檔案數字化加工對檔案管理發展的價值及實踐建議

于榮甫

（佛山市檔案管理中心有限公司，廣東 佛山 528000）

1 數字化加工檔案的特點

數字化加工檔案一般是指對實體檔案進行數字化加工的副本，其與實體檔案、直接以數字形式收集的檔案不同，其主要作用是為實體檔案提供數字化備份，同時為檔案數字化和標準化管理提供支持[1]。具體來看，數字化加工檔案主要有以下幾個特點：

第一，便于集中管理。實體檔案的大批量集中管理難度較高，數字化加工后可利用信息系統進行集中管理，便于管理機構整理和利用檔案資源。

第二，易于實現共享和檔案資源深度利用。信息化時代檔案資源的開發和利用程度更高，傳統的實體檔案雖然保密性更強但不宜共享利用，因此對非加密檔案的數字化加工能夠改善檔案共享條件，同時數字化加工還豐富了數字檔案資源總量，進而優化基于大數據技術等的檔案資源開發條件。

第三，豐富檔案保管條件。傳統實體檔案在保管時可能遭遇火災、水浸、腐蝕氧化、重鑄或其他污染，在無副本的情況下檔案容易直接滅失。雖然此類風險的出現率較低，但危害較大，通過數字化加工能夠為此類檔案提供不宜遭遇此類風險的副本，避免檔案資源 損失。

2 檔案數字化加工對檔案管理發展的價值

信息技術與網絡環境的快速發展使得數字化技術在社會生產生活的各個領域中快速滲透，也極大地推動了社會生產生活的發展與進步，對信息內容生產、傳播、保存和管理等領域發展的促進作用尤為明顯。具體到檔案管理領域來看，檔案數字化加工對檔案管理工作的開展有三個方面的積極意義：

第一，提高內部管理的效率，提升檔案保管的安全性。信息化時代下檔案形式雖然日漸多樣化，但在實際需求驅動下，傳統實體檔案仍是必不可少的，這使得相應機構在不同類型檔案的管理中需要制定不同的方案、流程，因此檔案整理、鑒定、保管、編目、統計與編輯等內部管理工作也日漸繁瑣，大大限制了大干管理機構內部管理工作的效率。檔案數字化加工雖然增加了檔案收集階段的工作量，但會對此后的內部管理和外部服務等提供諸多便利，可顯著降低后續管理工作的人力資源需求，同時提高管理效率。同時，檔案數字化加工還能為檔案管理工作提供安全冗余，降低管理過程中的其他安全風險，雖然數字化檔案在保管和使用過程中存在新型的保密和安全風險，但目前絕大多數檔案管理機構在信息化改革和發展過程中已經建立了應對數字化檔案安全問題的預防和保護措施，因此在增加數字化加工工作時也不會面臨過高的安全風險應對壓力。

第二，推動檔案管理的標準化和規范化發展。傳統檔案載體中的紙質載體仍不可被完全替代，只對此類實體檔案進行數字化加工和保存并不能徹底改變檔案差異化管理的模式，本質上難以全面提高檔案管理的效率。信息化和網絡化發展推動了檔案內容、載體的變革，同時也帶來了全新的檔案處理、管理方法，其中就包括了利用網絡信息化系統進行標準化管理的方法，這能大幅提高檔案管理效率和質量。這種管理模式需要對檔案資源的內容格式、形式、處理方法、保存方法、利用方法等做規范化處理，只有在源頭的資源處理階段實現了標準化才能為后續處理工作的變化奠定基礎。檔案數字化加工則保證了檔案資源在早期處理中的標準化，將所有差異化管理內容盡可能地集中在前期收集、加工和分類保存階段，免去在后續資源整理、保存、利用中設計多種管理方法的負擔。

第三，優化檔案資源共享或社會性服務的基本能力。以往我國檔案管理機構的較少面向社會提供服務，但隨著社會發展公眾、組織對檔案服務的需求不斷提升，目前國家也在大力倡導檔案服務社會化，以求提高檔案資源利用率，使檔案資源能夠為社會發展和經濟發展做出更大貢獻。但出于安全管理等需要，多數檔案管理機構不會向社會提供實體檔案借閱服務，限制了檔案資源利用率。而檔案數字化加工能夠規避實體檔案借閱中被丟失、損毀的情況，檔案管理機構有條件對非保密性檔案進行數字加工后通過數字文檔或在線查閱等形式為公眾提供服務；同時檔案數字化加工后還能夠豐富檔案編目信息，提高檔案管理機構面向其他同類機構或行政事業單位的檔案資源共享及信息服務質量。

3 檔案管理機構加強檔案數字化加工和后續檔案管理的實踐建議

檔案數字化加工對于檔案管理工作的開展有積極意義，在傳統實體檔案未被完全淘汰前，檔案管理機構有必要將檔案數字加工視為常態化工作。建議檔案管理機構可分別從如下是那個方面加強檔案數字化加工和后續管理優化：

第一，建立常態化的實體檔案數字化加工制度。建議檔案管理機構逐步構建檔案資源全面數字化的中長期發展目標，除有特殊要求不應進行數字化加工的保密檔案外，其他檔案有必要全部做數字化加工，實現檔案資源的全面數字化管理。建議檔案館、行政事業單位自行負責檔案數字化處理，一般企業及其他社會機構在檔案管理工作中可采用外包方式對原始檔案進行數字化加工。無論采用自主加工還是外包加工，檔案管理機構都應做好原始數字檔案的安全管理，其中在外包加工時應對外包加工過程進行全面監督[2]，預防和控制檔案資源處理過程中的安全問題。

第二，建立更完善的數字檔案管理制度。首先應將數字化加工前的檔案資源收集和加工規范進行細化設計，保證原始資源處理工作的差異化和精細化。其次要對傳統資源和數字資源做差異化管理，其中傳統資源的編目保存等工作保持原有標準，數字資源則由同一部門由統一標準進行管理，在新加工數字資源應與其他各類數字檔案進行集中管理，在信息化編目、保存和利用的各個環節應由單一部門負責，避免出現不同部門對同一數字檔案共同負責的情況。最后要針對數字化加工檔案建立針對性的安全管理制度，在檔案信息化管理系統中建立資源權限分級體系，同時根據實體檔案易發安全問題的類型，依需要對數字檔案進行異地備份、保存實體檔案快照等處理，以便在滅失后根據數字檔案將實體檔案恢復原狀。

第三，建立配套的檔案共享和利用制度。檔案數字化加工的內在價值是提高檔案的利用質量，建立常態化檔案數字加工制度、管理制度等也都是為此服務的。因此，檔案管理機構需要重視檔案共享和深度利用，在檔案數字化加工制度發展、數字檔案資源發展較為完善后，建議檔案機構加強數字檔案資源共享接口開發、資源利用。檔案管理機構應積極與同類機構合作，共同制定統一的檔案管理信息標準，尤其是數字化的內容格式、附加與說明信息條目、編目方式與標準、信息系統共享接口等應盡量做到統一，這可以為未來不同機構間的檔案資源共享創造良好條件。同時檔案管理機構應加強對檔案價值的開發，積極引入新技術或自主開展技術創新，開發檔案大數據收集、整理和分析相關技術及工具，深入挖掘檔案價值，從而豐富檔案服務。此外檔案管理機構還應根據當前檔案社會化服務需求發展，完善數字檔案借閱管理、在線服務相關的軟硬件平臺與人員服務能力，使檔案價值得到充分利用。

4 結語

總體而言，檔案數字化加工不僅能為檔案管理工作帶來便利，也能為檔案資源開發提供眾多支持，要實現上述功能則需要檔案管理機構重視檔案數字化加工，同時要建立標準化的數字檔案管理制度，并創新檔案共享與利用模式，充分提高檔案資源的利用價值。