紙質檔案數字化加工潛在風險及應對舉措

蘇曉蓓

（青島市救助服務中心，山東 青島 266000）

1 紙質檔案數字化加工的潛在風險

1.1 硬件設備方面

1）設備性能風險。不同型號數字化設備之間的性能差異較大，性能的優劣將會直接影響檔案數字化加工的質量，因此，務須要明確數字化設備掃描是否清晰、硬件配置是否合理，進而確保數字化設備的各項性能達到最優狀況。2）數據庫安全風險。檔案數據上傳至服務器后，由于本地對數據庫進行頻繁對接訪問，所以在這個過程中，會因各種因素的影響，而導致服務器數據丟失，若未進行資料備份，則可能導致較大損失。3）儲存介質安全風險。數字化加工設備分為即時上傳型和延遲上傳型，即時上傳型設備在掃描時直接上傳到服務器，而延遲型設備會將掃描結果存儲在自帶的本地存儲設備中，再將存儲設備中的文件轉移到服務器，在這個過程中，如果保密工作較差，就會存在泄露風險。4）服務器容量風險。數字化加工過程中會生成大量數據文件，占用內存比例高，所以對服務器容量也有著較高的要求。若服務器容量不足，則可能導致數據文件上傳失敗，文件丟失等風險。

1.2 過程管理方面

1）加工企業選擇風險。因為紙質檔案數字化加工的工作量大，對設備和人力的要求較高，所以需要委托資質較好的加工企業來進行操作。其中，所選企業的業務水平、人員分配、設備情況等都會影響數字化檔案的質量。2）外委合同細節風險。合同不僅是價格的書面協商，同時也包含服務的所有項目，合同中涉及的實施細節、加工周期、保密工作、驗收等眾多內容，簽訂時不仔細閱讀可能導致后期的糾紛。3）信息數據掛接風險。數據數字化掃描后要在網上進行掛接，掛接時要求所有系統條目一一對應。若是由于委托單位的操作失誤或缺少經驗，或是對掃描件的命名方式不熟悉，造成目錄掛接時出錯，可能導致數據庫受損或系統崩壞，后果嚴重。4）檔案泄密風險。因為企業文件設計商業敏感信息，在進行數字化加工時，包括企業的監控設施不完善，網絡安全管理能力差，保密協議的簽訂時未仔細閱讀細節，現場監察制度落后，秘密文件未詳細甄別，篩選、把關不嚴等情況，都有可能導致敏感信息的泄露。5）檔案拆裝操作風險。數字化加工處理完成后，需對紙質原件進行拆分還原，這個過程中如若操作出錯，可能會損壞檔案，嚴重時可能造成檔案丟失。

2 紙質檔案數字化加工潛在風險的應對舉措

2.1 健全加工管理制度

檔案安全的重要影響因素之一就是工作人員，不合理的管理制度對檔案保密、存儲安全以及財產安全存在重要威脅，為了規范工作人員管理，應健全相應的管理制度和操作規范，并設立相關的監管崗位，促使各規章制度能有效落到實處。

2.2 選擇適宜加工企業

一方面，紙質檔案通常文檔量較大，占用空間較多，若加工場地空間不足，很容易導致檔案文件凌亂、丟失甚至損壞；另一方面，由于檔案的保密性，安全監控設備也要達到相當的規模，防止檔案偷竊，敏感信息泄露等事件發生，因此，應選擇符合國家安全生產規范的企業進行檔案數字化加工。

2.3 強化加工設備管理

若是由加工企業提供數字化加工的設備，則應該先對設備進行檢查審核，看是否符合生產標準，嚴格把控儲存設備，禁止擅自移動設備，設備送修或送檢時要報備審核。另一方面，嚴格控制掛接計算機設備，接口應保持封閉，不得與外部線路連接。員工進出工作場所時，不得攜帶具有數據存儲能力的設備，尤其不能將掃描設備的存儲部位擅自帶離工作場所，工作結束后企業應對設備情況進行檢查。

2.4 規范加工過程管理

1）在紙質檔案數字化加工前，要做好交接準備工作。檔案出館時要做詳細登記記錄，交接過程中應保持保密性，同時每交接一份材料都要做好相應記錄，交接完成后，雙方簽字表示交接完成，由接收方立即將檔案派送至存放處并登記記錄，避免出錯。2）交接前要按照國家標準規范對檔案進行核實，包括題名、起止頁、分類號、責任人等，發現錯誤或不符合規范處，按照要求改正，沒有標注頁碼的要按要求編頁。3）因為掃描的需求，應將整件的檔案進行拆分，將正本拆分成單卷，再拆分成單頁。拆分過程中，要避免用力不當導致檔案損壞，在裝訂時要認真仔細，嚴禁馬虎大意而毀壞檔案。4）裝訂時要嚴格按照原來的方式和裝訂順序進行裝訂，不用再次排列和打印，原來用線裝或釘裝的，重裝還是同樣線裝或釘裝。掃描工作結束后，同樣由雙方安排人員交接并簽字確認，接收后入庫同樣要登記記錄。

2.5 緊抓加工質量管控

數字化加工過程應全面嚴格監察，以保證加工品質。一是，保證順序正確。掃描順序應與原檔案著錄的順序完全一致，不能出現顛倒、遺漏或重復的現象，以免影響檔案電子圖像的完整性和正確性。二是，保證影像清晰。文件掃描后要檢查掃描件的清晰度，保證字跡清晰，無重影，無不相關的陰影干擾；圖像和表格與原版一致，不失真；保證掃描后的影像與原檔的視覺效果基本一致，滿足原先能達到的展覽或出版的要求。三是，保證頁面端正。掃描文件頁面應保持端正，無歪斜現象。掃描圖像要保證分辨率不小于300dpi，選擇jpg格式保存圖片文件。掃描字跡不清晰或紙張模糊的檔案，應適當提高分辨率，確保圖像符合使用需求。四是，優化掃描圖像。對掃描的文件進行復驗，適當調整圖像對比度、亮度、色彩平衡等參數使其更清晰，適當旋轉對略微歪斜的圖像進行糾偏。五是，圖像尺寸的調整。調整圖像尺寸使其與原裝訂尺寸一致，較大的紙張需要將兩次的掃描件進行拼接，較小的紙張需要將多余空白部分精心裁切。

2.6 加強數據掛接管控

1）根據國家檔案管理行業標準，對加工后的圖像文件進行命名，并按照數字檔案建設相關指導中的歸檔存儲規定來制作目錄及掛接，并上傳至信息管理系統。2）對加工成品的數據掛接和條目情況進行驗收與復核，保證成品文件圖像的準確率達標（頁碼、順序、圖文掛接正確率達到100%，圖像清晰度、布局完全符合要求）；影像與數據庫的索引完全正確。

2.7 做好加工人員管理

與相關的檔案數字化加工人員簽訂保密協議，并定期開展技能培訓、思想素質教育及安全教育，組織突發安全事故應急演練與安全保密工作考核，不斷強化加工人員的安全意識和保密意識。含嚴重敏感信息如國家機密、商業機密等檔案嚴禁上傳、掛接至系統，且人員進出工作場所時要進行檢查，禁止攜帶存儲設備、通訊工具等進出。生產中若發現相關問題應即時探討解決對策，早發現，早治理，早 解決。

3 結語

紙質檔案的數字化加工對于提高文件歸檔率與完整率，實現資源的快速檢索與共享意義重大，但在其加工過程中又無可規避的會伴隨著種種風險，因此，如何妥善規避與有效應對成為檔案管理人員的工作重點。對此，須全面分析、理清數字化加工過程中的各類潛在風險，切實抓好全程的規范化、標準化管理，妥善應對各加工環節潛在風險，有效提升數字化加工質量與加工效率，進而促使檔案數字化加工得以安全、高質、高效完成。