人事檔案管理的有效性探討

楊召霞 周 松

（山東省德州市寧津縣人力資源和社會保障局，山東 德州 253400）

人事檔案是個體人生軌跡的記錄載體，也是個人在學歷、身份、資歷方面的證明依據，具有法律效用，與個體社會勞動保障、工資待遇、組織關系均具有緊密的聯系。新時期，人力資源和社會保障局承擔著愈加繁重的人事檔案管理任務。基于此，探討人力資源和社會保障局人事檔案管理有效性的提升路徑，就具有非常重要的意義。

1 人事檔案管理的現狀

1.1 信息利用率低

以往人事檔案管理過程中占據比例較大的為紙質檔案，個人在工作調動等信息出現變化時，需要經過較為繁瑣的程序進行變更、記錄。再加上人事檔案在市場經濟發展中作用價值日趨弱化，非行政事業單位人員對人事檔案中信息的利用率較低[1]。

1.2 管理難度大

在市場經濟大環境中，人員流動性不斷提升，流動人口實際所在地、人事檔案保存地點不一致。再加上多數企業不需要原始紙質人事檔案，導致人檔分離狀況較為突出，增加了人事檔案管理難度。

1.3 管理技術滯后

雖然當前人力資源和社會保障局引入了信息化管理手段，但是，人事檔案管理仍然為傳統紙質管理模式。不論是人事檔案保管方式、錄入方式，還是人事檔案應用方式，均無法滿足當前社會中民眾對于人事檔案的差異化需求。

2 人事檔案管理的有效性提升路徑

2.1 提高利用率

新時期，人事檔案在個體生活、工作中均發揮著愈加突出的作用，這里的人事檔案并非傳統的紙質檔案，而是與個人工作經歷、基本信息、過往經歷評價、教育經歷相關的信息集成。因此，根據時代發展需求，管理者應從強化人事檔案信息完整性、利用便捷性出發，對人事檔案管理利用機制進行進一步完善。拓寬人事檔案信息搜集、歸總、梳理、分類應用的高效率手段[2]。特別是在異地人員檔案信息申報過程中，應額外思考異地人員檔案信息申報、應用便捷安全性，以便為人事檔案利用率的提高提供依據。同時鑒于以往認識不足、關注度不足招致的人事檔案管理長時間處于被動服務狀態，管理者應立足基本檔案信息管理，改變以往檔案管理理念，最大程度開發檔案信息資源，驅動人事檔案利用從被動向主動、從基本管理向凸顯人才成長路線的管理方向轉變。比如：專業技術崗位流動情況、專業管理崗位流動情況、專業技術職務資格變化情況、崗位任職過程中的成就等。在這個基礎上，針對以往人事檔案管理中圍繞個人開展的立卷管理問題，可以立足公共利益視角以及整個社會發展視角，注重整個團隊檔案的建設。比如，在開發、研究個人崗位變動、職稱變化、信息采集時，可以關注行政崗、專業崗的梯隊建設情況，為管理人才選拔任用、編制科學分配、優質團隊建設提供充足數據參考，促使區域人才引進計劃可以趨于更加科學、合理、健康的方向。

2.2 簡化管理流程

依據中華人民共和國人力資源和社會保障部（以下簡稱人社部）在2016年頒布的《關于簡化優化流動人員人事檔案管理服務的通知》，人事檔案管理者應在整理轄區內公共就業、人才服務機構、授權管理流動人員人事檔案的機構信息（聯系方式、機構名稱、地址）的同時，聚焦重點群體（高校畢業生），結合本地實際情況，梳理人事檔案管理服務項目并對辦事流程進行進一步細化。同時以取消辦理轉正定級手續、行政（工資）介紹信為契機，利用服務指南的方式，對注意事項、明晰事項進行逐一梳理，并通過相關專業網站、政府官方網站、服務場所顯示屏或者印制手冊，向整個社會公開人事檔案管理服務機構基礎信息（地址、名稱、聯系方式）以及辦事指南（流程、材料）。同時在現有支付寶、微信平臺中開放更加完善的預約渠道，避免人員長時間排隊等候，真正促進人事檔案管理服務于民、便民、利民。比如，個人跨地區就業可以依據指南規定辦理入職手續后，經微信或支付寶查詢具有人事檔案管理缺陷的企業或者服務機構，進行人事檔案轉遞手續的直接辦理。

此外，為了實現人事檔案管理的長效規范，除跟隨檔案信息化水平升級基礎配套設施外，還需要結合現有社會條件，簡化現有的人事檔案管理流程以及人事檔案使用流程。從人事檔案信息定期收集入手，細化人事檔案信息回收、整理、歸檔要求，進一步夯實組織機構力量。漸進式推動人事檔案管理人才專家庫建設，每間隔一定時期進行區域檔案管理風險分析以及專業人才調整、補充，切實發掘新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理在實踐中的有效性。

2.3 更新管理技術

在服務型社會不斷深入民心的背景下，以人本為核心價值觀的新公共服務理論在人事檔案管理中得到了廣泛的應用。鑒于紙質人事檔案管理無法充分保障公民知情權的弊端，新時期的人事檔案管理者應立足電子化發展主旨，驅動人事檔案管理模式的轉型升級。即以人力資源和社會保障局為中心，針對現階段人事檔案管理狀況，進行電子化工具引入、更新、優化升級，初步搭建人事檔案管理科學化框架[3]。同時組織管理者學習現代化檔案管理理論指導下的信息化新技術、新應用，結合實際管理工作，不斷融入新的創意，以實干、專干的作風，為人事檔案管理提供更加優質的服務。借鑒2018年06月04日在長沙舉辦的廣西—湖南流動人員人事檔案管理一體化服務平臺數據省際聯網項目經驗，人力資源和社會保障局應依據人社部“互聯網+人社”的有關工作部署要求，結合信息化管理、標準化操作、精細化服務的方針，建設流動人口人事檔案管理網聯平臺，打造互聯網時代新型人事檔案公共服務管理系統，利用兩地或多地人員人事檔案“一網辦通”代替兩地或多地流動人員辦理人事檔案服務“來回跑”模式。與此同時，進一步完善區域人事檔案管理統一相關操作標準及互信機制，驅動流動人員人事檔案管理信息共享、遠距離閱檔、跨省區檔案調動、證明打印異地聯網辦理等功能實現。充分發揮網聯平臺互查共享、互聯互通的優良特點，實現不同級別、不同機構之間業務證明、人事檔案流轉、檔案查詢或借閱的協同服務，營造流動人員人事檔案管理省級聯網協同辦公的新局面，奠定流動人員人事檔案管理全國聯網基礎。

需要注意的是，在互聯網+人事檔案管理平臺開放后，應制定更加嚴格的審核機制，以便在體現人事信息公開公平性的同時，保障檔案相對人信息的私密安全性。

3 總結

綜上所述，人事檔案管理有效性的提升，涉及了創新人事檔案工作形式、完善人事檔案管理機制、提高人事檔案管理的公開化及信息化、規范化多個方面。基于此，人事檔案管理部門應立足管理現狀，尋找信息化檔案管理技術應用契機，將人事檔案放置在“陽光下”，給予社會公眾監督管理的途徑，保證人事檔案有效價值的充分發揮。