高?？蒲袡n案管理淺議

李 覓

（武漢音樂學院，湖北 武漢 430060）

科研檔案是高校檔案的重要組成部分，積極探索科研檔案的工作規律，優化管理，充分發揮科研檔案在科研決策、學術研究以及科技創新等方面的價值，服務好高校教學行政工作，是當前高?？蒲袡n案管理工作的重中之重。

1 高校科研檔案的概念

根據國家檔案局《科學技術檔案工作條例》，科技檔案包括科研檔案、生產檔案、基建檔案等?？蒲袡n案是指在自然科學研究等活動中形成的應歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音等不同載體的文件材料[1]。高?？蒲袡n案主要是指高校學術團體或教師個人在科研項目（課題）的綜合管理、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等階段形成的不同載體的文件材料，及其二次或多次開發的信息產品構成[2]。

2 高?？蒲袡n案的意義

1）開發資源，為教學活動服務。高校教學和科研是相輔相成、相互促進的。通過開發利用科研檔案信息資源，科研檔案中新的學術觀點、思想理念、研究方法、科學技術等均能有效地滲透拓展到教學中，極大地豐富高校教學內容，促進教學水平和教學質量的提高，為高校教學活動服務。

2）提高效率，為學術研究服務?？蒲泄ぷ鞯耐七M需要傳承過往的科研基礎，任何科研項目的開展都必須參考過去的相關研究，借鑒過去的已有成果，利用其中依舊有效的數據資料。高校教師及學生充分利用科研檔案，能有效規避重復研究，能避免不必要的浪費，藉此提升科研工作的推進效率。

3）學術交流，為科技創新服務。高校科研工作需要學者在沉淀于書齋，踏踏實實地進行基礎研究的同時，更需要學者頻繁的進行學術交流，特別是重視和兄弟院校之間的學術交流和思想碰撞，在交流和碰撞中產生新的火花，進一步促進科技創新。除了參與各種規模性學術研討活動，互相聯合開發利用科研檔案，也是進行學術交流的重要方式，藉此有利于不同高校協同共進、交流創新，攀登學術新高峰，為社會技術進步發揮應有的作用。

3 高?？蒲袡n案管理方法

唯有科學合理地管理，科研檔案才能彰顯其自身價值，才能真正起到為高校的不斷發展提供智力支撐的作用。對于科學有效管理高校科研檔案的可行路徑，筆者認為可以主要從如下幾個方面考慮。

1）健全完善相關規章制度。目前，高校檔案館采用集中統一管理方式保管檔案，為科研檔案的科學管理提供了有力的體制保障。然而，具體到科研檔案在從形成到收集整理再到開發利用等各個環節的相關規章制度還有所欠缺。例如，在科研檔案形成環節，就缺乏頂層設計及相關制度，檔案部門缺少對這一環節的介入，往往都是科研部門交什么就收什么，導致高校科研檔案質量參差不齊。因此，健全完善科研檔案管理的相關規章制度是非常必要的，這是確保科研檔案完整性和系統性的關鍵所在。

2）深化創新管理技術手段。眾多高校檔案館目前已經建立檔案信息管理系統，運用現代化技術手段對科研檔案進行系統管理，從科研檔案接收、整理、編目、數字化到查詢檢索有一套教為完整的操作流程，相較于傳統的手工管理模式，科研檔案收集完整度、目錄詳細度、查詢精準度都有了質的飛躍和提升。然而筆者也發現，目前高校檔案館使用的檔案管理系統和科研部門使用的科研項目申報管理系統是相對獨立，科研部門在檔案移交時仍然采用傳統紙質移交方式，容易遺漏了科研項目管理系統中的部分數據，也制約了高校科研檔案信息資源的共享與利用。因此，進一步創新科研檔案管理技術手段，打破現有壁壘，提高高?？蒲袡n案信息資源現代化管理水平也是很有必要的。

3）挖掘利用科研檔案信息資源。管理檔案的目的是更好地利用，作為檔案工作者，使命之一就是將“死檔案”變為“活檔案”。如何把科研檔案“起死回生”，關鍵點在于做好檔案編研工作，深入挖掘利用科研檔案信息資源。檔案的編研工作，是立足于相關需要，按照特定專題方向，對存儲的科研檔案資料進行系統的編輯加工工作。具體而言，就是采納新的體例，借助新的語言，匯總編輯成內容集中、體系科學系統的資料集合。一般來說，高校一開始收入及館藏的檔案資料，普遍零散，缺乏系統，不管是初步查詢，還是深度利用，往往都存在較大的難度。因此，需要負責人員在對存儲檔案有所了解的基礎上，兼顧校內學人的具體需要，立足于具體情況，以實用為標準及出發點，以專題目錄為單位或綱目，編制匯總形成系列專題的匯編資料。具體形式，可根據具體需要，在向相關權威專家咨詢的基礎上，確定是大事記，還是課題鑒定匯編，抑或其他；將原本散亂的資料整合起來，向利用者展示出比較系統而且邏輯分明的資料。另外，檔案管理人員同時還應該根據工作的重點要求，主動提供有針對性的服務，以提升相對于科研決策而言的參考價值，以更好地讓高校教師申報科研項目有更富價值的參考[3]。

4）加大科研檔案宣傳力度。高校檔案館，在日常工作中應該注意搜集科研檔案開發利用的經典案例信息，尤其是獲得可觀經濟效益或形成重大社會影響力的重點案例。以這些案例信息為基礎素材，或利用學校的宣傳窗校園網，或利用科研成果展覽，或不定期舉辦高校科研檔案學術報告會等，靈活地開展相關宣傳工作，讓全校師生都能意識到科研檔案的價值和意義，打造主動積極開發利用學?？蒲袡n案的原動力。同時，還應該探索思考具體路徑，激勵廣大師生能及時充分地歸檔。對此，檔案負責部門應該揚棄過往老僧廟中做，靜等緣客來的陳腐思維，應該積極主動地走出去，轟轟烈烈地開展宣傳工作，以提升科研檔案相對于利用者及開發人群的吸引力[4]。

5）做好后續的信息反饋工作。在特定校內學人或決策領導，針對某主題的科研檔案資料發生開發利用行為，將全部檔案完全歸檔后，檔案負責部門應跟進溝通，密切跟蹤檔案使用者因此形成的社會經濟效益及其他方面的成效，比如某教授為了申請新的科研課題，曾專門查找若干年前權威前輩曾經成功申請的相近內容的科研課題項目檔案。而后，檔案負責部門可安排專門人員，或致電或發郵件給該教授，詢問他申請課題的具體情況，申請成功后可跟蹤完成情況，完成后可跟蹤獲獎情況等。另外，檔案負責人員在后續跟蹤的過程中，還應該就檔案利用環節咨詢使用者的具體意見，比如對于為申請特定課題而查找相關檔案的教授，可詢問他現在查閱檔案是否方便，還有什么需要檔案部門幫忙做的，或者說站在檔案使用者角度看檔案管理工作應該如何改進等。

4 結束語

近年來，科研檔案的重要性已經引起部分高校的重視，在教學活動、學術研究以及科技創新等方面的價值也逐漸得以彰顯。作為高校檔案工作者，更要不懈努力，運用科學合理的管理方法管理好科研檔案，在實際工作中不斷更新管理理念和技術手段，發揮科研檔案的最大價值，更好地為高校各項工作提供服務。