淺析學校文書檔案收集與歸檔工作中的問題
——以玉林市衛生學校為例

梁宇霜

（玉林市衛生學校，廣西 玉林 537000）

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。文書檔案管理，是各項信息的有效記錄，也是檔案管理工作中的重要組成。對于學校而言，文書檔案管理是對學校管理、發展、科研、教學等方面詳細的、全面的記錄，也是學校管理、建設、發展改革的重要依據，而做好文書檔案管理工作，檔案的收集與歸檔是關鍵。因此，本文從學校文書檔案收集與歸檔的問題入手，有針對性地對這些問題進行討論和研究，提出有效的對策和建議，為做好學校檔案管理工作打好 基礎。

1 做好學校辦公室文書檔案收集、歸檔工作的重要意義

做好學校辦公室文書檔案的日常收集與歸檔是學校辦公室的職能；做好學校檔案管理工作的重要前提；是學校辦公室順利開展其他工作的前提；為學校領導在學校日常管理、辦學、發展、教學等工作方面提供決策性參考依據。以玉林市衛生學校為例，文書檔案整理對于學校各項工作的開展有著非常重要的意義，能夠提供的文件內容支撐和參考依據。

2 學校辦公室文書檔案收集、歸檔工作遇到的問題

2.1 缺乏認識，制度不完善

缺乏對文書檔案收集、歸檔的認識，純粹地認為檔案收集和整理就是將相關文件資料整合成冊上交即可完成。因缺乏認識，部分部門不愿配合工作，導致辦公室文書檔案的收集和歸檔工作面臨著較多的困難，如相關部門辦結完相關文件內容要求活動事項后不主動保存相關文件，認為辦結即可。另外，檔案管理制度的不完善，使得學校辦公室文書檔案收集、歸檔缺乏有效的規范，存在著檔案格式雜亂、命名不規范、內容不完整等問題，導致辦公室文書檔案的收集、歸檔工作效率不高。以玉林市衛生學校為例，個別部門領導負責人在辦結文件要求活動后，不及時保存文件，出現閱辦文件遺失現象。同時，檔案管理制度的不完善也導致這一工作的相對滯后。

2.2 對現代化技術應用不夠重視

在信息大數據時代，各企事業單位黨政機關辦公室文書辦公處理、收集、歸檔都提倡使用現代辦公系統（無紙化辦公），在這一基礎上，從接收文件開始到歸檔保存，在現代軟件技術應用的基礎上基本可以實現，對于學校辦公室文書檔案收集與管理中的問題進行提示，在使用以上系統之后，可以通過操作平臺查閱檔案管理情況，方便、快捷、高效率。但是，由于學校管理層不夠重視，“無紙化辦公”理念（使用OA系統）沒有在全校教職工當中推廣真正使用，大大降低了辦公效率，不利于文書檔案收集、歸檔工作。以玉林市衛生學校為例，2017年開始使用玉林市衛生學校OA系統，到目前為止該軟件使用率不高，文件的從玉林市云政務系統、廣西醫科大學協同辦公系統、玉林市教育協同管理系統等平臺中收到的文件，采用的方法仍是先接收，登記，打印，通過紙質版或者QQ、微信向領導請示，領導批示后再進行處理，這樣容易導致文件的遺漏，不利于文件的收集，也不利于文件的歸檔。

2.3 缺乏文書檔案工作業務學習培訓機會

學校領導不夠重視文書檔案業務工作學習培訓，較少組織校內外檔案相關業務學習機會，這一因素也直接影響了學校文書檔案工作的效率和質量。以玉林市衛生學校為例，有關于檔案管理方面的培訓一般由學校檔案室管理負責人參加，其他負責學校辦公室文書檔案工作的干事因缺乏專業的文書檔案工作的業務培訓的機會，對更專業、更新的、更符合當下的文書檔案收集、歸檔的工作方法缺乏一定了解，這對提高文書檔案的工作效率打一定的折扣。

2.4 學校升級發展過程中對文書檔案管理工作產生一定的影響

學校在發展、改革的過程中，辦學地點的變遷，學校規模的擴大，教職工崗位輪換變動、時間、精力、能力等各方面因素的影響，在一定程度上影響了文書檔案管理工作。以玉林市衛生學校為例，2019年3月，玉林市衛生學校整體搬遷至廣西醫科大學玉林校區辦學，與廣西醫科大玉林校區合并，學校規模、學生規模都是歷史新高，但是由于教職工人數只有200多人，部分教職工身兼多職，如兼教學教師、班主任、行政崗位的，然而人的時間精力、能力有限，導致文書檔案收集、歸檔工作相對滯后，在學校辦公室文書檔案管理工作在一定程度上影響。

3 針對學校辦公室文書檔案收集、歸檔的問題提出的對策

3.1 提高認識，完善學校文書檔案管理制度

學校領導要加強對文書檔案管理重要性的認識，學校各部門、各科室負責人要注重文書檔案的收集，部門日常辦結了的文件要注意保存，并及時交回到學校辦公室，避免遺忘、遺失；學校要完善文書檔案管理制度，并建立長效機制，使文書檔案管理工作形成規范，提高工作效率。

3.2 重視現代技術在工作中的應用，加強宣傳和普及

學校領導要重視現代技術在日常工作中的應用，加強學校文書電子化管理宣傳普及工作 ，要重視對學校辦公系統的使用，起帶頭作用，堅持“無紙化”辦公，在日常文件接收，流轉、處理、歸檔等一系列工作均可以在辦公系統中實現。建立長效機制，全校教職工要加強對學校辦公系統使用的學習，并堅持“無紙化”辦公理念，提高日常工作效率。

3.3 加強文書檔案工作人才隊伍建設

辦公室文書檔案工作人員的綜合素質，是提高學校文書檔案管理質量的重要保證。學校要做好以下兩個方面工作：1）加強對文書檔案工作人員培訓。學校的領導應該盡量創造條件和機會，為文書檔案工作人員提供學習培訓的機會，讓他們能掌握更多的文書檔案管理技能、方法，學會利用現代信息技術收集、保存和管理檔案資料，提高工作效率、工作質量。2）通過校外招聘、校內競選等方式 ，選拔具有一定專業素質的文書檔案管理人才。3）學校設置專職的辦公室文書檔案管理工作人員，減少該崗位人員流動，有利于學校辦公室文書檔案的管理。

4 結語

針對現有學校文書檔案管理中的問題，學校領導應該提起高度重視，并不斷做好學校辦公室文書檔案管理制度的建立、完善以及其他相關管理措施的創新、落實。只有這樣，才能進一步提升學校辦公室文書檔案的管理水平和工作效率，促進學校辦公室文書檔案管理工作的健康、長遠發展。