大型企業(yè)檔案管理活動(dòng)中風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制

鄭 怡

（寶武集團(tuán)鄂城鋼鐵有限公司，湖北 鄂州 436000）

1 系統(tǒng)梳理當(dāng)前管理現(xiàn)狀，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的基礎(chǔ)，其透過現(xiàn)有檔案管理活動(dòng)，找出所有可能的風(fēng)險(xiǎn)事件，并對(duì)每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)事件的特點(diǎn)與潛在結(jié)果進(jìn)行預(yù)測(cè)和分析。尤其是檔案管理歷史比較長(zhǎng)遠(yuǎn)的大型企業(yè)，其檔案資源的復(fù)雜性與機(jī)構(gòu)人事變化之大，系統(tǒng)梳理現(xiàn)有檔案管理現(xiàn)狀，對(duì)于識(shí)別潛在的風(fēng)險(xiǎn)，改善和提升檔案管理效率具有十分重要的意義。

系統(tǒng)梳理當(dāng)前管理現(xiàn)狀，一般從軟件、硬件兩個(gè)維度展開，軟件主要包括管理制度符合性和有效性、業(yè)務(wù)流程的合規(guī)審計(jì)性、日常管理記錄的真實(shí)有效性、檔案人員素養(yǎng)責(zé)任性，硬件主要包括現(xiàn)有館藏資源的缺損情況、歷史歸檔文件材料的可識(shí)別情況、庫(kù)區(qū)“八防”管理情況、裝具的合規(guī)情況等。開展風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別活動(dòng)，要充分調(diào)動(dòng)現(xiàn)有檔案管理員、檔案利用者、歸檔責(zé)任單位、分管檔案公司領(lǐng)導(dǎo)等多角色的參與度，可通過問卷調(diào)研、實(shí)地走訪、問題回顧、征求意見等方式，多視角去審視當(dāng)下管理活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，以發(fā)現(xiàn)問題為目的，逐一記錄問題發(fā)生的背景、緣由、當(dāng)事人、過程、結(jié)果等環(huán)節(jié)，為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)分析與評(píng)估打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 扎實(shí)開展風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)估，重點(diǎn)預(yù)測(cè)結(jié)果走向

以解剖麻雀的方法對(duì)識(shí)別出來的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，進(jìn)行事件假設(shè)還原，探討出不同處理方法下風(fēng)險(xiǎn)的結(jié)果走向，為后續(xù)管理優(yōu)化和流程改善提供思路與方向。每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)一定伴隨一項(xiàng)管理活動(dòng)而產(chǎn)生，一定附著于一個(gè)或多個(gè)事件而存在，一定因一個(gè)或多個(gè)人而往前演進(jìn)，一定會(huì)導(dǎo)致一個(gè)或多個(gè)不好的結(jié)果。故開展風(fēng)險(xiǎn)分析評(píng)估的關(guān)鍵點(diǎn)在于場(chǎng)景復(fù)盤，檔案管理員要深入觀察與思考此項(xiàng)場(chǎng)景中每一個(gè)管理要素的參與程度與角色定位，從而找出扭轉(zhuǎn)或控制風(fēng)險(xiǎn)繼續(xù)惡性發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)，將其作為關(guān)鍵控制活動(dòng)寫入后續(xù)管理制度或者業(yè)務(wù)流程中，并輔之以適當(dāng)?shù)娜粘９芾碛涗涀鳛楣芾碛∽C手段。

預(yù)測(cè)結(jié)果走向的目的，在于將所有管理活動(dòng)控制在合規(guī)范圍內(nèi)，是保證組織有效性的根本，是管理活動(dòng)中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。識(shí)別出檔案管理活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，預(yù)測(cè)可能的所有不好結(jié)果，也是我們檔案管理活動(dòng)中存在的根本目的。

3 科學(xué)做好風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃，提升系統(tǒng)管理能力

檔案管理活動(dòng)，前有前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，中有檔案業(yè)務(wù)流程管理的規(guī)范，后有來自外部不確定性信息的利用需求與反饋，尤其是當(dāng)下，許多企業(yè)前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理水平的參差不齊導(dǎo)致歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和有效性難以得到很好的保證，而后端利用者對(duì)檔案信息的查全率、查準(zhǔn)率以及及時(shí)率的高要求，給我們檔案工作帶來了極大的壓力與挑戰(zhàn)。

要真正破解這一難題，單純從強(qiáng)化收集歸檔、明確責(zé)任部門、開展檔案數(shù)字化、建設(shè)檔案信息系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案資源開發(fā)等幾個(gè)方面來入手，恐怕短期內(nèi)難以看到效果。上述所有方面的工作，應(yīng)該系統(tǒng)規(guī)劃，科學(xué)部署，按年度或者專項(xiàng)工作的方式向前推進(jìn)。基于這個(gè)解決思路，風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃可以成為我們制定檔案年度規(guī)劃或者檔案專項(xiàng)工作的一個(gè)重要考慮方向，每往前走一步，都應(yīng)該是減弱或者滅失了一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。這樣的工作規(guī)劃方法，我相信一定會(huì)得到自檔案管理員至分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的一致肯定和認(rèn)可，其實(shí)施推進(jìn)的力度和效果應(yīng)該也是可以期待的。

一項(xiàng)合格的檔案管理活動(dòng)除開應(yīng)該包括符合國(guó)家檔案法律法規(guī)要求，還應(yīng)注重是否符合行業(yè)法律法規(guī)，是否符合企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范要求，是否能經(jīng)受審計(jì)、巡視等專項(xiàng)檢查要求，高效的檔案活動(dòng)，應(yīng)具備法律法規(guī)的符合性，業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，關(guān)鍵控制活動(dòng)的絕對(duì)受控性、突發(fā)事件處置的有序性、檔案管理人員的穩(wěn)定高效性、未來風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的敏感準(zhǔn)確性以及可持續(xù)自我優(yōu)化的智慧性。

4 實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理控制，構(gòu)建高效檔案管理模式

識(shí)別、分析、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)，落腳點(diǎn)都在于實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理控制，以科學(xué)的內(nèi)部控制手段，合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

對(duì)于大型企業(yè)檔案管理活動(dòng)來說，首先應(yīng)該納入企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理體系范疇中，借助專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理人員及工具，為檔案管理把脈看病。常用的管理手段有風(fēng)險(xiǎn)管理策略、風(fēng)險(xiǎn)管理解決方案、風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)提示、風(fēng)險(xiǎn)工作計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)解決方案、內(nèi)控手冊(cè)等，檔案管理員要學(xué)會(huì)研讀企業(yè)有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理的制度及報(bào)告類文件，從中找出與己相關(guān)的工作結(jié)合點(diǎn)，善于發(fā)現(xiàn)與運(yùn)用公司風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)中的要求，結(jié)合檔案管理要求與現(xiàn)狀，巧妙提出一舉多得的管理建議，爭(zhēng)取得到上層的關(guān)注與支持。例如，從企業(yè)資產(chǎn)管理入手，加大對(duì)產(chǎn)權(quán)歸屬材料的歸檔力度，從企業(yè)文化建設(shè)入手，強(qiáng)化對(duì)優(yōu)秀先進(jìn)人物事跡的挖掘編研，從審計(jì)管理入手，注重對(duì)合同文件材料的系統(tǒng)控制與歸檔，從運(yùn)營(yíng)分析控制要求，嘗試開展企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值文件材料的合目的控 制等。

其次，注重與各專業(yè)管理板塊的協(xié)同融合，通過助力專業(yè)管理的提升與改善，實(shí)現(xiàn)檔案由“幕后”向“共同參與”轉(zhuǎn)變。尤其是現(xiàn)有許多專業(yè)管理都實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)加線上，內(nèi)部與外部，上游與下游的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通之后，傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)鏈正在被大數(shù)據(jù)、AI、人工智能所影響，信息的交互速度已經(jīng)給我們的日常生活帶來了巨大便利，給產(chǎn)業(yè)生態(tài)帶來了巨大紅利，這種時(shí)代大浪潮下對(duì)檔案管理的要求并未減弱，而是衍生了巨變，這種變化需要檔案工作者主動(dòng)走向前端，走向利用者，走向這個(gè)急劇變化的時(shí)代，唯有融入，方能感知，唯有感知，方有體會(huì)，唯有體會(huì)，方能了解，唯有了解，方能實(shí)踐，唯有實(shí)踐，方能理解，唯有理解，方能參與，唯有參與，方有未來。檔案管理者，必須以更加開放的胸懷，更加積極的心態(tài)，更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的視角，去理解專業(yè)管理系統(tǒng)中產(chǎn)生和運(yùn)行的數(shù)據(jù)，去洞察各個(gè)行業(yè)人員對(duì)檔案信息資源的需求點(diǎn)和期待值，才能更上未來檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。

再次，強(qiáng)化非檔案專業(yè)從業(yè)人員的檔案意識(shí)，通過“大檔案”概念的宣貫普及及崗位工作責(zé)任制的檢查考核，提升企業(yè)整體檔案認(rèn)識(shí)水平。整體看來，社會(huì)檔案意識(shí)普遍薄弱，大家對(duì)歸檔的必要性認(rèn)識(shí)依然不足，尤其是信息化水平的快速提升，仍有人簡(jiǎn)單認(rèn)為都是自己工作中形成的文件材料，存在自己電腦上或者系統(tǒng)隨時(shí)可查挺方便，根本不用向檔案室歸檔，也有人極端認(rèn)為只要他需要，檔案室一定無所不有而根本不知道歸檔范圍的概念。在融媒體時(shí)代，檔案人要勇于利用各種宣傳渠道，普及檔案法律法規(guī)，宣貫企業(yè)有關(guān)檔案工作的制度規(guī)范，展示檔案人的精神風(fēng)貌，介紹檔案資源的獨(dú)特魅力，讓一般員工理解自己也是檔案資源形成者的一份子，也是企業(yè)檔案工作體系中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，更是自己崗位職責(zé)中不可或缺的一項(xiàng)，讓企業(yè)對(duì)于員工的評(píng)價(jià)里面多一項(xiàng)“文件材料形成或歸檔合格率”這一評(píng)價(jià)指標(biāo)。

新時(shí)代下，企業(yè)檔案工作面臨著諸多挑戰(zhàn)，這些挑戰(zhàn)大多伴隨著風(fēng)險(xiǎn)，減弱或者滅失這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)應(yīng)該可以成為我們破解當(dāng)下檔案管理困境的思路之一。