電子文件對檔案管理的挑戰(zhàn)和對策

黃海洪

（云南省普洱市職業(yè)教育中心，云南 普洱 665000）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，信息體現(xiàn)出豐富性的特點(diǎn)，各行各業(yè)都在實施創(chuàng)新發(fā)展的策略。電子信息技術(shù)滲透到了人們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ髦械姆椒矫婷妫_展檔案管理工作，要求在電子文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行，因此電子文件中在檔案管理工作中具有重要的價值，對管理的效果產(chǎn)生著直接的影響?；诖耍槍﹄娮游募n案管理工作存在的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，結(jié)合實際思考有效的對策，從而能夠在電子文件豐富的今天實現(xiàn)檔案的有效管理。

1 電子文件的具體內(nèi)涵特點(diǎn)

電子文件就是指現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)通過電子設(shè)備以及現(xiàn)代多媒體設(shè)備來進(jìn)行儲存的形式，電子文件可以用于傳輸、加工、修改以及整理。因此，電子文件體現(xiàn)出以下幾個方面的特點(diǎn)。

首先，多樣化。目前各個行業(yè)中所使用的電子文件具有更加豐富的制作以及儲存方式，常見的包括Excel表格、word文檔、PDF文檔、JPEG圖片等形式。在電子文件的儲存中存在差異性的特點(diǎn)，通常對電子文件進(jìn)行儲存是通過移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)云盤等，這就體現(xiàn)出電子文件形式的多樣化特點(diǎn)。其次，可更改性。隨著現(xiàn)代社會的進(jìn)一步發(fā)展，更多的企業(yè)為了能夠方便對員工的檔案進(jìn)行管理和利用，對計算機(jī)存儲技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一的制作以及管理，因此目前的電子檔案主要是通過相關(guān)工作人員來主動地錄入和生成，自然也就更加便于修改。具有可更改性。然后，依賴性?，F(xiàn)代電子文件的保存以及修改必須要依賴于計算機(jī)媒介來進(jìn)行。借助移動硬盤和網(wǎng)絡(luò)云盤等工具作為載體來進(jìn)行保存和傳遞。與此同時，對電子文件進(jìn)行閱讀以及更改同樣需要借助現(xiàn)代計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行，甚至需要利用專用的閱讀系統(tǒng)來進(jìn)行閱讀，這就體現(xiàn)出電子文件依賴于現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)而存在，無法獨(dú)立于計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行。最后，不穩(wěn)定性[1]。電子文件通過計算機(jī)媒體來進(jìn)行傳輸和保存，但是如果計算機(jī)中存在病毒或其他的問題，就會導(dǎo)致電子文件丟失，甚至成為無效文件，因此電子文件同時具有較大的不穩(wěn)定性。與此同時，電子文件的存儲位置會受到計算機(jī)的控制，導(dǎo)致不穩(wěn)定性相對來說更高，通過圖片形式來保存的電子信息很可能會隨著計算機(jī)軟件的進(jìn)一步更新或者發(fā)展而導(dǎo)致其無法查看，受到破壞，這就導(dǎo)致產(chǎn)生電子文件的流失，不利于電子文件基礎(chǔ)上的檔案管理工作有效開展。

2 電子文件對檔案管理產(chǎn)生的挑戰(zhàn)

1）對計算機(jī)的依賴導(dǎo)致電子文件檔案受到局限。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是基于紙質(zhì)文件來開展的，運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)之后，電子文件已經(jīng)初步取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件資料。電子文件通常是由專業(yè)的人員寫在磁盤上，也就必須在磁盤中對檔案信息進(jìn)行修改。一旦形成電子檔案信息，就需要立馬存儲到信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，由檔案管理人員以及技術(shù)人員來共享這部分?jǐn)?shù)據(jù)。紙質(zhì)檔案的管理在長期的發(fā)展過程當(dāng)中已經(jīng)具備了一套相對比較完善的管理流程和方法，具有更加完善的立卷歸檔制度。在文件制作完成之后，由相關(guān)的檔案部門來對其進(jìn)行收集立卷和歸檔管理。但是電子文件在其具體的檔案管理工作中體現(xiàn)出隨時產(chǎn)生變化和被更改的特點(diǎn)，由于電子文件主要存在于計算機(jī)的磁盤中，因此電子文件對于多媒體計算機(jī)具有很強(qiáng)的依賴性。一旦計算機(jī)出現(xiàn)問題，就導(dǎo)致檔案管理工作無法順利開展，甚至可能造成嚴(yán)重的電子文件丟失現(xiàn)象，產(chǎn)生較大的影響。

2）電子文件的檔案分類過于自由。電子文件基礎(chǔ)上開展的檔案管理和載體無法分離。同樣的，檔案的實體分類也被概念分類所取代。實際中，檔案管理的分類結(jié)果之間體現(xiàn)出一種屬性聯(lián)系，這種排列方式是手工操作檔案管理的具體需求。但是在電子文件的發(fā)展中，文件的形式以及內(nèi)容等都發(fā)生了變化，電子文件能夠通過計算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行多種方式的調(diào)整，就不再需要對電子文件進(jìn)行和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件類似的分類以及整理，不同的用戶可以結(jié)合不同的工作需要來利用辦公自動化軟件系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由化的組合分類[2]。

3）電子文件的保存和管理方法不明確?；陔娮游募_展的檔案管理工作，其保存的價值會和自身的價值以及可讀性有關(guān)，對電子文件檔案進(jìn)行鑒別的方式以及標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容都存在較大的變化。原本的檔案管理價值理論范圍擴(kuò)大，需要進(jìn)一步分析電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)，并能夠結(jié)合傳統(tǒng)的檔案價值理論來確定檔案的管理期限。由于電子文件檔案操作方便，難以明確具體的保管期限，導(dǎo)致電子文件的價值鑒定以及管理方法仍然沒有明確的定論[3]。

3 對于做好電子文件保管以及檔案管理工作的對策

1）重視電子文件的歸檔技術(shù)以及處理技術(shù)。電子文件的檔案管理中要求能夠得到重視，這就要求檔案管理工作人員能夠深入到目前的電子文件領(lǐng)域，對電子文件的接收、管理以及修改工作進(jìn)行了解，從而能夠保障電子文件原始信息的完整性。重視文件信息重新組合的方式和最后的結(jié)果，通過采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)處理來將已歸檔的電子文件轉(zhuǎn)為制度性文件，保證已歸檔的電子文件不能夠?qū)懼荒軌蜃x，從而能夠有效地保障電子文件的原始結(jié)構(gòu)完整，提高電子文件閱讀的可靠性，使電子文件和紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮價值[4]。

2）解決電子文件的保存問題，實現(xiàn)定期復(fù)制?；谟嬎銠C(jī)作為載體的電子文件從理論上看，能夠長期的保存主要是由于電子文件的信息讀出沒有磨損的問題，這種記錄在介質(zhì)層面上的信息被隔離在保護(hù)層內(nèi)，不用擔(dān)心外界磁場的影響，也不會暴露在空氣中，受到灰塵、水分等影響。但是電子文件形成的時間相對來說比較短，缺乏實際存儲的經(jīng)驗，因此在電子文件原始信息的長期保存問題方面，仍然有待于檔案工作者去進(jìn)行深入的研究和探討。目前針對長久保存的電子文件，需要對其進(jìn)行定期的復(fù)制，防止產(chǎn)生損失。

3）實現(xiàn)檔案管理的立體化發(fā)展要求。傳統(tǒng)的檔案管理呈現(xiàn)出直線狀態(tài)，人們在對檔案管理工作的重視中，將檔案管理工作和其他工作構(gòu)成一個平面結(jié)構(gòu)，反映出紙質(zhì)檔案的情況。在電子文件檔案管理的工作過程中，檔案種類增加，需要結(jié)合檔案信息的記錄載體來構(gòu)建成三元一體性的管理結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)檔案管理工作以及其他工作的個性化管理[5]。

4）充實檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。在現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展過程中，要求檔案管理人員能夠重視自身信息技術(shù)知識的構(gòu)建，促進(jìn)檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，及時更新知識，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展需求，促進(jìn)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革，從多個角度和途徑來培養(yǎng)人才，進(jìn)而提升現(xiàn)代信息檔案管理的效果。

4 結(jié)語

總體來說，電子文件具有豐富的特點(diǎn)。人們享受電子文件優(yōu)點(diǎn)的同時需要關(guān)注到電子文件在檔案管理中存在的問題。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，通過電子文件來為檔案管理工作提供方便，促進(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提高。