探討基層醫院檔案管理的規范化與標準化

倪望平

（湖北省黃岡市團風縣杜皮鄉衛生院，湖北 黃岡 438808）

1 現階段基層醫院檔案管理中存在問題分析

1.1 檔案管理職能不明確，格局混亂

目前在不少基層醫院，通常由行政辦公室負責進行檔案管理，但在管理過程中，對醫院檔案管理缺乏明確的要求，導致醫院中存在多個部門同時對檔案進行管理的混亂格局，以及各部門檔案管理職能不明確，也造成檔案管理工作質量和效率普遍較低的問題。

1.2 檔案管理人員綜合素質偏低

現代化科學技術的快速發展，對檔案管理人員而言，也需要保持與時俱進的工作態度，但在不少基層醫院的檔案管理工作中，普遍存在著檔案管理人員綜合素質較低，專業技能水平不足的問題。由于長期對檔案管理工作缺乏重視，檔案工作人員往往學歷水平要求不高，檔案管理專業知識缺乏等，已無法適應現代化基層醫院檔案管理需 求[1]。另外隨著醫院的不斷發展，形成了大量資料信息，檔案管理的重要性不斷凸顯，同時專業化的技術人才的匱乏嚴重影響了檔案管理水平的提高，同時檔案管理中陳舊、傳統的管理理念和模式也無法滿足現代化醫院的發展需求。

1.3 醫院檔案管理范圍不明確，內容界定不清

在基層醫院的檔案管理過程中，受基層醫院的發展和建設的需求，對于檔案管理的內容也在不斷的發生變化。而檔案管理過程中不斷變化的，需要納入檔案管理中的內容，在基層醫院的檔案管理過程中沒有明確的要求，基層醫院根據自身的理解進行檔案管理，使得許多本應加入檔案管理的內容沒有納入管理。

1.4 醫療業務建設與檔案管理規劃不同步

在基層醫院的發展過程中，對于基層醫院的醫療業務進行了詳細的規劃，對于醫療設備、技術水平及人員結構等做了詳細的處理，但在基層醫院的檔案管理中，由于缺乏實際的經濟效益，使得檔案管理工作未進行詳細的規劃，這就導致了基層醫院的檔案管理的水平嚴重的落后，不僅影響了醫院的管理水平，而且對于醫院的發展產生嚴重的制約。

1.5 缺乏現代化管理手段

隨著我國計算機技術在各個領域的廣泛應用，在基層醫院檔案管理中對于現代化的計算機技術成果運用較少，特別是在基層醫院檔案管理過程中，許多醫院在檔案管理過程中仍然需要采用手工的傳統階段，不利于基層醫院檔案管理的規范化和標準化。

2 基層醫院檔案管理標準化及規范化實現的有效策略

2.1 提高管理人員專業素質

在現代化的基層醫院檔案管理管理過程中，檔案管理員需要不斷的提高自身的專業素質，改變傳統的管理化意識，符合新醫改的要求。基層醫院在招聘檔案管理工作人員的過程中，要加強對基層醫院檔案管理員的專業技能進行評價，基層醫院檔案管理員的發展要求，定期組織參與相關職業技能培訓，不斷的提升檔案管理者的素質[2]。

2.2 加強管理制度規范化、標準化建設

在基層醫院檔案管理過程中，應根據具體內容對檔案管理工作崗位職責、任務進行明確，對檔案管理制度進行標準化、規范化建設，同時使部門之間的相互監督力度加強，使醫院資源合理調度目標得以實現，使醫院經營成本運用效率提高。通過對相關檔案管理制度的建立，在遵循相關法律法規的基礎上，使基層醫院檔案管理科學性、有效性提高。另外結合檔案管理工作人員的工作職責，對相關考核制度進行健全和完善，從而有效規范管理人員的工作行為，為醫院檔案管理實現規范化提供有效保障。

2.3 加強檔案管理信息化建設

在基層醫院檔案管理中，通過加強計算機技術及網絡技術的運用，使檔案資源能夠實現共享，同時能夠對各類信息進行全面收集與科學分析，使檔案管理制度監督力度加強，醫院檔案管理中存在的問題得到有效解決。另外通過信息化建設，使基層醫院檔案管理能夠與外審體系有效結合，對有價值信息加以充分利用，使醫院檔案能夠更好地發揮其價值和作用[3]。

2.4 檔案管理理念和方法創新和改革

針對基層醫院檔案管理工作，首先醫院領導人員應對檔案管理重要性提高認識，使自身管理意識和理念積極轉變，通過對檔案管理工作加強重視，促進基層醫院檔案管理工作的不斷創新和改革，同時對檔案管理過程中，現代化管理技術及信息化技術的應用加強重視，使基層醫院檔案管理的標準化、規范化目標得以實現。

在基層檔案管理工作中，通過先進檔案管理技術的運用，能夠使工作質量和效率有效提升的同時，還能使醫院檔案的標準性、完整性得以保證。醫院檔案管理中通過電子檔案管理有效替代傳統的紙質檔案歸檔方式，使檔案管理空間有效節約，進一步提高檔案分類、歸檔工作效率。另外針對某些特殊檔案，檔案管理人員不僅需要通過電子檔案進行保存，同時還應采用紙質檔案進行保管，有利于檔案規范化管理的實現[4]。

在基層醫院檔案管理工作中，為了提高檔案管理技術的運用成效，應加強相關管理軟硬件設施的配置，如打印設備、掃描儀等，有利于檔案信息的錄入及開發利用工作的有效開展。同時在檔案信息化建設的基礎上，針對電子檔案極容易出現被篡改、泄漏或破杯等問題，檔案管理部門還應加強相應的安全措施，如安裝防火墻以及防病毒軟件、應用認證與授權技術等，使醫院檔案規范化管理得以實現，并對檔案管理的安全性予以保障，對醫護人員及患者隱私有效保護，對基層醫院的可持續發展起到積極促進作用。

3 結束語

在基層醫院檔案管理工作中，首先需要對其重要性提高認識，對檔案管理工作的有序開展予以保障，同時基層醫院應根據自身實際情況，積極改變管理理念，對先進管理技術和科學管理手段加強引入，對管理方法進行不斷改革和創新，使基層醫院檔案管理質量和效率有效提高，從而使檔案管理標準化、規范化得以實現。