強化高校學生檔案管理的思考

李 娟

（周口職業技術學院，河南 周口 466002）

學生檔案記載了學生的個人信息，能夠反映用學生的學習成績、愛好特長、綜合素質、品德素養等，學生檔案管理工作是高校工作中的一部分，工作質量與學生的切身利益有著直接的聯系，因此在高等教育不斷改革發展的同時，高校也要重視學生檔案管理工作。

1 高校學生檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏完善的管理制度

在研究過程中發現，許多高校缺乏完善的學生檔案管理制度，學生的檔案由所屬的院系負責管理，直至學生臨近畢業之時，學生檔案管理人員才會收集學生相關信息并完成學生檔案的編寫工作，由畢業生就業指導中心將學生的檔案寄給學生的工作單位或人才市場。在畢業學年收集學生學習期間的所有信息意味著檔案的內容不詳盡，檔案所存留的信息也僅僅是對學生千篇一律的評價與相差無幾的學生成績。對于就業單位來說，難以從學生檔案了解學生的創新意識與能力、綜合素質、社交能力等客觀信息，影響了學生的就業情況。對于學生來說，缺乏日常管理可能會影響學生在校期間的學習積極性。此外，由于學生檔案缺乏規范性管理，在檔案填寫的過程中也可能會出現檔案造假的情況，影響了高校學生檔案管理工作的價值。

1.2 檔案內容不全面

學生檔案指的是學校對學生在校期間的表現進行記錄的檔案，其中包含了學生的基本信息、學習表現、個人經歷、德才能績等，需要對學生的各方面素質進行記錄。但是在研究過程中發現，目前許多高校的學生檔案內容不全面，多是由學生資料、學習成績、政治表現組成，新時代用人單位對學生能力的需求在檔案之中卻無從表現。高校一直沿襲傳統的學生檔案模式，使得高校的學生檔案管理工作無法跟隨時代的潮流，制約了學生的就業情況，因此對學生檔案內容進行創新式改革刻不容緩。

1.3 管理人員素質有待提升

在研究過程中發現，許多高校都是由輔導員或學生會成員負責學生檔案管理工作，由于這些人員缺乏專業的檔案管理能力，學生檔案管理工作的質量也就無法得到保障。在眾多工作面前，他們也無法意識到學生檔案工管理工作的重要性，因此在開展學生檔案管理工作時可能敷衍了事。在研究過程中還了解到，有些高校設立有學生檔案管理崗位，但由于高校并不重視學生檔案管理工作的重要性，大部分學生檔案管理人員不具備相應的專業能力，也不擅長在學生檔案管理工作中使用現代化技術，導致學生檔案管理工作的質量難以得到提升。

2 強化高校學生檔案管理的優化策略

2.1 完善學生檔案管理體制

缺乏完善的學生檔案管理制度嚴重制約了高校學生檔案管理工作的開展，影響了學生的就業情況，對此，高校應該完善學生檔案管理體制，加大規章制度實施力度，同時結合監督管理體系，保障學生檔案管理制度的實施與發展。首先，要提升高校對學生檔案管理工作的重視程度，我國教育部門可以發布相關政策，強調學生檔案管理工作的重要性，同時要求高校完善學生檔案管理工作的規章制度，設立專門的學生檔案管理工作崗位，由高素質的專業人才負責學生檔案管理工作，或對現有的管理人員進行專業培訓。其次，對于高校來說，要定期收集學生的信息并及時更新學生檔案，加大學生檔案管理力度，防止出現造假等情況。高校要向優秀的學校學習，學習其他學校在學生檔案管理工作的先進經驗，然后對本校的基本情況進行調查，分析本校學生檔案管理工作中存在的問題，結合實際情況制定科學完善、切合實際的學生檔案管理規章制度。最后，高校還要培養學生對學生檔案的重視程度。妥善保管并合理利用學生檔案能夠培養學生的責任感與自律性，提升學生的綜合素質，使學生在校期間能夠認真學習，健康成長。

以制定完善的學生檔案管理制度為例，學生檔案管理制度可以分為以下六個方面。第一，闡述學生檔案的意義與內容。學校應該根據政府的相關文件確定這一部分的內容，通過闡述學生檔案的意義來增強學生檔案管理人員的責任感。在闡述學生檔案的內容時，要根據新時代的需求確定學生檔案應該包含的內容。第二，登記、轉檔管理制度。在新生轉入或畢業生轉出時，高校的學生檔案管理人員要對檔案的內容進行核實，查看檔案的材料是否齊全。第三，檔案登記制度。學校可以安排管理人員每年或者每學期收集一次學生的信息，并將相關的信息整理歸檔。在這一部分要詳細說明信息收集的流程、信息歸檔的標準和時間。第四，學生檔案借閱制度。學生檔案應該按照班級、專業、年級分類存放，在學生借閱學生檔案時，管理人員應該詳細記錄學生檔案的內容，認真登記學生手續，避免學生檔案出現造假、丟失的情況。第五，學生檔案管理工作人員監督考核制度。學校可以每年隨機2～3次安排工作人員從每個學院中抽查10份學生檔案，了解學生檔案是否存在更新不及時、造假等情況，一旦發現違規情況則對檔案管理人員進行懲處。學生在發現學生檔案管理人員出現工作上的問題時，如協助造假、信息歸檔錯誤等，也可以向學校舉報，一旦發現情況屬實，則應該按照相應的規章制度進行懲處，同時對舉報學生進行相應的獎勵。第六，學生信息監督管理制度。在收集學生的信息之后，檔案管理人員也要對學生的信息進行核實，如果發現有學生造假，則將相關情況反映給輔導員，按照規章制度對學生進行相應的懲處。

2.2 增大檔案內容覆蓋面

目前的學生檔案內容較為傳統，并不能全面展現學生的各方面素質，在學生的就業過程中難以提供有力的依據，為了能夠提升學生的就業率與質量，高校應該重視學生檔案管理工作，同時增大學生檔案的內容覆蓋面。學校也應該重視學生檔案中的誠信記錄，誠信是一個人在當今社會立足的根本，對社會工作單位來說，誠信也是對員工的基本需求。最后，高校還可以建立學生工作反饋檔案，對畢業生的就業情況進行跟蹤記錄，以客觀的角度了解高校教育的培養效果，同時根據就業情況來反向優化高校的教學方法。

以對高校學生檔案的內容進行規劃為例，可以將高校學生檔案劃分為以下四個方面的內容。第一，學生的基本情況。學生的基本情況包括學生的學籍、身體狀況、疾病史、政治面貌、聯系方式、家庭成員、經濟情況等，在入學之前，學生檔案管理人員應該對學生的基本情況進行核實，每次匯總整理學生的基本信息時，如果出現變動也要及時更改。第二，學生的學習成績。學習成績包括入學成績、學期考試成績、畢業成績、學位證書等。高校也可以增加學生心理測試成績與誠信評定作為學生成績的一部分。在給出對學生的誠信評定成績時，校方也可以將學生的信用情況匯集歸入檔案。第三，學生在校期間獲得的證書及獎勵。證書包含獲獎證書及資格證書，對于畢業生來說比較重要的證書有英語四、六級證書、計算機等級證書、雅思等，獎勵包括學分獎勵、經濟獎勵、物質獎勵等，常見的有國家勵志獎學金、三好學生表彰等。第四，學生的專業能力與綜合素養。這一部分可以分為教師評價、學生自評、同學互評三部分，在評價的過程中，評價人應該遵守相關規章制度，認真給出最準確的評價。

2.3 提升學生檔案管理工作人員的專業素養

為了提升學生檔案管理工作的質量，高校也要重視選用更專業的高素質人才，負責學生黨員管理工作，或對現有的學生檔案管理工作人員進行培訓，提升學生檔案管理對我的綜合素質。對此每個院系可以設立學生檔案工作室與學生檔案管理，工作崗位安排專業人員負責學生檔案管理工作。

以提升學生檔案管理工作人員的專業素養為例，首先，每個院系可以從學生會內選取3～4個擅長管理工作、有著較強保密意識的學生，輔助學生檔案管理工作人員進行學生檔案管理工作，當學校內的學生檔案管理工作出現職位空缺時，可以從應屆生中選取有經驗的學生發出職位邀請。學生在校期間參與檔案管理工作能夠培養學生的檔案管理能力，提升學生的責任感，同時學生對本校的教育工作也較為熟悉，因此選用本校學生進入學生檔案管理崗位能夠提升高校的學生檔案管理工作質量。其次，高校也可以每學期安排相關專業的教授或講師，對現有的學生檔案管理人員進行為期三天的專業技能培訓，傳遞國家的最新政策，提升管理人員的專業素養。

3 總結

目前我國高校并不重視學生檔案管理工作，傳統的學生檔案管理工作模式無法滿足新時代的需求，影響了學生的就業情況，本文分析了高校學生檔案管理工作中存在的問題，并給出一些優化策略，希望能夠以此提升高校學生檔案管理工作的質量，推動我國高校教育的發展。