信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

張 利

（開封市農(nóng)村公路管理處，河南 開封 475000）

檔案管理是隨著信息時(shí)代到來才被逐漸重視的一項(xiàng)工作，檔案管理十分的繁雜、內(nèi)容量大，傳統(tǒng)檔案管理由于只能依賴于管理人員的手動(dòng)調(diào)整，管理空間有限，且管理中難以真正做到有條不紊，當(dāng)信息模式走進(jìn)各行各業(yè)，檔案管理也抓住了新的機(jī)遇，展開了網(wǎng)絡(luò)管理，使得檔案的種類更加豐富，檔案也更多的為單位、企業(yè)活動(dòng)而提供資料依據(jù)，發(fā)揮了檔案的價(jià)值，只有提升工作者的素質(zhì)、能力，才能夠在信息時(shí)代下，使得檔案管理工作突顯出其潛在的價(jià)值。

1 堅(jiān)定的政治素養(yǎng)是首要的關(guān)鍵素質(zhì)

檔案管理的工作看似簡單，實(shí)則要求較高，對(duì)檔案人員的責(zé)任意識(shí)、社會(huì)服務(wù)意識(shí)等均具有要求，但這些責(zé)任評(píng)估比較困難，很大程度上還是靠檔案管理者的自覺，由于檔案人員會(huì)接觸到單位的核心資料，很多信息涉密，或者對(duì)單位的影響深遠(yuǎn)，這些內(nèi)容一旦被泄露、出賣，將會(huì)造成不可預(yù)估的影響，在缺失政治素養(yǎng)，缺乏法制觀念的基礎(chǔ)上，檔案人員的保密、安全維護(hù)、驗(yàn)收、檢查等工作意識(shí)自然也就降低了許多，那么從根本上檔案的管理就是漏洞百出的[1]。新時(shí)期，在信息化的檔案處理中，檔案平臺(tái)開設(shè)了共享模式，利用職務(wù)之便進(jìn)行檔案的交流，是一種便捷工作模式，但同時(shí)也給了檔案管理人員跨越法律界限的可能，一旦檔案管理人員失去對(duì)單位的忠誠之心，失去正確的政治認(rèn)知，不僅在檔案的信息化創(chuàng)新上行動(dòng)遲緩，更有可能出現(xiàn)內(nèi)部問題，導(dǎo)致單位活動(dòng)難以為繼，簡單來說，當(dāng)收集的檔案存在造假行為，而管理人員不能通過網(wǎng)絡(luò)辨識(shí)真?zhèn)螘r(shí)，檔案的管理從一開始就存在重大失誤，同樣的，若收集的檔案資料可隨意篡改，而檔案人員不能監(jiān)督，則相應(yīng)的檔案管理工作開展也是無意義的[2]。

2 良好的道德素養(yǎng)是必備的基本素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)在信息化模式下形成奉獻(xiàn)精神，當(dāng)前一些檔案工作者存在拿多少工資就做多少事的心理，或者根據(jù)前人經(jīng)驗(yàn)，老前輩如何工作自己也效仿之，而不能積極創(chuàng)新，使得檔案工作一直停留在原模式上，問題逐漸累積不能消化，高素質(zhì)的檔案人員應(yīng)具備信息道德，首先在接觸到單位的有關(guān)資料信息時(shí)，不能過于八卦的進(jìn)行信息傳播，而是應(yīng)三緘其口，客觀的審核資料，做好資料備案，而后應(yīng)有一定的紙質(zhì)版、電子版信息處理、交叉能力，哪部分的資料需要雙向保留，哪部分資料只能電子存儲(chǔ)，哪部分資料不適合統(tǒng)計(jì)進(jìn)電腦都應(yīng)一一劃清界限，檔案工作者應(yīng)具備信息感受力，能夠結(jié)合對(duì)單位活動(dòng)、人員情況的了解，而審查資料、完善資料，具有短時(shí)間進(jìn)行多部門聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建資料庫的能力。

3 敏銳的信息素養(yǎng)是時(shí)代要求的必備能力

檔案工作人員應(yīng)具備捕捉信息、篩選信息、評(píng)估信息的能力，能夠自如的在幾秒鐘之內(nèi)分辨信息的類別與完整性，進(jìn)行歸納統(tǒng)計(jì)，應(yīng)具有信息敏銳感，可獨(dú)當(dāng)一面，進(jìn)行系統(tǒng)化的信息收集，應(yīng)從客觀的多個(gè)角度去審視檔案工作，而不是局限于自己的主觀思維上構(gòu)建信息體系，應(yīng)方便單位、企業(yè)進(jìn)行信息的調(diào)取、利用，使得信息在時(shí)效限制內(nèi)發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，同時(shí)檔案工作人員應(yīng)挖掘檔案信息中蘊(yùn)含的潛質(zhì)，針對(duì)現(xiàn)有的單位活動(dòng)，調(diào)集出有關(guān)的資料以備領(lǐng)導(dǎo)決策參考，同時(shí)應(yīng)跟蹤檔案資料所產(chǎn)生的效益，對(duì)資料價(jià)值進(jìn)行評(píng)估[3]。

4 扎實(shí)的職業(yè)素養(yǎng)是核心的能力與素質(zhì)

目前在各個(gè)工作單位，檔案的管理工作還處于配角地位，但這個(gè)配角也越來越不可與企業(yè)分割，由于檔案工作與檔案工作者容易被邊緣化，只有扎實(shí)的工作功底，良好的檔案服務(wù)意識(shí)，才能夠讓檔案工作逐漸向著單位的核心靠攏，檔案工作比較枯燥，需要細(xì)心與耐心，同時(shí)工作人員還應(yīng)能夠隱忍、具有堅(jiān)忍不拔的精神。檔案工作崗位更需要敬業(yè)人員來維持運(yùn)轉(zhuǎn)，在信息模式下，檔案人員不能光進(jìn)行工作被動(dòng)處理，還應(yīng)主動(dòng)的開展立卷、資料整理、編目、鑒定、著錄、檔案保護(hù)活動(dòng)，并構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)庫，熟悉網(wǎng)絡(luò)的檔案工作流程，使得檔案工作的信息化進(jìn)程逐漸加快，目前檔案信息功能正在逐漸完善，工作人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷的與同行交流經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國的相應(yīng)政策標(biāo)準(zhǔn)等，進(jìn)行階段的創(chuàng)新[4]。

5 提高人事檔案管理人員素質(zhì)的途徑

1）不斷加強(qiáng)思想作風(fēng)、工作作風(fēng)建設(shè)。思想培育是檔案人員處理工作的第一要素，不僅要精通信息的業(yè)務(wù)，還應(yīng)明正廉潔，有公平意識(shí)，應(yīng)注意將理論與實(shí)際結(jié)合起來，本著本單位的檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)行檔案的管理分析，檔案的管理工作不能局限于崗位上，而是要了解單位的經(jīng)營模式，單位的財(cái)務(wù)、人員等的運(yùn)作狀況，應(yīng)對(duì)單位未來的發(fā)展指標(biāo)、方向等有明確的了解，進(jìn)而通過整合的資料為單位提供具體的依據(jù)。應(yīng)展開企業(yè)內(nèi)部的文化建設(shè)，通過對(duì)檔案人員的責(zé)任、素質(zhì)評(píng)估，而給予獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)檔案人員積極進(jìn)取，積極創(chuàng)新[5]。

2）繼續(xù)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)教育。檔案的管理工作可構(gòu)建評(píng)比制度，分別在學(xué)習(xí)和培訓(xùn)后進(jìn)行考核，應(yīng)從黨針著手，學(xué)習(xí)黨的政策與制度，推行檔案信息工作干部培訓(xùn)機(jī)制，可內(nèi)部構(gòu)建勞動(dòng)經(jīng)死啊模式，你追我趕學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，可結(jié)合國家的檔案局信息展覽，與信息論壇，進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)智能檔案成果學(xué)習(xí)，從檔案的零碎化模式逐漸的轉(zhuǎn)換為一體模式，盡可能在檔案的平臺(tái)上，實(shí)現(xiàn)全然的一體互動(dòng)，減少信息操作的重復(fù)性。學(xué)習(xí)過程中通過階段評(píng)分與表現(xiàn)評(píng)分，予以相對(duì)的績效考核，應(yīng)在內(nèi)部提供學(xué)習(xí)空間，并為檔案人員拓展外部的交流機(jī)會(huì)。

3）更新服務(wù)觀念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)。檔案已經(jīng)不僅僅是一個(gè)保存工作，檔案庫也不僅僅是保存空間，檔案應(yīng)合理的利用起來，讓檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，有主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，能夠結(jié)合歷史上檔案管理的問題與漏洞進(jìn)行補(bǔ)充，制定管理的流程、參考方式等，應(yīng)主動(dòng)為部門遞送重要文件，并在信息管理中，注意搭建安全保密體系，應(yīng)有一定的檔案查閱與利用權(quán)限設(shè)計(jì)，借助信息的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案部門聯(lián)動(dòng)，及時(shí)為部門的活動(dòng)輸送配套的檔案內(nèi)容。

5 結(jié)束語

檔案管理在信息化的模式下，已經(jīng)逐漸的取代了傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)了一體化、科技化、智能化的管理模式，由于檔案管理的工作比較復(fù)雜、瑣碎，在工作中，還是應(yīng)充分的將傳統(tǒng)管理與信息管理兩者結(jié)合起來，不能過分的依賴于某種單獨(dú)的管理形式，檔案管理人員應(yīng)有較強(qiáng)的政治覺悟、道德素養(yǎng)、信息洞察力，不斷通過單位提供的學(xué)習(xí)條件與網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)空間，而從精神層面與專業(yè)層面進(jìn)行學(xué)習(xí)，應(yīng)了解當(dāng)下時(shí)代對(duì)檔案管理的訴求，能夠圍繞單位、企業(yè)的檔案管理重點(diǎn)，進(jìn)行創(chuàng)新思考。