的復(fù)合型人才。水利工程管理單位應(yīng)該定期舉辦水利工程檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)。以提高業(yè)務(wù)技能為抓手，推動水利工程檔案管理規(guī)范化更好的為水利工程建設(shè)服務(wù)。通過進(jìn)修、研討、實(shí)地講解等多種形式，開拓眼界，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，要提高水利工程檔案管理水平，必須掌握必要的業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)管理技能。

4 結(jié)束語

現(xiàn)階段，水利工程建設(shè)單位中的檔案管理部門已將信息化技術(shù)與管理工作相聯(lián)系，這樣一來，水利工程建設(shè)部門將會根據(jù)當(dāng)今市場的要求，在水利工程項(xiàng)目投資、管理及建設(shè)方面轉(zhuǎn)變自身的工作模式，這種新形式的轉(zhuǎn)變也在無形之中加大了檔案管理工作的工作難度。因此，檔案員應(yīng)不斷地吸取信息技術(shù)相關(guān)知識，并熟練地應(yīng)用于檔案管理工作之中，只有這樣，才能促進(jìn)水利工程建筑行業(yè)長久、穩(wěn)定地發(fā)展。